1. ما هو قالب Word؟

قالب Word (ملف .dotx أو .dotm للقوالب التي تحتوي على وحدات ماكرو) هو مستند "قالب" يحتوي على إعدادات التخطيط والأنماط والرؤوس/التذييلات والنصوص التلقائية والتكوينات الافتراضية. عندما تقوم بإنشاء مستند جديد من القالب، فإنه يرث كل هذه الإعدادات المسبقة.

قالب Word الافتراضي هو Normal.dotm. سيتم تطبيق أي تغييرات يتم إجراؤها على هذا الملف (الأنماط المضافة، الرؤوس التي تم تكوينها، وما إلى ذلك) تلقائيًا على جميع المستندات الجديدة. ولهذا السبب يوصى بإنشاء قوالب مخصصة بدلاً من تعديل Normal.dotm.

تعد القوالب ضرورية للشركات والمؤسسات التي تحتاج إلى إنتاج مستندات ذات تخطيط موحد: تقارير الأنشطة، وعروض الأسعار، والفواتير، والنماذج الإدارية، وما إلى ذلك.

2. قم بإنشاء قالب مخصص

لإنشاء قالب، ابدأ بإنشاء مستند يتضمن جميع العناصر القابلة لإعادة الاستخدام: الأنماط المخصصة، والرؤوس والتذييلات، والتخطيط (الهوامش، والاتجاه)، والنصوص القابلة لإعادة الاستخدام (الصيغ والإشعارات القانونية)، وربما الحقول ومناطق المحتوى.

ثم احفظ الملف كقالب: ملف > حفظ باسم > اختر التنسيق قالب Word (.dotx). يتم فتح المجلد الوجهة تلقائيًا (عادةً C:\Users\[name]\AppData\Roaming\Microsoft\Templates). أعط النموذج اسمًا ذا معنى.

لكي يظهر القالب في القوالب المتاحة عند إنشاء مستند جديد، حدد مربع "إنشاء قالب" في مربع الحوار "حفظ باسم" (اعتمادًا على إصدار Word). سيتم بعد ذلك الوصول إلى القالب عبر File > New > Custom.

3. استخدم قالبًا لإنشاء المستندات

لإنشاء مستند جديد من قالب، انتقل إلى ملف > جديد > مخصص (أو نماذج أخرى). سترى قائمة النماذج المتاحة. انقر فوق القالب المطلوب وسيتم فتح مستند جديد بجميع الإعدادات المسبقة للقالب.

يمكنك أيضًا النقر نقرًا مزدوجًا فوق ملف .dotx مباشرة في File Explorer. سيقوم Word بإنشاء مستند جديد يستند إلى هذا القالب (يسمى Document1 وDocument2 وما إلى ذلك) دون تعديل ملف القالب نفسه.

لتحرير قالب موجود، انقر نقرًا مزدوجًا فوق ملف .dotx أثناء الضغط باستمرار على مفتاح Ctrl. سيؤدي هذا إلى فتح ملف القالب نفسه (وليس مستندًا جديدًا يعتمد على القالب). يمكنك بعد ذلك تعديل الأنماط والرؤوس وما إلى ذلك وحفظها.

4. مكتبة المحتوى والنصوص القابلة لإعادة الاستخدام

تتيح لك مكتبة المحتوى (إدراج > اقتراح محتوى) تخزين أجزاء النص أو الجداول أو الصور أو مناطق المحتوى لإعادة استخدامها بسهولة في مستندات مختلفة. إنها إضافة رائعة للقوالب.

يمكنك إنشاء مربعات محتوى (إدراج > إرسال محتوى > مربع نص) في النماذج الخاصة بك لإنشاء مساحات حيث يجب على المستخدم إدخال معلومات محددة. يمكن أن تكون مناطق المحتوى من أنواع مختلفة: نص بسيط، نص منسق، تاريخ، إلخ.

النصوص التلقائية (إدراج > اقتراح محتوى > نص تلقائي) تسمح لك بحفظ كتل نصية قابلة لإعادة الاستخدام. على سبيل المثال، عبارة مهذبة، أو شرط قانوني، أو فقرة قياسية. يقوم الاختصار Ctrl+F3 بتحديد النص لإنشاء نص تلقائي.