2.5Recursos & plan de carga
Lo esencial en 30 segundos
- Un calendario sin recursos es ficticio: asignar los recursos revela las sobrecargas, invisibles en el Gantt.
- El plan de carga visualiza la asignación de cada uno en el tiempo (acumulados por persona y por periodo).
- Reflejo: alisar (márgenes, reasignación, desplazamiento) y apuntar a una carga sostenible (~80 %), vacaciones y multiproyectos incluidos.
Mini-caso hilado — Bilal descubre que su desarrolladora está en todas partes a la vez
El Gantt de Bilal está cerrado — pero al asignar los nombres, ve que su desarrolladora está prevista en tres paquetes la misma semana, al 150 % de su disponibilidad ya a media jornada en otro lado. Desplaza un paquete no crítico gracias a su margen, reasigna la maqueta a la diseñadora, y ajusta el calendario a lo real. El plazo se mueve una semana — asumida — en vez de estallar en silencio.
Continuación del caso 2.1-2.4 — Bilal confronta su calendario con las disponibilidades reales.
1. Las sobrecargas invisibles
Una planificación solo es realista si los recursos (personas, equipos) para ejecutarla están disponibles. Asignar los recursos revela un problema invisible en el Gantt: las sobrecargas, cuando una misma persona debe hacer varias cosas a la vez.
El plan de carga visualiza esa asignación en el tiempo.
2. El alisado
Detectar y corregir las sobrecargas se llama alisado (o nivelado): se escalonan las tareas, se reasigna, se usan los márgenes para devolver cada recurso a una carga sostenible.
Una planificación que ignora la disponibilidad real de las personas es una planificación ficticia.
🔎 Ejemplo concreto — 🔎 Ejemplo concreto — No apuntar al 100 %
La carga sostenible.
Persona cargada al 100 % → sin margen; el menor azar descarrila.
Apuntar ~80 % del tiempo teórico deja respiro.
→ un equipo saturado es un equipo frágil.Resultado: una planificación alineada con la realidad de las personas.
Reflejo: integrar vacaciones y multiproyectos.
Vocabulario de la sección
- Recurso
- Medio necesario para la realización: personas (con sus competencias) y materiales/equipos.
Ejemplo sencillo: Los dos desarrolladores y la diseñadora de Bilal, más el servidor de pruebas.
Lo que no es: una tarea o un plazo (son trabajo y tiempo).
Reflejo: cada paquete tiene su recurso nombrado, con su disponibilidad real.
- Plan de carga
- Vista de la carga de trabajo asignada a cada recurso en el tiempo; revela sobrecargas e infracargas.
Ejemplo sencillo: El acumulado semanal de la desarrolladora de Bilal: 150 % la semana 3.
Lo que no es: el presupuesto o el registro de riesgos.
Reflejo: acumular por persona y por periodo, cada semana.
- Sobrecarga (sobreasignación)
- Situación en que un recurso recibe más trabajo del que puede realizar en un periodo.
Ejemplo sencillo: Tres paquetes la misma semana para una persona a media jornada.
Lo que no es: una semana tranquila con margen disponible.
Reflejo: detectar todo acumulado más allá de la disponibilidad real.
- Alisado / nivelado
- Reescalonar las tareas (vía márgenes, reasignación, desplazamiento) para devolver los recursos a una carga realista.
Ejemplo sencillo: Bilal desplaza un paquete no crítico y reasigna la maqueta.
Lo que no es: añadir horas extra permanentes para absorber.
Reflejo: usar primero los márgenes de las tareas no críticas.
- Disponibilidad
- Tiempo realmente disponible de un recurso (vacaciones, otros proyectos, tiempo parcial): a integrar en el plan.
Ejemplo sencillo: La desarrolladora de Bilal solo está a media jornada en este proyecto.
Lo que no es: el tiempo teórico al 100 %, vacaciones y multiproyectos ignorados.
Reflejo: planificar sobre el tiempo real, nunca sobre el teórico.
En la práctica — En la práctica — Detectar y corregir las sobrecargas
- Asigna un recurso (persona) a cada tarea de la planificación.
- Construye el plan de carga: para cada persona, acumula el trabajo asignado periodo a periodo.
- Detecta las sobrecargas (>100 % de disponibilidad): los momentos en que alguien está en demasiadas tareas a la vez.
- Alisa: desplaza tareas no críticas (vía sus márgenes), reasigna o renegocia el plazo. Reintegra vacaciones e indisponibilidades.
Guion listo para decir — anunciar un alisado que desplaza una semana (1 min)
«Al asignar los nombres, he encontrado una sobrecarga: una persona en tres paquetes la misma semana. Desplazo un paquete con margen y reasigno la maqueta. Eso desplaza el fin una semana — asumida ahora en vez de sufrida luego.»
Para decir al patrocinador: mostrar la sobrecarga antes de anunciar el desplazamiento.
Modelo copiar-pegar — plan de carga y alisado
TAREA → RECURSO: _______________
DISPONIBILIDAD REAL (tiempo parcial, vacaciones, multiproyectos) : _______________
ACUMULADO POR SEMANA: S1 ___ % / S2 ___ % / S3 ___ % / S4 ___ %
SOBRECARGAS DETECTADAS: _______________
ALISADO (desplazar / reasignar / renegociar) : _______________TPE / presupuesto pequeño
Una tabla simple basta: líneas = personas, columnas = semanas, casillas = carga — los rebasamientos saltan a la vista.
PYME Argelia
Bilal integra las realidades locales: vacaciones, desplazamientos, picos de actividad de las otras misiones — el plan de carga los muestra negro sobre blanco.
Equipo a distancia
El multiproyecto es la norma a distancia: pedir a cada uno su tasa real por proyecto, si no las sobrecargas se suman en silencio.
Multiproyectos / matriz
Coordínense con los demás jefes de proyecto y eleven los conflictos de asignación al patrocinador o a la PMO.
✓ Buenas prácticas
- Integra vacaciones, tiempo parcial y multiproyectos en la disponibilidad.
- Usa los márgenes de las tareas no críticas para alisar.
- Apunta a una carga sostenible (~80 %), no al 100 %.
✗ Errores frecuentes
- Ignorar las sobrecargas (invisibles en un Gantt bruto).
- Planificar al 100 % de disponibilidad (sin margen para el azar).
- Olvidar que una persona está repartida entre varios proyectos.
Puntos clave
- Una planificación solo es realista si los recursos están disponibles.
- Asignar los recursos revela las sobrecargas, invisibles en el Gantt.
- El plan de carga visualiza la asignación en el tiempo.
- El alisado (márgenes, reasignación) devuelve a cada uno a una carga sostenible.
Reto 48h — aplica mañana
Asigna un recurso a cada tarea de tu calendario y acumula la carga por persona y por semana (modelo anterior). Detecta una sobrecarga y propón un alisado.
- Sé explicar qué revela un plan de carga.
- Sé alisar vía márgenes, reasignación o desplazamiento.
- He detectado y corregido una sobrecarga real.
Preguntas frecuentes
¿Cómo gestionar una persona asignada a varios proyectos?
Es el caso más frecuente y delicado: su disponibilidad para tu proyecto es parcial. Integra su tasa real de asignación (ej. 50 %) en el plan de carga, coordínate con los otros jefes de proyecto y escala los conflictos de asignación al patrocinador o a la PMO. Ignorar el multiproyecto lleva a planificaciones sistemáticamente irreales. Una persona «al 50 % en tres proyectos» está en realidad en sobrecarga permanente.
¿Hay que apuntar al 100 % de carga para ser eficaz?
No, es contraproducente: una persona cargada al 100 % no tiene margen para imprevistos, intercambios, repeticiones — y el menor azar descarrila la planificación. Mejor apuntar a una carga sostenible (a menudo el 80 % del tiempo teórico), que deja respiro. Un equipo saturado es un equipo frágil: no absorbe ningún choque y se agota, lo que termina costando mucho más caro que el «margen» que se creía ahorrar.
El Gantt de Bilal es perfecto, pero al añadir los nombres ve a su desarrolladora al 150 % la semana 3. ¿Qué hacer?