Examen nivel 4 — Microsoft Project

Examen — preguntas inéditas

12 preguntas para validar el nivel 4 con Meriem, jefa de proyecto en una empresa de ingeniería y construcción (BTP) en Argel: tablas y vistas de análisis, campos personalizados e indicadores, valor ganado (EVM), informes y paneles, cronología y uso compartido.
Responde a todo y pulsa Corregir: aparecerán tu puntuación y las explicaciones.

4 · Recuerdo

1. ¿Qué hacen las agrupaciones en una planificación de Project?

Reorganizan las filas en categorías con encabezados y subtotales Ocultan todas las tareas que no responden a un criterio Suprimen definitivamente las tareas no pertinentes Acortan las duraciones de las tareas para equilibrar la planificación

Una agrupación no oculta nada: ordena las filas por categoría con subtotales, mientras que el filtro reduce lo que se ve.

4 · Aplicación

2. Meriem quiere «todas las tareas retrasadas, por responsable, por magnitud». ¿Qué combina?

Un simple cambio de tabla Coste, sin filtro ni ordenación Un filtro «retrasadas», una agrupación por responsable y una ordenación por retraso Una supresión de las tareas sin responsable y luego una exportación PDF Un indicador gráfico rojo, sin tocar las vistas del proyecto

Filtrar «tareas retrasadas», agrupar «por responsable» y luego ordenar por magnitud producen la vista de análisis específica.

4 · Arbitraje

3. La vista de Meriem parece «rota»: han desaparecido tareas. ¿Qué verifica primero?

Si un virus ha corrompido el archivo de proyecto Si los recursos han perdido sus tasas introducidas Si un filtro o una agrupación ha quedado activo en la vista Si el calendario del proyecto se ha sustituido por otro

Una vista incompleta viene muy a menudo de un filtro que quedó activo: se retira (Sin filtro) antes de concluir que hay un fallo.

4 · Recuerdo

4. ¿Qué es un campo personalizado en Project?

Una columna fija proporcionada por Microsoft e imposible de renombrar Un informe listo para usar de la pestaña Informe del proyecto Un recurso material añadido a la Hoja de recursos Un campo libre renombrable, alimentable con una fórmula

Los campos personalizados (Texto, Número, Coste, Marca…) se renombran y pueden calcularse con una fórmula a partir de otros campos.

4 · Aplicación

5. Meriem quiere que la vista detecte de un golpe los sobrecostes. ¿Qué crea?

Un indicador gráfico (semáforo) conectado a la desviación de coste Un vínculo de dependencia entre la tarea y el hito de fin Un calendario de recurso para el equipo de obra Una tarea de resumen que englobe todos los gastos del proyecto

Un indicador gráfico muestra un punto verde/naranja/rojo según el valor de un campo: la vista va directa a las tareas en riesgo.

4 · Recuerdo

6. ¿Qué representan PV, EV y AC en el valor ganado?

Tres colores de puntos usados por los semáforos El previsto, el ganado y el real: presupuesto previsto, trabajo realizado, coste gastado Tres tipos de recursos: trabajo, material y coste Tres niveles de calendario: proyecto, recurso y tarea

PV = valor planificado, EV = valor ganado (trabajo realizado), AC = coste real: los tres valores en la raíz del EVM.

4 · Aplicación

7. El CPI de Meriem vale 0,9 a mitad de camino. ¿Cómo lo interpreta?

Va adelantado respecto a la planificación y claramente por debajo del presupuesto El SPI es forzosamente superior a 1, así que todo va bien Obtiene 0,90 € de valor por euro gastado: sobrecoste probable El importe total del proyecto se ha dividido por dos

CPI = EV/AC inferior a 1: se gasta más que el valor producido; un 0,9 a mitad de camino anuncia un sobrecoste final si nada cambia.

4 · Arbitraje

8. Los indicadores EVM de Meriem están vacíos. ¿Qué requisito falta con más frecuencia?

Demasiados recursos de coste asignados al proyecto Un calendario de recurso demasiado restrictivo Un número impar de hitos en la planificación Una planificación de referencia (línea base) no guardada

Sin línea base guardada ni seguimiento del avance al día, no hay PV ni EV/AC: la referencia y el seguimiento son los requisitos del EVM.

4 · Recuerdo

9. ¿Qué se encuentra en la pestaña Informe de Project?

Informes dinámicos (Panel, Costes, Avance…) La Hoja de recursos y sus tasas horarias Los campos personalizados y sus fórmulas Los calendarios de proyecto y de recurso

La pestaña Informe ofrece páginas dinámicas que combinan gráficos, tablas e indicadores, actualizadas en tiempo real.

4 · Arbitraje

10. Meriem duda entre mantener el reporting en Project o exportar a Excel. ¿Qué retiene?

Hay que exportarlo todo sistemáticamente a Excel, nunca un informe de Project Quedarse en Project para el reporting corriente, exportar para el análisis a medida Enviar siempre el archivo .mpp en bruto a los destinatarios sin Project Un Gantt detallado conviene más que un panel para la dirección

Los informes integrados siguen al día y bastan para el reporting corriente; se exporta a Excel (tablas dinámicas) o Visio para el a medida.

4 · Recuerdo

11. ¿Qué es la Cronología (Timeline) en Project?

Un informe exportado únicamente a Visio para los diagramas Una tabla que lista los recursos y sus tarifas horarias Una línea temporal depurada que presenta fases, hitos y tareas principales Un filtro que lista únicamente las tareas críticas del proyecto

La Cronología es la línea de síntesis «de una página» (fases, hitos, tareas principales), ideal para comunicar a la dirección.

4 · Aplicación

12. Meriem quiere compartir la planificación con un socio que no tiene Project. ¿Qué hace?

Le envía el archivo .mpp en bruto tal cual Le imprime el Gantt completo sin ajustar el diseño de página Lo abandona: el uso compartido es imposible sin Microsoft Project Lo exporta a PDF (o copia la Cronología para una presentación)

La exportación PDF es universal; la Cronología se copia en PowerPoint para una presentación. Se evita enviar el .mpp en bruto sin Project.

¿Y ahora qué?

Puntuación ≥ 80 %: pasa al Nivel 5 — multiproyecto, colaboración y automatización con Meriem.
Puntuación entre 50 % y 80 %: retoma la o las secciones falladas (4.1 tablas/filtros, 4.2 campos personalizados, 4.3 valor ganado, 4.4 informes, 4.5 cronología), relee el curso y vuelve a hacer el test.
Puntuación < 50 %: relee todo el nivel 4 aplicando cada reto 48 h (construir una vista de análisis, encender semáforos, leer el valor ganado, producir un reporting, adaptar la cronología) antes de volver a intentarlo.
¿Y después? Conserva tus vistas de análisis, tus indicadores, tu lectura EVM, tus informes y tu cronología: el nivel 5 los pone al servicio del multiproyecto, la colaboración y la automatización.