2.5Calendarios de recursos y disponibilidad
Lo esencial en 30 segundos
- Cada recurso de trabajo tiene su propio calendario (horarios, días trabajados, vacaciones), distinto del calendario del proyecto, y una disponibilidad que puede variar en el tiempo.
- Las vacaciones y ausencias se declaran como excepciones en «Cambiar tiempo de trabajo» —mucho más fiable que manipular las fechas a mano.
- La disponibilidad variable se define mediante rangos de unidades máximas diferentes (p. ej. 100 % un mes, 50 % el siguiente); sin estos ajustes, la planificación es demasiado optimista.
Mini-caso hilado — Meriem modela la disponibilidad real
Meriem, jefa de proyecto en una empresa de ingeniería y construcción (BTP) en Argel, sabe que sus equipos no están disponibles al 100 % de forma permanente. Un colaborador trabaja a media jornada (60 %), otro se va de vacaciones dos semanas en agosto y un refuerzo no llegará hasta el mes que viene. Ajusta la capacidad máxima del trabajador a media jornada en la Hoja de recursos y luego declara las vacaciones mediante Proyecto > Cambiar tiempo de trabajo, eligiendo el recurso y poniendo una excepción sobre el periodo. Para el refuerzo, define un rango de disponibilidad variable (0 % este mes, 100 % el siguiente). Comprueba que ninguna tarea se planifica durante una ausencia. Sin estos ajustes, Project habría creído que todo el mundo estaba disponible de forma permanente y habría producido una planificación demasiado optimista.
Caso autónomo de esta sección: reaparece en el curso, el esquema, el guion y el reto 48 h de la sección 2.5.
1. Una disponibilidad que varía
Los recursos no siempre están disponibles al 100 %, todo el tiempo. Cada recurso de trabajo posee su propio calendario (horarios, días trabajados, vacaciones) y una disponibilidad que puede variar en el tiempo. Un colaborador a media jornada (60 %), una persona de vacaciones dos semanas, un refuerzo disponible solo el mes que viene: todo ello se parametriza para que Project planifique de forma realista.
2. Dónde ajustar la disponibilidad
El calendario de un recurso se ajusta mediante Cambiar tiempo de trabajo (eligiendo el recurso): allí se declaran las excepciones (vacaciones, ausencias). Para la disponibilidad variable, la ficha del recurso permite definir rangos con unidades máximas diferentes.
3. Proyecto y recurso se acumulan
El calendario del proyecto da las reglas generales (días laborables, fines de semana, festivos) que se aplican por defecto; el calendario de recurso añade las particularidades de una persona. Project combina ambos: una tarea se planifica solo cuando el proyecto Y el recurso están disponibles. Sin estos ajustes, Project cree que todo el mundo está disponible de forma permanente y produce una planificación demasiado optimista.
🔎 Ejemplo concreto — 🔎 Ejemplo concreto — Proyecto + recurso se acumulan
Dos niveles de calendario: Meriem combina las reglas generales y las particularidades.
Proyecto : lun-vie (reglas generales).
Karim (calendario de recurso) : no los miercoles.
-> sus tareas se saltan los miercoles ADEMAS de los fines de semana.
Lectura : proyecto (colectivo) + recurso (individual) se acumulan
Reflejo : declarar las vacaciones como excepcion, no «manipular» las fechasLectura: una tarea se planifica solo cuando el proyecto Y el recurso asignado están disponibles.
Lección: unas fechas creíbles dan una detección fiable de las sobrecargas; declarar las vacaciones como excepción, no manipular las fechas.
Vocabulario de la sección
- Calendario de recurso
- Definición de los días y horas trabajados así como de las ausencias propias de un recurso, distinta del calendario del proyecto.
Ejemplo sencillo: Meriem pone «no los miércoles» en el calendario de Karim.
Lo que no es: los días festivos colectivos definidos a nivel del proyecto.
Reflejo: particularidades de una persona → calendario de recurso.
- Disponibilidad
- Parte de un recurso realmente movilizable (jornada completa, parcial), que puede variar según los periodos.
Ejemplo sencillo: Meriem ajusta la media jornada de un colaborador al 60 %.
Lo que no es: la tasa de coste diaria del recurso.
Reflejo: cuánto movilizable → la disponibilidad.
- Excepción de calendario
- Desviación declarada del tiempo de trabajo estándar (vacaciones, festivo específico, horario particular).
Ejemplo sencillo: Meriem declara dos semanas de vacaciones en agosto como excepción.
Lo que no es: un fin de semana ordinario, ya excluido por el calendario.
Reflejo: vacaciones o ausencia → una excepción.
- Disponibilidad variable
- Unidades máximas diferentes según rangos de fechas (p. ej. 100 % un mes, 50 % el siguiente).
Ejemplo sencillo: Meriem define 0 % este mes y 100 % el siguiente para un refuerzo.
Lo que no es: una capacidad única constante en todo el proyecto.
Reflejo: capacidad que cambia en el tiempo → rangos.
- Unidades máximas
- Capacidad máxima de un recurso en un periodo; superada, es una sobreutilización.
Ejemplo sencillo: Meriem limita la media jornada al 60 % para evitar una sobrecarga.
Lo que no es: las unidades realmente asignadas a una tarea dada.
Reflejo: tope en un periodo → las unidades máximas.
En la práctica — En la práctica — Gestionar la disponibilidad de los recursos
- Para un recurso a media jornada, ajusta su capacidad máxima (p. ej. 60 %) en la Hoja de recursos, como Meriem.
- Declara las vacaciones y ausencias mediante Proyecto > Cambiar tiempo de trabajo (seleccionando el recurso) como excepciones.
- Para una disponibilidad que cambia, define rangos de fechas con unidades máximas diferentes (ficha del recurso).
- Comprueba que la planificación tiene en cuenta estas indisponibilidades (una tarea no se planifica durante unas vacaciones).
Guion paso a paso — ajustar la disponibilidad como Meriem (4 min)
1) En la Hoja de recursos, ajusta la capacidad máxima del trabajador a media jornada al 60 %. 2) Abre Proyecto > Cambiar tiempo de trabajo, selecciona el recurso. 3) Pon una excepción de dos semanas para las vacaciones de agosto (marcada como no laborable). 4) Para un refuerzo, define un rango: 0 % este mes, 100 % el siguiente. 5) Comprueba que ninguna tarea de esta persona se planifica durante una ausencia.
El calendario del proyecto (colectivo) y el calendario del recurso (individual) se acumulan: una tarea solo avanza si ambos están abiertos.
Modelo para copiar y pegar — mi disponibilidad por recurso
Proyecto : lun-vie (reglas generales)
Recurso : calendario propio + capacidad max
Media jornada : capacidad max 60 %
Vacaciones : excepcion (Cambiar tiempo de trabajo)
Variaciones : rangos (0 % este mes, 100 % el siguiente)
Regla : proyecto Y recurso deben estar disponiblesMedia jornada
Meriem ajusta la capacidad máxima de un colaborador al 60 % en la Hoja de recursos.
Vacaciones declaradas
Meriem pone una excepción de dos semanas en agosto: las tareas de la persona se desplazan.
Refuerzo futuro
Meriem define un rango al 0 % este mes y al 100 % el siguiente para un refuerzo aún no disponible.
Día no trabajado
Meriem quita el miércoles del calendario de Karim: sus tareas se saltan ese día además de los fines de semana.
✓ Buenas prácticas
- Ajustar la capacidad máxima para las medias jornadas.
- Declarar vacaciones y ausencias como excepciones.
- Usar rangos para una disponibilidad variable.
✗ Errores frecuentes
- Creer que todo el mundo está disponible al 100 % de forma permanente.
- Manipular las fechas en lugar de declarar las vacaciones.
- Confundir calendario del proyecto (colectivo) y calendario del recurso (individual).
Puntos clave
- Cada recurso tiene su calendario (horarios, días trabajados, vacaciones) distinto del calendario del proyecto.
- La disponibilidad puede variar en el tiempo (media jornada, rangos con unidades máximas diferentes).
- Las vacaciones y ausencias se declaran como excepciones en «Cambiar tiempo de trabajo».
- Sin disponibilidad realista, Project cree que todo el mundo está disponible de forma permanente (planificación demasiado optimista).
Reto 48 h — aplícalo mañana
Como Meriem, modela una indisponibilidad en tu planificación: ajusta la capacidad máxima de un recurso al 50 % y luego declara una excepción de vacaciones de una semana mediante «Cambiar tiempo de trabajo». Comprueba que una tarea en la que el recurso está asignado se desplaza durante esa ausencia, y explica en una frase por qué el calendario del proyecto y el calendario del recurso se acumulan.
- Sé ajustar la capacidad máxima de un recurso a media jornada.
- Declaro vacaciones como excepciones en lugar de manipular las fechas.
- Entiendo cómo se acumulan el calendario del proyecto y el calendario del recurso.
Preguntas frecuentes
¿Cómo gestionar las vacaciones de una persona en la planificación?
Decláralas en su calendario de recurso: Proyecto > Cambiar tiempo de trabajo, selecciona el recurso y añade una excepción que cubra la ausencia. Project no planificará entonces ningún trabajo para esa persona durante ese periodo, y las tareas en las que está asignada se desplazarán.
¿Qué diferencia hay entre el calendario del proyecto y el de un recurso?
El calendario del proyecto fija las reglas generales (días laborables, fines de semana, festivos); el calendario del recurso aporta las particularidades de una persona (media jornada, vacaciones, horarios). Project combina ambos: una tarea se planifica solo cuando los dos están disponibles.
¿Cómo modelar a una persona a media jornada o de vacaciones?