5.1KPI compras y logística
Lo esencial en 30 segundos
- Pocos pero sostenidos : 5 a 10 indicadores seguidos cada mes valen más que páginas ignoradas.
- En pares antagónicos : servicio con stock, ahorros con OTIF, coste con plazo — si no, efecto perverso garantizado.
- Definido y con responsable : cada KPI tiene una definición fija, un responsable y dispara decisiones.
Mini-caso hilado — Nadia, compradora pyme agroalimentaria en Argel
Nadia gestiona las compras de una pyme agroalimentaria en Argel que importa embalajes e ingredientes. Entre roturas en una referencia y sobrestocks en otra, pilota a ciegas. Esta sección cuenta cómo elige cinco indicadores en pares, fija la definición del OTIF con sus proveedores e instala un ritual mensual de una página.
Este mismo caso vuelve en el curso, el esquema, el script y el desafío 48h — y continúa en 5.2, 5.3, 5.4 y 5.5.
1. El pack de indicadores que cuenta
Servicio/plazos: OTD (a tiempo) y sobre todo OTIF (a tiempo Y completo) — en ambos sentidos: OTIF de sus proveedores (revisiones 2.5) y el suyo hacia sus clientes; tasa de servicio (demanda servida sin rotura, compañera de la rotación 3.4).
Stocks: rotación/cobertura, IRA (fiabilidad 3.5), valor y parte de dormidos. Compras: ahorros (metodología prudente), plazo de tratamiento DA→BC, parte bajo contrato, concentración de proveedores. Logística: coste transporte/CA o /unidad, coste preparación/pedido, tasa de error de picking, litigios de transporte.
Regla de oro: 5 a 10 indicadores vistos cada mes valen más que 40 páginas ignoradas — cada uno con responsable y decisiones.
2. Pares antagónicos y definiciones blindadas
Los KPI van en pares antagónicos: servicio Y stock, coste transporte Y plazo, ahorros Y OTIF/calidad (TCO). Aislar un indicador garantiza efectos perversos — el cementerio de las optimizaciones locales.
Cada indicador se define con precisión de una vez por todas: ¿OTIF = a tiempo según fecha confirmada o solicitada? ¿tolerancia? ¿completo por línea o pedido? Sin definición fija, cada reunión se pierde en perímetro y las tendencias mienten.
El cuadro de mando cabe en una página: valor del mes, tendencia 3-12 meses, objetivo, comentario de desviación — herramienta de decisión, no informe decorativo.
3. Herramientas y ahorros sin autoengaño
Sus datos P2P y stocks (si 1.5 sostenido) se explotan primero en hoja de cálculo; Excel y Power BI (guías del sitio) transforman el bruto en visual.
Los ahorros son el KPI más manipulable: referencia honesta (precio realmente pagado antes o media de ofertas para nuevo), volúmenes reales comprados después, perímetro TCO (MOQ, plazos, calidad deducidos), sin doble conteo ni ahorro perpetuo.
Un ritual de 30 minutos al mes: cada desviación tiene explicación y acción; un indicador que nunca dispara nada sale del cuadro.
🔎 Ejemplo concreto — El pack de inicio con 5 indicadores
Una pyme arranca con: tasa de servicio cliente, cobertura global en semanas, OTIF de 5 proveedores clave, coste transporte/CA, IRA. Seguidos 12 meses con objetivos.
Lectura: el dúo servicio/stock evita el progreso ficticio (mejorar uno sacrificando el otro).
Lección: definir OTIF con precisión y medir el error evita debates estériles y dispara planes de progreso.
Vocabulario de la sección
- OTIF
- On Time In Full: % de entregas a tiempo Y completas; se mide en ambos sentidos (sus proveedores hacia usted, usted hacia sus clientes) — definición a fijar con precisión.
Ejemplo sencillo: Nadia mide el OTIF de sus dos proveedores de embalajes a fecha confirmada, tolerancia convenida, línea completa.
Lo que no es: contar «más o menos a tiempo» sin regla escrita, distinto cada mes.
Reflejo: ¿mi definición del OTIF cabe en una frase, sin debate posible?
- Tasa de servicio
- Parte de la demanda servida sin rotura; se lee SIEMPRE en pareja con la rotación/cobertura de stock — uno sin otro miente.
Ejemplo sencillo: Nadia lee la tasa de servicio cliente con la cobertura en semanas: servir bien sin inflar el stock.
Lo que no es: anunciar un buen servicio logrado sobrestockeando todo, sin mirar la cobertura.
Reflejo: ¿cuál es la segunda cifra que impide que esta mienta?
- Ahorros (savings)
- Ahorros en compras realizados, medidos según metodología explícita (referencia de comparación, perímetro, validación) — si no, cifra de comunicación, no de gestión.
Ejemplo sencillo: Nadia calcula la diferencia sobre volúmenes realmente comprados, referencia precio pagado antes, validado con contabilidad.
Lo que no es: valorizar un descuento sobre volúmenes imaginarios nunca pedidos.
Reflejo: ¿mi referencia, mi perímetro y mi validador están escritos?
- Coste logístico / CA
- Costes de transporte (y preparación) sobre cifra de negocios o por unidad: el ratio que hace comparables los costes logísticos en el tiempo.
Ejemplo sencillo: Nadia sigue el coste transporte sobre cifra de negocios cada mes para ver la deriva.
Lo que no es: comparar facturas de transporte brutas de un mes a otro sin relación con la actividad.
Reflejo: ¿mi ratio permite comparar este mes con el mismo mes anterior?
- Cuadro de mando
- Una página mensual: 5-10 indicadores con valor, tendencia, objetivo, comentario de desviación — cada indicador tiene responsable y dispara decisiones.
Ejemplo sencillo: Nadia lleva una página: valor, tendencia 12 meses, objetivo, comentario — un nombre por línea.
Lo que no es: un archivador de 40 páginas que nadie abre antes de la reunión.
Reflejo: ¿cada línea tiene responsable y decisión posible?
En la práctica — Construir su cuadro de mando compras y supply chain
- Elija 5 a 8 indicadores en PARES antagónicos: tasa de servicio + cobertura; OTIF proveedores + ahorros; coste transporte/CA + plazo; IRA.
- Defina cada uno por escrito (fórmula exacta, fuente, tolerancia, perímetro) — la definición no cambiará más.
- Monte la página mensual (hoja: valor, tendencia 12 meses, objetivo, comentario) y asigne un responsable por indicador.
- Instituya el ritual: 30 min al mes — cada desviación tiene explicación y acción; un KPI inútil sale.
Script listo para decir — instalar el ritual mensual (1 min)
«Cada mes, 30 minutos, una página: valor, tendencia, objetivo, desviación. Cada uno presenta su indicador: qué ha cambiado, por qué, y la acción decidida. Una cifra sin acción sale el mes siguiente. Empezamos por el OTIF proveedores y la cobertura.»
Para decir en reunión mensual, luego anotar responsable y acción por cada desviación.
Modelo copiar-pegar — ficha KPI una página
INDICADOR : _______________
DEFINICIÓN (fórmula + fuente + tolerancia) : _______________
RESPONSABLE : _______________
OBJETIVO : _______________
VALOR DEL MES : _______________ / TENDENCIA 12 MESES : _______________
DESVIACIÓN Y CAUSA : _______________
ACCIÓN DECIDIDA (quién + cuándo) : _______________TPE / presupuesto reducido
Hoja simple: 5 líneas, 4 columnas (valor, tendencia, objetivo, comentario). Nadia la actualiza ella misma en 30 minutos cada mes.
Pyme Argelia
OTIF seguido a fecha confirmada con tolerancia convenida, útil cuando plazos de importación y transporte varían: comparar con regla constante.
Importación agroalimentaria
Añadir cobertura en semanas por familia sensible (rotura = parada de producción) junto a la tasa de servicio.
Proveedores clave
OTIF de los 5 proveedores principales mostrado y compartido en revisión: base factual del plan de progreso.
✓ Buenas prácticas
- Fije la definición de OTIF con ejemplo cifrado: evite renegociaciones de perímetro cada mes.
- Muestre la tendencia a 12 meses más que el valor aislado: la dirección importa más que el punto.
- Valide los ahorros con finanzas: credibilidad ganada duraderamente.
✗ Errores frecuentes
- Multiplicar KPI: 40 indicadores matan la atención — 5 sostenidos superan a 30 ignorados.
- Referencia de ahorros fantasiosa (presupuesto inflado): premia la inflación de ofertas iniciales.
- OTIF medido sin tolerancia clara: cada uno lo calcula a su manera y las comparaciones mienten.
Puntos clave
- Pocos indicadores pero SOSTENIDOS: 5-10 mensuales en tendencia, responsable y decisiones.
- KPI en PARES antagónicos: aislar garantiza efectos perversos.
- OTIF en ambos sentidos: proveedores hacia usted y usted hacia sus clientes.
- Definir con precisión de una vez por todas; equipar con Excel/Power BI.
Desafío 48h — aplique mañana
Escriba la definición de su OTIF en una frase (fecha de referencia, tolerancia, completo a qué nivel) y elija sus 5 indicadores en pares según el modelo anterior. Muestre la frase a un colega: ¿la entiende sin preguntas?
- Puedo citar 3 pares antagónicos sin dudar.
- Mi definición del OTIF cabe en una frase.
- Mi página de 5 indicadores está lista para el próximo mes.
Preguntas frecuentes
¿Qué cinco KPI si parte de cero?
Tasa de servicio (u OTIF cliente), cobertura global (semanas), OTIF proveedores clave, coste transporte/CA (o /unidad), IRA. Cubren servicio, dinero y fiabilidad de datos — calculables simplemente — luego añada ahorros con metodología limpia y otros según madurez.
¿Cómo medir ahorros sin hacer trampa?
Referencia honesta (precio pagado antes o media de ofertas), volúmenes reales después × (antiguo−nuevo), perímetro TCO (MOQ/plazos/calidad deducidos), sin doble conteo ni ahorro perpetuo, validación financiera. El ahorro sobre volumen imaginario nunca se realizará.
¿Por qué los KPI deben ir en pares antagónicos?