3.2Sobreasignación: auditoría y nivelación de recursos
Lo esencial en 30 segundos
- Un recurso está sobreasignado cuando se le pide más que su capacidad en un período (p. ej. 150 %), señalado en rojo en Project.
- Se localiza mediante Uso de recursos, el Gráfico de recursos o el Organizador de equipo (Team Planner).
- La auditoría/nivelación (leveling) desplaza las tareas para suprimir las sobrecargas; la auditoría nunca reduce el trabajo, lo redistribuye.
Mini-caso hilado — Meriem desatura su equipo de estudios
Meriem, jefa de proyecto BTP en Argel, asigna a sus ingenieros las tareas de preparación de una obra. El Uso de recursos muestra en rojo a un jefe de obra: dos tareas lo reclaman a la vez, está asignado al 150 %. Meriem analiza la causa antes de actuar: no es una falta de manos, sino dos tareas simultáneas sobre la misma persona. En lugar de lanzar una auditoría automática que quizá desplazaría el fin, prefiere una nivelación manual: desplaza la tarea menos crítica dentro de su holgura y extiende la otra. El rojo desaparece, la fecha de fin no se mueve. Anota el reflejo: analizar la causa antes de elegir el remedio.
Caso autónomo de esta sección: vuelve en el curso, el esquema, el guion y el reto 48 h de la sección 3.2.
1. La sobreasignación, esa señal roja
Tras asignar los recursos, aparece a menudo un problema: la sobreasignación (sobrecarga). Un recurso está sobreasignado cuando se le pide más que su capacidad en un período — por ejemplo un jefe de obra asignado al 150 % cuando está a jornada completa. Project lo señala en rojo en la vista Uso de recursos, el Gráfico de recursos o el Organizador de equipo (Team Planner).
2. Auditar o nivelar
Para resolver, se auditan/nivelan los recursos (resource leveling). La auditoría automática pide a Project desplazar las tareas para eliminar las sobrecargas — práctica, pero a veces demasiado «brutal» si pospone el fin. La nivelación manual deja el control: Meriem reparte, sustituye o desplaza ella misma, apoyándose en las holguras.
3. Redistribuir, no reducir
Punto clave: la auditoría nunca reduce el trabajo — lo redistribuye en el tiempo. Un plan donde todo el mundo está al 150 % no es más que una ficción que se derrumbará en la ejecución. Meriem prefiere a menudo una nivelación manual controlada, aunque solo sea por autorizar la auditoría automática únicamente dentro de las holguras.
🔎 Ejemplo concreto — 🔎 Ejemplo concreto — Mantener el control
Meriem compara dos formas de tratar la sobrecarga de un jefe de obra:
Misma persona, dos tareas simultaneas -> desplazar una DENTRO de su holgura.
Auditoria auto: autorizar el desplazamiento SOLO en las holguras.
-> «Borrar la nivelacion» para volver a empezar si el resultado no convence.Lectura: la causa es un solape, no una falta de efectivos.
Lección: una nivelación manual controlada evita alargar el fin del proyecto.
Vocabulario de la sección
- Sobreasignación
- Situación en que un recurso está asignado por encima de su capacidad en un período (sobrecarga).
Ejemplo sencillo: El jefe de obra aparece en rojo al 150 %.
Lo que no es: un recurso cargado al 80 %, por debajo de su capacidad.
Reflejo: por encima de la capacidad → sobreasignación.
- Uso de recursos
- Vista que detalla el trabajo de cada recurso período a período.
Ejemplo sencillo: Meriem localiza ahí las sobrecargas en rojo.
Lo que no es: una simple tabla de costes del proyecto.
Reflejo: revelar una sobrecarga → Uso de recursos.
- Auditoría/nivelación (leveling)
- Resolución de las sobrecargas desplazando/redistribuyendo las tareas, automática o manualmente.
Ejemplo sencillo: Meriem desplaza una tarea no crítica para suprimir el rojo.
Lo que no es: añadir horas sin desplazar ninguna tarea.
Reflejo: suprimir el rojo → auditar/nivelar.
- Organizador de equipo (Team Planner)
- Vista visual (Professional) que muestra la ocupación de los recursos y permite mover las tareas.
Ejemplo sencillo: Meriem arrastra una tarea de una persona sobrecargada hacia otra.
Lo que no es: un informe estático sin interacción.
Reflejo: reorganizar visualmente → Team Planner.
- Nivelación manual
- Resolución de las sobrecargas mediante ajustes controlados: repartir, sustituir, desplazar uno mismo.
Ejemplo sencillo: Meriem extiende la tarea manteniendo la fecha de fin.
Lo que no es: dejar que la auditoría automática lo desplace todo sin control.
Reflejo: mantener la mano → nivelación manual.
En la práctica — En la práctica — Detectar y resolver las sobreasignaciones
- Abre el Uso de recursos (o el Gráfico de recursos) y localiza los recursos en rojo, como Meriem.
- Analiza la causa: dos tareas simultáneas sobre la misma persona, o una asignación superior a la capacidad.
- Prueba la auditoría automática (pestaña Recurso > Redistribuir) observando los desplazamientos propuestos.
- Compara con una nivelación manual: desplazar dentro de las holguras, reducir una asignación o sustituir un recurso.
Guion paso a paso — desaturar un recurso como Meriem (4 min)
1) Abre el Uso de recursos y localiza el rojo. 2) Analiza la causa (solape o sobreasignación). 3) Elige: auditoría automática acotada a las holguras, o nivelación manual. 4) Desplaza la tarea menos crítica dentro de su holgura, reduce una asignación o sustituye el recurso. 5) Comprueba que la fecha de fin no se ha movido.
Guarda este reflejo: la auditoría auto es un punto de partida; el juicio del jefe de proyecto hace el resto.
Plantilla copiar-pegar — mi ficha de sobreasignación
Detectar : Uso de recursos / Grafico / Team Planner (rojo)
Causa : solape de tareas O sobreasignacion (> capacidad)
Remedio : auditoria/nivelacion (desplazar DENTRO de las holguras) o nivelacion manual
Control : comprobar el impacto en la fecha de fin; «Borrar la nivelacion»
Regla : la auditoria no reduce el trabajo, lo REDISTRIBUYEDos tareas simultáneas
Meriem desplaza la menos crítica dentro de su holgura: el rojo desaparece, el fin no se mueve.
Una auditoría demasiado brutal
La auditoría automática alarga el fin: Meriem la anula y vuelve a la nivelación manual acotada a las holguras.
Una asignación al 150 %
Meriem reduce la asignación y extiende la tarea, en lugar de añadir un recurso inútil.
Una sustitución de recurso
Meriem asigna otra persona disponible a la tarea desplazada, mediante el Organizador de equipo.
✓ Buenas prácticas
- Localizar los recursos en rojo (sobrecargados).
- Analizar la causa antes de actuar.
- Preferir a menudo una nivelación manual controlada.
✗ Errores frecuentes
- Dejar recursos al 150 % (planificación ficticia).
- Lanzar la auditoría auto sin limitarla a las holguras.
- Añadir manos sin analizar la causa.
Puntos clave
- Sobreasignación = recurso asignado más allá de su capacidad (señalado en rojo).
- Se localiza mediante Uso de recursos, Gráfico de recursos o Team Planner.
- La auditoría/nivelación desplaza las tareas para suprimir las sobrecargas (auto o manual).
- La auditoría nunca reduce el trabajo: lo redistribuye en el tiempo.
Reto 48 h — aplícalo mañana
Como Meriem, abre el Uso de recursos de una planificación y localiza un recurso en rojo. Escribe la causa probable (solape o sobreasignación) y luego elige el remedio: desplazar una tarea dentro de su holgura, reducir una asignación o sustituir el recurso. Termina comprobando, en una frase, que tu solución no pospone la fecha de fin.
- Puedo explicar qué es una sobreasignación y cómo localizarla.
- Distingo la auditoría automática de la nivelación manual.
- Sé que la auditoría redistribuye el trabajo sin reducirlo.
Preguntas frecuentes
La auditoría automática lo ha desplazado todo y ha alargado mi proyecto. ¿Cómo mantener el control?
Acota la auditoría: en sus opciones, autoriza únicamente el desplazamiento dentro de las holguras disponibles, o limita la auditoría a ciertos recursos o períodos. Prefiere a menudo una nivelación manual: identifica la sobrecarga y luego elige la mejor solución (desplazar una tarea no crítica, reducir una asignación, sustituir un recurso). Siempre puedes anular con «Borrar la nivelación».
¿Añadir recursos suprime siempre una sobrecarga?
No forzosamente. Añadir un recurso solo ayuda si la tarea puede compartirse; si el problema viene de dos tareas simultáneas sobre la misma persona, la solución es desplazar una dentro de su holgura o reasignar. A veces, reducir una asignación (100 % → 50 %) y extender la tarea basta. Analiza la causa antes del remedio.
¿Cómo resolver una sobreasignación de recurso?