6.1Casos prácticos
Lo esencial en 30 segundos
- Sourcing de principio a fin : necesidad cuestionada, pliego mixto, candidatos calificados, ofertas comparadas en TCO y luego contrato con segunda fuente — repita el orden con sus cifras.
- Rotura evitada : necesidad recalculada sobre plazo real, aseguramiento inmediato, causa raíz corregida y luego alerta puesta para no volver a sufrir.
- Transporte contra stock : TCO mapeado, flujos segmentados, franco y rutas optimizados, KPI mensuales que blindan la ganancia.
Hilo Nadia — 1 año después: tres expedientes que aún aguantan
Un año después de los niveles 0 a 5, Nadia relee sus tres expedientes: los embalajes licitados en 70/30, la referencia crítica salvada por un punto de pedido recalculado sobre el plazo real, y la ruta mutualizada que bajó el coste entregado. Los tres casos siguientes retoman su encadenamiento: encuadrar la necesidad, comparar en TCO, asegurar y luego pilotar.
Cada caso sigue el desarrollo Contexto → Etapas → Resultado: repítalo con sus propias cifras.
¿Por qué casos prácticos?
Los niveles 0 a 5 han sentado las bases: necesidad, pliego, sourcing, consulta, P2P, stocks, INCOTERMS, pilotaje. Aquí se ensamblan sobre situaciones reales donde cada decisión compromete coste, plazo y riesgo.
Cada caso da su contexto, los pasos reproducibles y el resultado esperado. Rehaganlos con sus propias cifras: es el encadenamiento lo que hace la metodología memorable.
Caso 1 — Buscar una familia de embalajes de la A al contrato
Contexto: Pyme agroalimentaria: 80.000 € anuales de embalajes con proveedor histórico en mono-sourcing. Alza de 9 % anunciada, plazos que se alargan, ninguna alternativa calificada. Objetivo: volver a licitar sin riesgo de rotura.
Déroulé :
- Formalizar la necesidad justa en 5 dimensiones (qué: 3 formatos, cuánto: 12 entregas escalonadas, cuándo: D+15 máx., calidad: norma contacto alimentario, presupuesto: objetivo TCO -10 %). Desafiar la sobre-especificación (espesor, impresión).
- Redactar un pliego mixto: funcional sobre el resultado (resistencia, barrera, imprimibilidad) + técnico justificado sobre las únicas cotas compatibles con la línea. Añadir criterios de aceptación (pruebas en recepción, tolerancias, muestra).
- Buscar 5 candidatos: 2 vía feria CFIA, 1 recomendación de red, 2 marketplaces B2B. Calificar según el reto: existencia legal, salud financiera, referencias contactadas, muestras y luego pequeña serie de prueba de 500 unidades.
- Consultar sobre base común: mismo pliego, mismas cantidades, mismo formato de respuesta impuesto, mismo plazo (3 semanas). Compartir las respuestas a preguntas de uno con todos.
- Comparar en TCO con parrilla ponderada fijada antes de apertura: precio entregado 35 %, calidad/conformidad 25 %, plazo/fiabilidad (OTIF) 20 %, servicios/garantía 10 %, riesgo 10 %. Llevar cada oferta al mismo perímetro (franco, transporte, utillaje).
- Negociar con los 2 mejor situados: MOQ rebajado de 5.000 a 2.000, plazo contractual 12 días con penalizaciones, revisión de precio indexada a materia, stock tampón 10 días en proveedor. Elegir al mejor postor, no al más barato.
- Contractualizar: pedido marco + condiciones (precio, plazos, penalizaciones OTIF, plan de socorro, auditoría ligera). Calificar al segundo como fuente 30 % (70/30) para asegurar y mantener la presión competitiva.
Resultado: Familia asegurada en 70/30, TCO -13 % vs histórico, OTIF pasado de 68 % a 94 % en 4 meses, MOQ dividido por 2,5 y contrato con penalizaciones que protege a ambas partes. Expediente archivado (pliego, ofertas, parrilla, decisión) trazable.
Caso 2 — Evitar una rotura en una referencia crítica a 3 semanas de plazo
Contexto: Referencia A: componente que para la producción si falta. Stock actual 320 unidades, consumo medio 45/día, plazo real medido 21 días (no 14 anunciados). Un pedido va con retraso, riesgo de rotura en 7 días.
Déroulé :
- Calcular la necesidad real: demanda diaria 45 × 21 d = 945 + stock de seguridad (desviación típica × z según tasa de servicio 98 %). El punto de pedido estaba sub-calibrado al basarse en el plazo de catálogo.
- Activar el plan de urgencia: alertar a producción y comercial, recalibrar el PDP, reclamar al proveedor con confirmación escrita, cifrar la opción exprés (transporte rápido vs coste de parada).
- Asegurar lo inmediato: repatriar 150 unidades de un depósito secundario, préstamo inter-centro, pedido spot en segunda fuente ya calificada (aunque +12 % en precio, TCO de la rotura muy superior).
- Corregir la causa raíz: recalcular punto de pedido sobre plazo real (21 d) + variabilidad, aumentar stock de seguridad solo en referencias críticas (ABC: A = seguridad alta, C = tenso), pasar a seguimiento diario.
- Poner la alerta: umbral de alerta en punto de pedido + 20 %, cuadro compartido OTIF y retrasos, vinculación de la referencia a un doble sourcing 70/30 calificado aguas arriba.
- Cerrar en P2P limpio: recepción controlada contra albarán (conteo de cantidades, reservas escritas si desfase), conciliación a tres bandas pedido/albarán/factura antes de pago, foto de anomalías, notificación al proveedor el mismo día.
Resultado: Rotura evitada, producción mantenida. Nuevo punto de pedido + stock de seguridad documentados, OTIF proveedor seguido mensualmente, segunda fuente activada. Coste de urgencia 1.200 € vs 18.000 € estimados de parada: TCO validado.
Caso 3 — Reducir el coste logístico sin degradar el servicio al cliente
Contexto: Distribución regional: 40 entregas/semana, franco proveedor a 800 € no alcanzado una de cada dos, transporte facturado al golpe, tasa de servicio cliente 89 % (OTIF). Dirección pide -15 % de coste logístico sin degradar el OTIF.
Déroulé :
- Cartografiar el TCO logístico actual: precio compra + transporte + aduana + almacenaje (m², rotación) + no calidad (retrasos, abonos). Medir plazo completo (pedido → disponible) y OTIF real proveedor y hacia cliente.
- Segmentar flujos: ABC sobre márgenes y criticidad, XYZ sobre regularidad de la demanda. Los A/X regulares pasan a flujo empujado con stock tampón, los C/Z irregulares quedan en tirado.
- Renegociar transporte: agrupar pedidos para alcanzar el franco (pasar de 2 a 1 pedido semanal con previsión compartida), licitación de transporte sobre base INCOTERMS clarificada (pasar de EXW a DAP entregado), comparar 3 transportistas a perímetro idéntico con parrilla ponderada.
- Optimizar almacenaje: recalcular tamaño de lote económico integrando coste de posesión vs coste de pedido, bajar MOQ negociado de 3.000 a 1.200 en 2 familias, liberar 25 m². Implementar ruta mutualizada con un colega no competidor.
- Pilotar por KPI: cuadro mensual OTIF proveedor, OTIF cliente, rotación de stock, coste logístico por kg entregado, litigios/mes. Compartir previsiones a 4 semanas con proveedores clave para alisar el efecto látigo.
- Verificar el resultado: coste logístico -17 % a perímetro constante, OTIF cliente pasado a 95 %, stock medio -22 % en los A. Documentar el nuevo esquema (quién pide, cuándo, cómo) para hacerlo reproducible.
Resultado: Objetivo superado (-17 %) con servicio mejorado (OTIF 95 %). Esquema transporte/stock arbitrado en TCO, franco alcanzado en 92 % de pedidos, almacenaje aligerado y KPI mensuales que blindan la ganancia.
Script listo para decir — proponer un sourcing repetible (2 min)
«Repetimos el método de la guía en esta familia: necesidad cuestionada, pliego escrito, 3 a 5 ofertas a perímetro idéntico comparadas en TCO, luego contrato con segunda fuente. Trazamos cada etapa para poder repetirla.»
Para decir antes de consultar: bloquea el método antes de los precios.
Modelo copiar-pegar — ficha expediente repetible
FAMILIA / REFERENCIA : ...
NECESIDAD cuestionada (qué, cuánto, cuándo, calidad, presupuesto) : ...
PLIEGO + criterios de aceptación : ...
OFERTAS comparadas en TCO (perímetro idéntico) : ...
DECISIÓN trazada (mejor postor, 70/30 si crítico) : ...
SEGUIMIENTO (OTIF, stock, litigios) revisado el : ...TPE / presupuesto reducido
Un solo caso a la vez, en hoja: necesidad en 5 líneas, 3 ofertas comparadas en entregado, decisión anotada en una frase.
Pyme Argelia
Integrar los plazos reales constatados (puerto, despacho, wilaya) y el circuito de pago en cada expediente: el TCO se juega tanto allí como en el precio.
Importación / lejano
Añadir al expediente una línea INCOTERMS + aduana + riesgo de cambio: comparar solo ofertas entregadas en el mismo punto.
Multisitios
Duplicar la ficha por centro y luego consolidar: volúmenes agrupados para el franco, umbrales adaptados a cada consumo local.
Desafío 48h — aplique mañana
Tome 1 familia o 1 referencia real y escriba su expediente en 5 líneas (necesidad → pliego → ofertas TCO → decisión → seguimiento). Lance la 1ª línea esta semana.
- Sé encadenar necesidad, pliego, TCO y contrato en un caso real.
- Tengo una ficha de expediente repetible para mi próxima consulta.
- He hecho el desafío 48h o planificado su fecha.
Nadia vuelve a licitar sus embalajes: ¿qué encadenamiento respeta el método de la guía?