6.4Caja de herramientas
Lo esencial en 30 segundos
- Pedir sin riesgo : necesidad cuestionada, pliego escrito, TCO comparado, pedido completo, confirmación exigible, recepción controlada, conciliación antes de pago.
- Revisión mensual 30 min : OTIF en ambos lados, rotación y dormidos, coste entregado, litigios, riesgo de panel, previsiones, una acción de mejora.
- Regla : una checklist corta respetada vale más que un procedimiento largo ignorado — marcada de a dos si es posible.
Hilo Nadia — 1 año después: las checklists a mano
Un año después, las dos checklists siguientes están expuestas en casa de Nadia: la del pedido en la segunda pantalla, la de la revisión mensual en la carpeta compartida. «Lo que me salvó, dice en sustancia, no es conocer el procedimiento, es marcar cada línea cada vez — sobre todo los días de prisa.»
Adapte los umbrales a su contexto, mantenga la estructura: ella evita litigios y roturas.
Checklists para exponer
Imprímalas o manténgalas en una segunda pantalla durante los pedidos y la revisión mensual. Marque cada línea: una checklist corta respetada vale más que un procedimiento largo ignorado.
Adapte los umbrales a su contexto, pero mantenga la estructura: evita el 90 % de litigios y roturas evitables.
Checklist — Pedir sin riesgo (P2P blindado)
- Necesidad desafiada: qué, cuánto, cuándo (plazo real), calidad, presupuesto — reformulado en resultado esperado si es posible
- Pliego y criterios de aceptación escritos (tolerancias, controles en recepción, pruebas) antes de la consulta
- 3 a 5 ofertas a perímetro TCO idéntico, parrilla ponderada fijada antes de apertura, elección del mejor postor trazada
- Pedido escrito completo (referencias/SKU, cantidades, precio firme, plazo, INCOTERMS, franco, lugar) enviado
- Confirmación del proveedor exigida (precio + plazo oponibles) antes de considerar el pedido comprometido
- Seguimiento OTIF: recordatorio preventivo a mitad de plazo, alerta si deslizamiento, plan B activable en lo crítico
- Recepción: conteo contra albarán, reservas inmediatas precisas y escritas + fotos si desfase, firma fechada
- Conciliación a tres bandas pedido = albarán = factura antes de pago; bloqueo y abono si desfase, notificación el mismo día
- Pago en fecha convenida (ni antes ni después), archivado DA → pedido → albarán → factura para auditoría
- Anti-fraude: todo cambio de RIB verificado por llamada a número conocido, nunca vía el mensaje que lo anuncia
Checklist — Revisión mensual compras y supply (30 min)
- OTIF proveedor por proveedor y por familia (objetivo ≥ 95 % en lo crítico) — tendencia 3 meses
- OTIF cliente / tasa de servicio: a tiempo y completo, causas de los 5 mayores desfases del mes
- Rotación de stock y cobertura (días) por ABC: alerta sobre dormidos (>90 d) y sobrestocks MOQ
- Coste completo entregado por kg/entrega: precio + transporte + aduana + almacenaje — deriva vs presupuesto
- Litigios y abonos del mes: número, plazo de resolución, proveedor recurrente → plan de acción
- Riesgo de cartera: dependencia mono-fuente (%) en los A, segunda fuente calificada sí/no, salud del proveedor
- Previsiones compartidas: desfases previsión/real, efecto látigo constatado, ajuste del punto de pedido
- Acciones del mes: 1 renegociación TCO, 1 MOQ desafiado, 1 búsqueda de vigilancia incluso sin necesidad inmediata
Script listo para decir — exigir la confirmación (30 s)
«Gracias por confirmarme por escrito precio firme, plazo e INCOTERMS antes de considerar el pedido comprometido. Sin confirmación, no lanzo nada del lado de producción.»
Modelo copiar-pegar — seguimiento de pedido (1 línea por pedido)
PEDIDO nº ... — Proveedor : ...
Pedido enviado el : ... — Confirmación recibida (precio + plazo) : sí / no
Recordatorio preventivo previsto el (mitad de plazo) : ...
Recepción el : ... — Control de albarán : OK / reservas : ...
Conciliación pedido = albarán = factura : OK / diferencia : ...
Pago el : ... — Expediente archivado (DA → pedido → albarán → factura) : sí / noTPE / presupuesto reducido
Checklists en una página en la pared: lo esencial (pedido, confirmación, control, conciliación) basta.
Pyme Argelia
Prever los canales reales (teléfono, mensajería) en el seguimiento: quién recuerda a quién, por qué canal, a mitad de plazo.
Importación / lejano
Añadir una línea transitario + aduana al seguimiento: aviso de expedición recibido, documentos conformes, recogida planificada.
Equipo que crece
Separar los roles (pedido vs recepción) y marcar de a dos: la separación divide el riesgo de error.
Desafío 48h — aplique mañana
Tome 1 pedido real en curso, abra el seguimiento anterior y marque en qué punto está. Complete la línea que falta esta semana.
- He marcado la checklist en un pedido real.
- He pasado la revisión mensual (o fechado su próxima fecha).
- He hecho el desafío 48h o planificado su fecha.
Antes de lanzar la producción sobre un pedido crítico, ¿qué debe exigir Nadia?
Truco: guarde estas checklists en su carpeta de compras compartida y márquelas entre dos (pedido + recepción): la separación de roles divide por dos el riesgo de error y de fraude.