5.3Données RH, RGPD & confidentialité
L'essentiel en 30 secondes
- Données sensibles : santé, sanctions, salaires — base légale, minimisation (rien « au cas où »), durées limitées.
- Droits servis : notice claire, accès et rectification dans le délai applicable — un salarié qui demande teste le système.
- Sécurité + registre : rôles d'accès, journalisation, registre à jour, DPO si requis — un export sur clé USB = une fuite.
Mini-cas filé — Amira tient son registre
Amira découvre un vivier de CV conservé depuis des années sans accords, des dossiers salariés accessibles à tous et aucun registre des traitements. Cette section raconte comment elle inventorie chaque traitement (finalité, base, données, durées, destinataires, sécurité), restreint les accès, purge le vivier et fait valider l'ensemble par son DPO et son juriste au regard de la loi 18-07 à vérifier.
Suite du cas 5.1-5.2 — Amira sécurise les données après attractivité et équité.
1. Les données RH sont sensibles par nature
Santé, sanctions, salaires, opinions syndicales : le SIRH concentre du sensible. Réflexes : base légale (contrat, obligation, intérêt légitime), minimisation (pas de données « au cas où »), durées (conservation limitée puis archivage ou suppression) — à vérifier avant chaque fichier.
Amira supprime trois colonnes « au cas où » de son suivi des absences et écrit la finalité de chaque traitement : chaque ligne se défend.
2. Droits des salariés : les servir
Information (notice claire : quoi, pourquoi, combien de temps), accès et rectification (répondre dans le délai applicable), opposition (selon les traitements). Un salarié qui demande son dossier teste le système : bien répondre fidélise.
Amira affiche une notice lisible et traite chaque demande d'accès comme prioritaire : le demandeur devient ambassadeur au lieu de plaignant.
3. Sécurité : verrous et registre
Rôles (qui voit les salaires ?), journalisation (qui a accédé ?), registre des traitements (tenu à jour), DPO (désigné si requis), violation (procédure : contenir, notifier si requis). Référence citée en V2 (CNIL) : transposez au droit local — principes proches presque partout.
Amira restreint les salaires à deux rôles, active les journaux d'accès et tient son registre : présentable à tout contrôle, écarts soldés.
🔎 Exemple concret — Registre qui tient un contrôle
Une ligne par traitement, chacune défendable.
Situation : par traitement : finalité, base, données, durées, destinataires, sécurité ; paie adossée au contrat avec prestataire encadré ; recrutement sur intérêt légitime avec vivier purgé sans accord.
Leçon : registre présenté, écarts soldés : chaque ligne se défend.
Vocabulaire de la section
- Donnée personnelle
- Info identifiée ou identifiable (identité, salaire, santé…).
Exemple simple : Amira classe salaires et arrêts maladie en sensible.
Ce que ce n'est pas : une statistique anonyme non rattachable.
Réflexe : ce fichier identifie-t-il quelqu'un ?
- Minimisation
- Ne collecter que le strict nécessaire pour une finalité précise.
Exemple simple : Amira supprime les colonnes « au cas où ».
Ce que ce n'est pas : tout garder « on ne sait jamais ».
Réflexe : cette donnée sert-elle la finalité écrite ?
- Droits des personnes
- Information, accès, rectification, opposition selon les cas.
Exemple simple : Amira sert chaque demande dans le délai applicable.
Ce que ce n'est pas : refuser ou faire traîner une demande d'accès.
Réflexe : ma notice dit-elle quoi, pourquoi, combien ?
- Registre des traitements
- Inventaire tenu à jour : finalité, base, données, durées, sécurité.
Exemple simple : Amira présente son registre à tout contrôle.
Ce que ce n'est pas : des fichiers créés sans trace ni responsable.
Réflexe : chaque traitement a-t-il sa ligne ?
- Confidentialité
- Accès limité aux seuls besoins (rôles, journaux, sécurité).
Exemple simple : Amira restreint les salaires à deux rôles tracés.
Ce que ce n'est pas : le dossier salarié ouvert à toute l'entreprise.
Réflexe : qui a accédé aux salaires ce mois-ci ?
En pratique — Gérer les données RH en conformité
- Ne collectez que les données nécessaires (minimisation), pour des finalités précises et légitimes, et informez les personnes.
- Limitez l'accès aux données (un dossier salarié n'est pas consultable par tous) et sécurisez-les (notamment dans le SIRH).
- Définissez des durées de conservation par type de document (validées localement) et archivez ou supprimez au-delà.
- Respectez les droits des personnes (accès, rectification), vérifiez la conformité des outils et adaptez au droit local avec DPO ou juriste.
Script prêt à dire — cadrer un nouveau fichier avec le DPO (1 min)
« Avant de créer ce suivi : quelle base légale, quelles données strictement nécessaires, quelle durée, qui y accède ? J'écris la notice et la ligne de registre, et vous me confirmez le tout au regard des règles applicables avant ouverture. »
À dire au DPO ou juriste ; ne pas ouvrir le fichier avant validation écrite.
Modèle copier-coller — ligne de registre
TRAITEMENT : _______________
FINALITÉ + BASE LÉGALE : _______________
DONNÉES (minimales) : _______________
DURÉES (validées localement) : _______________
DESTINATAIRES + RÔLES : _______________
SÉCURITÉ + VALIDÉ PAR (DPO/juriste, date) : _______________Nouveau fichier RH
Amira applique le réflexe en quatre questions (quoi, pourquoi, combien de temps, qui) avant chaque création — jamais après.
Demande d'accès salarié
Accuser réception, extraire complet, répondre dans le délai applicable : le demandeur teste le système — le servir, pas le fuir.
Vivier de candidatures
Sans accord explicite : purger à l'échéance convenue localement. Avec accord : tracer et purger à son terme.
Prestataire paie / SIRH
Encadrer contractuellement (destinataires, sécurité, durées) et faire valider par DPO ou juriste avant migration.
✓ Bonnes pratiques
- Minimisez : rien « au cas où ».
- Informez et servez les droits dans le délai applicable.
- Verrouillez : rôles + registre à jour.
✗ Pièges fréquents
- Tout garder « au cas où ».
- Tous accès à tout.
- Le vivier éternel sans accord.
Points clés à retenir
- La RH manipule des données sensibles, encadrées (en Europe par le RGPD).
- Principes : minimisation, finalité, information, sécurité, conservation maîtrisée.
- Confidentialité des dossiers et conformité des outils (SIRH, recrutement, IA).
- Manquement = exposition à sanctions ; chaque pays a ses propres règles.
Défi 48h — appliquez demain
Inventoriez 3 traitements sur le modèle ci-dessus (finalité, base, durées, rôles), purgez 1 vivier périmé sans accord et envoyez le tout à votre DPO ou juriste pour validation. Notez les écarts.
- Je sais justifier un fichier (base, finalité, durée, rôles).
- Je sais servir une demande d'accès sans fuir.
- Mes 3 lignes de registre sont envoyées pour validation.
Questions fréquentes
Le RGPD concerne-t-il vraiment la RH au quotidien ?
Oui : la RH traite parmi les données les plus sensibles (candidatures, contrats, rémunérations, arrêts maladie…). Au quotidien : finalités écrites, minimisation, accès limités, SIRH sécurisé, notices, demandes d'accès servies. En Europe c'est le RGPD ; ailleurs, d'autres réglementations s'appliquent — à identifier localement avec DPO ou juriste. Conformité ET respect des personnes.
Peut-on utiliser une IA pour trier les candidatures ?
Possible mais sous vigilance : données personnelles (finalité, information, sécurité, durées, droits), biais discriminatoires possibles, décisions difficiles à expliquer. Règles : contrôle humain (l'IA propose, l'humain décide), audit des biais, transparence, conformité de l'outil — voir aussi 5.5.
Amira crée un suivi des absences. Bon réflexe ?