2.6Presupuesto & costes del proyecto
Lo esencial en 30 segundos
- El presupuesto cifra el WBS: mano de obra (carga × coste diario), compras, prestaciones, materiales — cada paquete tiene un coste.
- Un presupuesto prudente tiene reserva: una reserva para imprevistos proporcionada a la incertidumbre, porque los azares sobrevendrán.
- Reflejo: seguir lo real frente a lo previsto + estimar el resto por gastar — detectar pronto, cuando aún se puede actuar.
Mini-caso hilado — Bilal cifra su proyecto y asume una reserva
Bilal cifra cada paquete (cargas × coste diario + un portátil y licencias) y suma: el total asusta al patrocinador, que quiere recortarlo suprimiendo la reserva. Bilal se mantiene: sin reserva, el primer imprevisto hará estallar el presupuesto sin red. Propone un seguimiento mensual real vs previsto con resto por gastar — el patrocinador acepta la reserva y el seguimiento.
Último episodio del caso 2.1-2.5 — Bilal cierra su planificación con el presupuesto.
1. Cifrar a partir del WBS
El presupuesto traduce el proyecto en euros: mano de obra (a menudo la partida principal), compras, prestaciones, materiales, licencias. Se construye apoyándose en el WBS y las estimaciones de cargas: cada paquete tiene un coste, cuya suma forma el presupuesto global.
2. Reserva y seguimiento
Un presupuesto prudente no se limita al coste estimado: integra una reserva para imprevistos (contingency), porque los azares sobrevendrán forzosamente.
Seguir los costes reales frente a lo previsto a lo largo del proyecto permite detectar las derivas pronto — mucho antes de que sea demasiado tarde para reaccionar.
🔎 Ejemplo concreto — 🔎 Ejemplo concreto — Reaccionar a un sobrecoste
Comprender antes de actuar.
Desviación detectada: ¿de dónde viene? (¿mala estimación? ¿alcance ampliado? ¿azar?)
Arbitraje vía el triángulo: reducir el alcance, movilizar la reserva,
o pedir un presupuesto complementario — nunca recortar la calidad en silencio.Resultado: derivas detectadas cuando aún hay tiempo.
Reflejo: una reserva dimensionada según la incertidumbre.
Vocabulario de la sección
- Presupuesto
- Estimación cifrada del conjunto de los costes del proyecto, a menudo construida a partir del WBS.
Ejemplo sencillo: El presupuesto de Bilal: suma de los costes de cada paquete + reserva.
Lo que no es: el coste real ya gastado (eso es seguimiento, no presupuesto).
Reflejo: ningún presupuesto sin WBS cifrado paquete a paquete.
- Coste directo / indirecto
- Directo: imputable al proyecto (mano de obra, compras). Indirecto: gastos generales repartidos (locales, estructura).
Ejemplo sencillo: Los días de desarrollo (directo) vs una parte del alquiler de oficinas (indirecto).
Lo que no es: la reserva para imprevistos (es una provisión, no un indirecto).
Reflejo: verificar que los indirectos aplicables estén bien incluidos.
- Reserva para imprevistos (contingency)
- Importe previsto para cubrir los azares identificados: un presupuesto prudente siempre incluye una.
Ejemplo sencillo: Bilal provisiona una reserva según la incertidumbre de la herramienta inédita.
Lo que no es: un colchón oculto para inflar artificialmente el presupuesto.
Reflejo: reserva asumida y dimensionada según la incertidumbre.
- Coste real vs previsto
- Comparación entre lo gastado y lo presupuestado: revela las derivas de coste.
Ejemplo sencillo: Fin de marzo: 40 % del presupuesto gastado para 30 % de avance — desviación a analizar.
Lo que no es: una comparación hecha una sola vez, al final del proyecto.
Reflejo: comparar regularmente, desde el inicio de la ejecución.
- Resto por gastar
- Estimación de lo que queda por comprometer para terminar: combinado con lo gastado, da el coste final previsto.
Ejemplo sencillo: Gastado + resto reestimado = coste final proyectado, a comparar con el presupuesto.
Lo que no es: el presupuesto inicial menos lo gastado (sin reestimación).
Reflejo: reestimar el resto, no solo restar.
En la práctica — En la práctica — Construir y seguir un presupuesto
- A partir del WBS y de las cargas estimadas, cifra cada paquete (mano de obra = carga × coste diario + compras/prestaciones).
- Suma para obtener el coste estimado, y luego añade una reserva para imprevistos (un porcentaje según el nivel de incertidumbre).
- Pon en marcha un seguimiento: compara regularmente el coste real gastado con el presupuesto previsto a fecha.
- Estima el resto por gastar para proyectar el coste final: ¿se deriva? Reacciona antes de que sea demasiado tarde.
Guion listo para decir — defender la reserva ante el patrocinador (1 min)
«Este presupuesto cifra cada paquete, más una reserva para los imprevistos — un proyecto inédito siempre los tiene. A cambio, les rindo un seguimiento mensual: real frente a lo previsto y resto por gastar. Si la suprimimos, el primer imprevisto nos pone en crisis sin red.»
Para decir al patrocinador que quiere recortar: reserva + seguimiento contra serenidad.
Modelo copiar-pegar — construir y seguir mi presupuesto
PAQUETE → COSTE (carga × coste/día + compras/prestaciones) : _______________
TOTAL ESTIMADO: _______________
RESERVA (según incertidumbre) : _______________
PRESUPUESTO TOTAL: _______________
SEGUIMIENTO (real vs previsto a fecha) : _______________
RESTO POR GASTAR → COSTE FINAL PROYECTADO: _______________TPE / presupuesto pequeño
Una hoja de cálculo basta: una línea por paquete, una línea de reserva, una columna real vs previsto actualizada cada mes.
PYME Argelia
Bilal cifra en dinares con su contable: cargas valorizadas, compras locales, reserva asumida — y seguimiento mensual fijado.
Proyecto interno (sin facturación)
Incluso sin cliente a facturar: cifrar los días valorizados muestra el verdadero coste del proyecto y arbitra las prioridades.
Proyecto innovador / incierto
Incertidumbre fuerte = reserva más amplia y seguimiento estrecho: reestimar el resto por gastar en cada hito.
✓ Buenas prácticas
- Construye el presupuesto a partir del WBS (coste por paquete).
- Prevé una reserva para imprevistos proporcionada a la incertidumbre.
- Sigue lo real vs lo previsto y proyecta el coste final (resto por gastar).
✗ Errores frecuentes
- Un presupuesto «al justo» sin ninguna reserva.
- Comparar lo real con lo previsto solo al final (demasiado tarde).
- Recortar en silencio la calidad para mantener el presupuesto.
Puntos clave
- El presupuesto cifra todos los costes, a partir del WBS (mano de obra en cabeza).
- Un presupuesto prudente integra una reserva para imprevistos.
- Seguir lo real frente a lo previsto revela las derivas.
- El resto por gastar proyecta el coste final: anticipar más que sufrir.
Reto 48h — aplica mañana
Cifra 3 paquetes de tu WBS (carga × coste + compras), suma, añade una reserva asumida (modelo anterior). Presenta el total a alguien y defiende la reserva.
- Sé construir un presupuesto desde el WBS paquete a paquete.
- Sé justificar una reserva para imprevistos.
- He cifrado paquetes reales con seguimiento previsto.
Preguntas frecuentes
¿Qué reserva para imprevistos prever?
Depende del nivel de incertidumbre: un proyecto repetitivo y bien conocido puede conformarse con una reserva baja (5–10 %), un proyecto innovador exige más. La reserva debe corresponder a los riesgos identificados (sección 3-2). Lo importante es que exista y se asuma: un presupuesto «al justo» sin margen se descarrila al primer azar. Una reserva no es un lujo sino un reconocimiento honesto de que la incertidumbre existe.
¿Cómo reaccionar ante un sobrecoste?
Primero comprender la causa (¿mala estimación? ¿alcance ampliado? ¿azar?). Luego arbitrar vía el triángulo: reducir el alcance, movilizar la reserva o pedir un presupuesto complementario al patrocinador — nunca recortar en silencio la calidad. Detectada pronto gracias al seguimiento, una desviación se corrige; descubierta al final, se convierte en crisis. Ese es todo el interés de un seguimiento regular: transformar una mala sorpresa en decisión anticipada.
El patrocinador de Bilal quiere suprimir la reserva «para bajar el presupuesto» y solo ver las cuentas al final. ¿Qué riesgo?