0.4Vocabulario clave: RFQ, BL, BC, plazo de entrega y OTIF
Lo esencial en 30 segundos
- Ciclo documental: RFQ (precio), BC/PO (pedido contractual), BL (entrega) y factura (conciliación a tres vías).
- Plazo de entrega real: el plazo total pedido → disponibilidad, con aduana y recepción — no el plazo de catálogo.
- Fiabilidad medida: OTD (a tiempo) y OTIF (a tiempo y completo) resumen a un proveedor en una cifra.
Mini-caso hilado — Nadia descifra sus papeles
Nadia recupera una compra reciente: una RFQ enviada rápido, un pedido sin plazo escrito, un albarán difuso y una factura que no cuadra ni con uno ni con otro. El proveedor anunciaba dos semanas, la PYME recibió en cinco. Nadia comprende que sin vocabulario preciso — plazo de entrega, MOQ, OTIF — no puede ni pedir justo ni reclamar.
Último episodio del caso 0.1-0.3 — Nadia pone palabras exactas a sus documentos.
1. Documentos del ciclo de compras
La RFQ (Solicitud de Cotización) solicita un precio cuantificado. El RFI (Solicitud de Información) sondea capacidades sin precio. El RFP (Solicitud de Propuesta) solicita una propuesta completa (solución + precio) para una necesidad compleja.
La orden de compra (BC / PO) es el documento contractual: referencias, cantidades, precios, plazos, condiciones... vincula a las partes. El albarán de entrega (BL) acompaña la mercancía y enumera lo que realmente se entrega: soporte para registrar la recepción.
La factura cierra el ciclo: debe corresponder al BC (pedido) y al BL (recibido). Esta triple conciliación se detallará en el nivel 1.
2. Plazos, cantidades y referencias
El lead time es el tiempo total entre el pedido y la disponibilidad en tu ubicación: preparación del proveedor + transporte + aduana + recepción. Es él quien dimensiona tus stocks, no el plazo de entrega del catálogo.
La MOQ (cantidad mínima de pedido) es la cantidad mínima impuesta. Un MOQ elevado obliga a almacenar: se negocia como el precio. El envío gratuito indica que el transporte está incluido más allá de un umbral (“gratis hasta 500 €”).
La referencia / SKU (Unidad de Mantenimiento de Stock) es el identificador único de un artículo en su variación precisa (modelo, talla, color). Sin referencias limpias y sin duplicados, no es posible una gestión seria del stock.
3. Medir la confiabilidad: OTD y OTIF
OTD (Entrega a tiempo) mide la puntualidad. OTIF (On Time In Full) es más exigente: puntual y en su totalidad. El OTIF de un proveedor es el mejor resumen de su confiabilidad.
Estas tarifas se miden en ambas direcciones: la confiabilidad de sus proveedores hacia usted y la suya hacia sus clientes. Estructurarán la gestión vista en los niveles 2 y 5.
No te dejes impresionar por las siglas: detrás de cada una, una idea sencilla. Conocerlos significa saber leer tus herramientas (ERP) y hablar con socios internacionales sin ambigüedades.
🔎 Ejemplo concreto — Leer un retraso correctamente
Un proveedor anuncia "2 semanas". En realidad, el plazo total de entrega asciende a 5 semanas: 3 días de administración interna, 14 días de proveedor, 10 días de transporte, 4 días de aduana y 2 días de recepción/control.
Lección: mide tu lead time real (demanda interna → disponibilidad) y su variabilidad, no el lead time del catálogo.
Acción: es este tiempo de entrega real el que dimensiona el punto de pedido y el stock de seguridad.
Vocabulario de la sección
- RFQ / RFI / RFP
- RFQ: solicitud de precio cuantificado. RFI: solicitud de información. RFP: solicitud de propuesta completa (solución + precio).
Ejemplo sencillo: Nadia envía una RFQ cifrada para 10 000 cartones entregados en Argel.
Lo que no es: pedir por teléfono sin escrito ni precio confirmado.
Reflejo: toda consulta escrita con cantidades, plazo y lugar de entrega.
- Orden de compra (BC/PO)
- Documento contractual en el que formalmente se ordena (referencias, cantidades, precios, plazos, condiciones); la pieza que encaja.
Ejemplo sencillo: Nadia emite un BC con precio, plazo confirmado y franco precisados.
Lo que no es: un e-mail difuso «envíennos rápido cartones» sin referencia ni precio.
Reflejo: ningún pedido sin BC escrito y confirmado.
- Albarán de entrega (BL)
- Documento que acompaña a la mercancía y enumera lo que se entrega; soporte para recibir señalamientos.
Ejemplo sencillo: Nadia cuenta las paletas recibidas línea por línea frente al BL del transportista.
Lo que no es: firmar el BL sin contar fiándose del conductor con prisa.
Reflejo: contar antes de firmar, diferencia anotada en el BL.
- plazo de entrega
- Tiempo total entre pedido y disponibilidad (preparación + transporte + aduana + recepción); existencias de tamaños.
Ejemplo sencillo: Nadia mide 5 semanas reales: 3 días internos + 14 días proveedor + transporte + aduana + recepción.
Lo que no es: calcular sus stocks sobre las «2 semanas» anunciadas solo por el proveedor.
Reflejo: medir y anotar sus plazos de entrega reales constatados.
- Cantidad mínima de pedido
- Cantidad Mínima de Pedido: cantidad mínima impuesta por el proveedor; obliga a tener un exceso de existencias tan alto y se está negociando.
Ejemplo sencillo: Nadia negocia el MOQ de 5 000 a 2 000 cartones para no bloquear su tesorería.
Lo que no es: dejar que el MOQ dicte el pedido sin discutirlo nunca.
Reflejo: renegociar todo MOQ que le obligue a sobrestocar.
En la práctica — Apropiarte del vocabulario en tus propios documentos.
- Encuentre una compra reciente e identifique sus documentos: ¿había una factura de RFQ, BC, BL?
- Para 3 artículos normales, mida el plazo de entrega real observado (pedido → recepción), no el plazo prometido.
- Identifique los umbrales de MOQ y envío gratuito de sus principales proveedores: ¿cuáles le obligan a pedir demasiado?
- Comprueba que tus artículos tengan referencias únicas y estables (sin duplicados bajo dos nombres).
Guion listo para decir — blindar precio y plazo por escrito
«Gracias por confirmarme por escrito el precio, la cantidad, el plazo y el franco. Sin confirmación escrita, no puedo comprometer el pedido.»
Para decir a todo proveedor antes de pedir: un pedido no confirmado no compromete a nadie.
Modelo copiar-pegar — ficha vocabulario sobre compra real
COMPRA : _______________ | PROVEEDOR : _______________
RFQ / BC / BL / FACTURA (¿marcados?) : ___ / ___ / ___ / ___
PLAZO PROMETIDO / REAL : _______________ / _______________
MOQ + FRANCO : _______________
REFERENCIA ÚNICA (SKU) : _______________
OTIF CONSTATADO : _______________TPE / presupuesto pequeño
Basta un archivador: una funda por compra con RFQ, BC, BL y factura grapados juntos para la conciliación.
PYME Argelia
Añada en cada BC: precio en dinares, plazo hasta Argel con despacho incluido, y umbral de franco — fin de las «2 semanas» que se convierten en 5.
Importación regular
Siga el plazo por segmento (proveedor, transporte, aduana, recepción) para saber dónde actuar cuando se tuerza.
Referencias en desorden
Limpie los duplicados: un código único por variante (talla, color), referencia antigua tachada y sustituida en todas partes.
✓ Buenas prácticas
- Utilice palabras francesas internamente, acrónimos internacionalmente: ser comprendido es mejor que parecer un experto.
- Exija siempre una confirmación del pedido por escrito con precio y plazo: un pedido no confirmado no vincula a nadie.
- Mida y anote sus plazos de entrega reales: este es el dato más rentable en la gestión de inventarios.
✗ Errores frecuentes
- Creer que el plazo anunciado cubre todo el plazo de entrega: a menudo sólo cubre un segmento.
- Dejar que las MOQ dicten sus cantidades sin negociarlas: esto es efectivo inmovilizado por defecto.
- Tener referencias duplicadas (mismo producto bajo dos códigos): la gestión se vuelve inmanejable.
Puntos clave
- Ciclo documental: RFQ → BC/PO (contractual) → BL (recuento) → factura (conciliación).
- Plazo de entrega total = plazo de entrega real que determina el tamaño de las existencias; Cantidad mínima de pedido y cantidades gratuitas.
- SKU: una referencia única y estable por variación precisa.
- OTD/OTIF: el mejor resumen de la confiabilidad de los proveedores, a medir en ambas direcciones.
Reto 48h — aplica mañana
Saque 1 compra reciente y mida su plazo de entrega real (pedido → recepción) con la ficha anterior. ¿Diferencia con el plazo prometido? Anótelo y ajuste su próximo punto de pedido.
- Puedo definir RFQ, BC, BL, plazo de entrega, MOQ y OTIF sin dudar.
- He vinculado cada término a un documento real de nuestra empresa.
- He medido un plazo real y detectado un MOQ que renegociar.
Preguntas frecuentes
¿Por qué tantas siglas y anglicismos?
Porque la cadena de suministro es internacional y el software (ERP) habla inglés: PO, SKU, MOQ, OTIF se entienden en todas partes. El vocabulario es estable y limitado (una treintena de términos cubren el 95% de las situaciones). Internamente, utilice el francés; A nivel internacional, las siglas evitan la ambigüedad.
El proveedor anuncia 2 semanas pero lo recibo a las 5: ¿quién tiene razón?
Nadie miente, cada uno habla de un segmento diferente. El plazo de entrega del proveedor es sólo una parte del plazo de entrega total (administrativo + preparación + transporte + aduana + recepción). Mida el tiempo de entrega real de un extremo a otro y su variabilidad: esto es lo que debe utilizar en sus cálculos de reabastecimiento.
¿Qué verifica la conciliación entre BC, BL y la factura?