4.2Campos personalizados, indicadores y fórmulas
Lo esencial en 30 segundos
- Más allá de los campos estándar, Project permite crear campos personalizados (Texto, Número, Coste, Fecha, Marca…) que se renombran y que se alimentan con una fórmula.
- Los indicadores gráficos (semáforos) muestran un punto de color según el valor de un campo — verde/naranja/rojo según el avance, el retraso o el sobrecoste.
- Campo personalizado + fórmula + indicador = un panel interno a la planificación: el equivalente del formato condicional de una hoja de cálculo, pero dentro de Project.
Mini-caso hilado — Meriem enciende semáforos en su proyecto
Meriem, jefa de proyecto en una empresa de ingeniería y construcción (BTP) en Argel, prepara un comité de dirección. Leer columnas de cifras deja indiferente al comité: quiere que las tareas en riesgo salten a la vista. Crea entonces un campo personalizado «Desviación coste» de tipo Número, alimentado por una fórmula «Coste − [Coste de referencia]», y luego conecta un indicador gráfico a él: verde si la desviación es pequeña, naranja si se acentúa, rojo en caso de sobrecoste. Añade un campo Marca «Por validar» para señalar los entregables pendientes. De un vistazo, el comité detecta las tareas rojas. Anota el reflejo: renombrar claramente sus campos y empezar por fórmulas sencillas.
Caso autónomo de esta sección: reaparece en el curso, el esquema, el guion y el reto 48 h de la sección 4.2.
1. Los campos personalizados
Más allá de los campos estándar, Project permite crear campos personalizados para llevar información y cálculos propios. Se dispone de campos libres (Texto, Número, Coste, Fecha, Marca…) que se renombran claramente y que pueden alimentarse con una fórmula que combine otros campos. Ejemplo: un campo «Desviación coste» calculado a partir de la diferencia entre el coste actual y el coste de referencia.
2. Los indicadores gráficos
Lo más visual: los indicadores gráficos (semáforos) muestran un punto de color según el valor de un campo — verde / naranja / rojo según el avance, el retraso o el sobrecoste. Se conecta el indicador a un campo pertinente y se definen uno mismo los umbrales.
3. Un panel interno
Combinando campo personalizado + fórmula + indicador gráfico, Meriem construye verdaderos paneles internos a la planificación. Es el equivalente, en Project, del formato condicional de una hoja de cálculo: en lugar de leer cifras en bruto, el comité ve el estado de un vistazo y la vista va directa a las tareas rojas.
🔎 Ejemplo concreto — 🔎 Ejemplo concreto — La desviación de coste en semáforo
Legible en un segundo, como quiere Meriem:
Campo «Desviación coste» = Coste − [Coste de referencia].
Umbrales: verde (OK), naranja (a vigilar), rojo (sobrecoste).
-> la vista va directa a las tareas rojas.Lectura: el campo calcula la desviación, el indicador la traduce en un punto de color: el comité ya no lee números en bruto.
Lección: es el equivalente del formato condicional de una hoja de cálculo, aplicado a la planificación.
Vocabulario de la sección
- Campo personalizado
- Campo libre (Texto, Número, Coste, Fecha, Marca…) renombrable y alimentable con una fórmula.
Ejemplo sencillo: Meriem crea «Desviación coste» de tipo Número.
Lo que no es: una columna estándar, no renombrable.
Reflejo: llevar una información propia → un campo personalizado.
- Fórmula (campo)
- Expresión que combina otros campos y funciones para calcular automáticamente el valor de un campo.
Ejemplo sencillo: Meriem introduce Coste − [Coste de referencia].
Lo que no es: un valor copiado a mano en cada fila.
Reflejo: cálculo automático → una fórmula.
- Indicador gráfico
- Punto de color (semáforo) mostrado según el valor de un campo (verde/naranja/rojo).
Ejemplo sencillo: Meriem conecta un semáforo a la desviación de coste.
Lo que no es: un texto en bruto, sin color.
Reflejo: traducir un valor en punto de color → un indicador.
- Marca (Flag)
- Campo personalizado sí/no, útil para marcar tareas y filtrarlas.
Ejemplo sencillo: Meriem marca «Por validar» en los entregables pendientes.
Lo que no es: un campo de tipo Coste, que lleva un importe.
Reflejo: marcar y luego filtrar → una marca.
- Panel (en Project)
- Combinación de campos personalizados, fórmulas e indicadores que ofrece una lectura sintética del proyecto.
Ejemplo sencillo: Meriem presenta un panel con semáforos.
Lo que no es: un simple Gantt, sin indicadores.
Reflejo: lectura sintética → el panel interno.
En la práctica — En la práctica — Crear campos personalizados e indicadores
- Crea un campo personalizado (Proyecto > Campos personalizados): elige un tipo (p. ej. Número1) y luego renómbralo claramente, como Meriem.
- Añade una fórmula que lo calcule a partir de otros campos (p. ej. desviación de coste = Coste − [Coste de referencia]).
- Configura un indicador gráfico: define los umbrales y los colores (verde/naranja/rojo).
- Muestra el campo en la hoja y comprueba que los puntos reflejan el estado real (tareas en riesgo en rojo).
Guion paso a paso — semáforos como Meriem (5 min)
1) Abre Proyecto > Campos personalizados y crea un campo Número1 renombrado «Desviación coste». 2) En su fórmula, introduce Coste − [Coste de referencia]. 3) Conecta un indicador gráfico a este campo y define tres umbrales (verde, naranja, rojo). 4) Muestra el campo en la tabla Entrada. 5) Añade un campo Marca «Por validar» y marca algunos entregables pendientes. 6) Comprueba que los puntos corresponden al estado real de las tareas.
Empieza sencillo (una desviación, un SiInm): la sintaxis de las fórmulas es propia de Project, no idéntica a Excel.
Plantilla para copiar y pegar — mi ficha de indicadores
Campo perso : Numero «Desviacion coste» = Coste - [Coste de referencia]
Indicador : umbrales verde / naranja / rojo conectados a la desviacion
Marca : si/no «Por validar» para marcar entregables
Principio : campo + formula + indicador = panel interno
Regla : renombrar claramente ; sintaxis PROPIA de Project (no Excel).Una desviación cifrada
Meriem calcula un campo «Desviación coste» a partir del coste de referencia.
Un semáforo
Meriem conecta un indicador verde/naranja/rojo a la desviación de coste.
Una marca de seguimiento
Meriem marca «Por validar» los entregables pendientes para filtrarlos después.
Un panel
Meriem combina varios campos e indicadores para un comité legible en un segundo.
✓ Buenas prácticas
- Renombrar claramente tus campos personalizados.
- Empezar por fórmulas sencillas (una desviación, un SiInm).
- Conectar los semáforos a un campo pertinente, con umbrales.
✗ Errores frecuentes
- Esperar una sintaxis idéntica a Excel (es propia de Project).
- Multiplicar campos sin nombrarlos.
- Leer cifras en bruto en lugar de puntos de color para un comité.
Puntos clave
- Los campos personalizados (renombrables) llevan tu información y cálculos propios.
- Una fórmula calcula su valor a partir de otros campos.
- Los indicadores gráficos (semáforos) traducen un valor en punto de color.
- Campo + fórmula + indicador = paneles internos a la planificación.
Reto 48 h — aplícalo mañana
Como Meriem, crea un campo personalizado (p. ej. «Desviación coste») alimentado por una fórmula sencilla y luego conéctale un indicador gráfico de tres umbrales (verde/naranja/rojo). Añade una Marca para señalar tareas que filtrar y nombra cada campo claramente. Explica en una frase cómo este mini-panel hace resaltar las tareas en riesgo.
- Creo un campo personalizado y lo renombro claramente.
- Escribo una fórmula sencilla que combina otros campos.
- Conecto un indicador gráfico (semáforo) con umbrales.
Preguntas frecuentes
¿Se parecen las fórmulas de Project a las de Excel?
El espíritu es cercano (funciones, operadores), pero la sintaxis y las funciones son propias de Project y se referencian campos (Coste, Trabajo, [Coste de referencia]) en lugar de celdas. Hay funciones lógicas (SiInm, Cambiar), de fechas (DifFechasProy), de texto, etc. Si dominas Excel, pronto te sentirás cómodo; si no, empieza por cálculos sencillos.
¿Para qué sirven concretamente los indicadores gráficos (semáforos)?
Para hacer una tabla legible en un segundo. En vez de leer una desviación tarea por tarea, un punto verde/naranja/rojo señala el estado: verde = bajo control, naranja = a vigilar, rojo = problema. Se conectan a un campo pertinente (retraso, sobrecoste, % realizado frente a previsto) con umbrales que uno define. Para un comité, es el equivalente del formato condicional de una hoja de cálculo.
¿Qué permiten los campos personalizados asociados a indicadores gráficos?