6.2Problemas recurrentes (playbook)
Lo esencial en 30 segundos
- Reflejo : un síntoma = causas probables = secuencia de acciones — diagnosticar antes de actuar, en orden.
- Raíz : un incidente que vuelve no es una racha de mala suerte, es un defecto de concepción (necesidad, pliego, umbral, contrato) a corregir.
- Orden : empezar por la causa más frecuente: la mayoría de casos se resuelven en las dos primeras líneas del cuadro.
Hilo Nadia — 1 año después: el playbook en la pared
Un año después, Nadia guarda este playbook junto a su revisión semanal. Veredicto: tres líneas le han servido más — el precio que deriva tras la firma, el OTIF bajo el 80 % y las facturas bloqueadas en cada cierre. Para cada una, terminó corrigiendo la raíz (pedido completo, plazo real, conciliación a tres bandas) en lugar de tratar el incidente.
Síntoma observado, causas verificadas con hechos, acciones en orden: el reflejo cabe en tres tiempos.
Cómo usar este playbook
Cada entrada parte del síntoma observado, lista las causas probables y luego da las acciones en orden. Empiece por la causa más frecuente: 80 % de casos se resuelven en las dos primeras líneas.
Téngalo a mano durante las revisiones de compras y los puntos logísticos semanales: evita tratar diez veces el mismo incidente en lugar de corregir su raíz.
| Síntoma | Causas probables | Acciones |
|---|---|---|
| El precio deriva tras la firma: +5 a 10 % en 6 meses sin anexo | Precio no bloqueado, cláusula de revisión difusa, transporte/aduana facturados en suplemento, descuento olvidado en facturación | 1) Exigir confirmación escrita con precio firme y perímetro TCO (transporte, franco, aduana). 2) Contractualizar cláusula de revisión indexada y transparente. 3) Conciliación a tres bandas pedido/albarán/factura sistemática; bloquear y pedir abono si desfase. |
| Rotura mientras el stock informático indica aún disponible | Stock teórico vs físico desalineado, inventario no fiable, reservas no deducidas, capturas con retraso | 1) Inventario rotativo en los A críticos, regularizar desfases. 2) Corregir el proceso de salida (escaneo, albarán). 3) Recalcular punto de pedido sobre stock físico + en curso, alerta automática en umbral. |
| OTIF proveedor < 80 %: retrasos y entregas incompletas | Plazo de catálogo vs real confundido, capacidad proveedor saturada, pedido sin confirmación, aleas de transporte no provisionados | 1) Medir plazo real y variabilidad. 2) Exigir confirmación con plazo oponible y penalizaciones OTIF. 3) Calificar segunda fuente 70/30 en lo crítico y compartir previsiones a 4 semanas. |
| Facturas bloqueadas: desfases pedido / albarán / factura en cada cierre | Pedido incompleto u oral, albarán no contado, precio de catálogo facturado en lugar del negociado, unidades diferentes | 1) No hay compra sin pedido escrito (referencias, cantidades, precio, plazo). 2) Conteo de albarán en recepción con reservas precisas y fotos. 3) Conciliación a tres bandas antes de cualquier pago; corregir la fuente (pedido o albarán) antes de la factura. |
| MOQ que obliga a almacenar 4 a 6 meses de consumo | MOQ impuesto no desafiado, lote proveedor optimizado para él, ausencia de alternativa, pedido agrupado no contemplado | 1) Negociar MOQ vs precio (escalón) y franco. 2) Proponer cadencia escalonada con compromiso volumen anual. 3) Buscar alternativa con MOQ bajo para los C, mutualizar con colega. |
| Mono-proveedor que sube cada año: ninguna alternativa creíble | Sourcing no mantenido, calificación nunca lanzada, dependencia técnica o afectiva, mercado no probado | 1) Lanzar sourcing continuo (2-3 candidatos/año) incluso sin necesidad inmediata. 2) Calificar segunda fuente sobre pequeña serie de prueba. 3) Puesta en competencia periódica con parrilla ponderada y TCO. |
| Coste de transporte que anula el margen: 15 a 25 % del precio entregado | INCOTERMS difusos (EXW sufrido), franco rara vez alcanzado, expediciones en exprés, transporte al golpe | 1) Clarificar INCOTERMS (apuntar a DAP/DDP entregado). 2) Agrupar para alcanzar franco, planificar rutas. 3) Licitación de transporte a perímetro TCO idéntico, KPI coste por kg entregado. |
| No conformidad en recepción: calidad variable, devoluciones frecuentes | Pliego difuso, criterios de aceptación ausentes, muestra escaparate ≠ serie, control en recepción chapucero | 1) Escribir criterios de aceptación verificables antes de comprar (tolerancias, pruebas). 2) Control en recepción sistemático contra albarán/pedido + reservas inmediatas escritas. 3) Plan de acción proveedor con muestra de serie, no escaparate. |
| Todo se vuelve urgente: pedidos en exprés, estrés permanente | Necesidad definida demasiado tarde, punto de pedido sub-calibrado, previsiones no compartidas, sin stock de seguridad en lo crítico | 1) Adelantar la definición de la necesidad (plazo real vs confort). 2) Recalcular umbrales sobre plazo real + variabilidad, alerta temprana. 3) Ritual semanal previsión + pedido, compartir previsiones con proveedores clave. |
Script listo para decir — nombrar el síntoma en revisión (2 min)
«Tenemos el síntoma [rotura / deriva de precio / OTIF bajo]. Mi hipótesis nº1: [causa más frecuente del playbook]. Verifico [hecho a controlar] y luego aplicamos la secuencia en orden. Revisamos en dos semanas.»
Modelo copiar-pegar — ficha diagnóstico exprés
SÍNTOMA observado (hechos) : ...
Desde cuándo / frecuencia : ...
CAUSAS probables (playbook 6.2) : ...
Verificación (pedido, albarán, factura, stock físico, OTIF) : ...
ACCIONES (en orden) : 1) ... 2) ... 3) ...
RAÍZ corregida (necesidad, pliego, umbral, contrato) : ...
REVISIÓN en 2 semanas : ¿mejorado? ¿estable? ¿agravado?TPE / presupuesto reducido
Sin cuadro formal: una discusión franca sobre el síntoma, una causa verificada, una acción anotada en la libreta.
Pyme Argelia
Integrar las restricciones reales (plazos del puerto, poco personal, pagos) en las causas antes de concluir un problema de voluntad.
Importación / lejano
Añadir transporte, aduana e INCOTERMS a las causas probables: la mitad de los síntomas viene del trayecto, no del proveedor.
Multisitios
Comparar el mismo síntoma entre centros antes de actuar: una causa local no se trata como una causa de red.
Desafío 48h — aplique mañana
Detecte 1 síntoma actual en sus compras o stocks, rellene la ficha diagnóstico exprés anterior y pruebe la 1ª acción.
- Sé vincular un síntoma con sus causas probables.
- He rellenado (o planificado) una ficha diagnóstico exprés.
- Conozco la raíz a corregir en mi caso.
El OTIF de un proveedor cae por debajo del 80 %: ¿qué reflejo aplica el playbook?
Regla de oro: un incidente que vuelve no es una serie de mala suerte — es un defecto de concepción (necesidad, pliego, umbral, contrato) a corregir en la raíz.