يعد إنشاء الأشكال والقوالب المخصصة الخاصة بك استخدامًا متقدمًا، وهو ليس ضروريًا بالنسبة لمعظم الناس، ولكنه مفيد للغاية لتلبية احتياجات محددة وخاصة لتوحيد الرسوم التخطيطية للمؤسسة - إليك متى ولماذا. هل هذا ضروري لمعظم المستخدمين؟ لا. يوفر Visio آلاف الأشكال والعديد من القوالب القياسية والقوالب التي تغطي الغالبية العظمى من الاحتياجات. بالنسبة للاستخدام الشائع (إنشاء مخططات انسيابية، ومخططات انسيابية، ورسوم تخطيطية للشبكة، وما إلى ذلك باستخدام الأشكال الموجودة)، لا تحتاج إلى إنشاء أشكال/قوالب خاصة بك. استخدم ما هو متاح. عندما يصبح إنشاء أشكال مخصصة مفيدًا: (1) عندما لا يكون الشكل موجودًا. فأنت بحاجة إلى رمز خاص بمجالك/شركتك لا يوفره Visio (رمز صناعة معين، معدات خاصة، شكل خاص). يتيح لك إنشاء شكل مخصص الحصول على الرمز الذي تريده بالضبط. (2) عندما تريد تعديل شكل (تعديل شكل موجود حسب احتياجاتك). (3) حالات لمرة واحدة من الاحتياجات المحددة. في هذه الحالات، يكون إنشاء/تعديل الشكل مفيدًا، ولكنه يظل عرضيًا. عندما يصبح إنشاء النماذج/النماذج أمرًا مجزيًا حقًا - توحيد الأعمال: (1) هذا هو الاهتمام الرئيسي. تستفيد المؤسسة التي تنتج الكثير من الرسوم البيانية من توحيدها: نفس الرموز، ونفس الألوان (ميثاق العلامة التجارية)، ونفس التخطيطات، ونفس الاتفاقيات. للقيام بذلك، نقوم بإنشاء: (أ) نموذج الشركة - مكتبة تحتوي على الأشكال/الرموز القياسية للمؤسسة (بالألوان المناسبة، مع رموز الأعمال المناسبة)؛ (ب) قوالب الشركة - نقاط البداية التي تم تكوينها مسبقًا (قوالب جيدة، تخطيط، قالب عنوان الشعار، سمة الميثاق) لأنواع المخططات التنظيمية. يستخدم جميع الموظفين هذه القوالب/النماذج القياسية. (2) فوائد المنظمة: (أ) التماسك — جميع الرسوم البيانية للمؤسسة لها نفس الشكل، ونفس الرموز، ونفس الميثاق (صورة احترافية وموحدة، مقابل الرسوم البيانية غير المتجانسة اعتمادًا على من يصنعها)؛ (ب) الامتثال للميثاق — يتم احترام الألوان والشعارات وأنماط العلامة التجارية (المصداقية والهوية)؛ (ج) توفير الوقت — يبدأ الجميع من قاعدة قياسية (نموذج تم تكوينه مسبقًا) بدلاً من إعادة تكوين كل شيء؛ النماذج الصحيحة موجودة في قالب الشركة؛ (د) الجودة والاحترافية — تتم إعادة استخدام المعايير المثبتة، وتكون الرسوم البيانية ذات جودة أفضل؛ (هـ) الأحرف الكبيرة — تتم كتابة معايير المنظمة (الرموز والميثاق والاتفاقيات) بأحرف كبيرة في مكتبة قابلة لإعادة الاستخدام، وهي أصل مشترك. (3) تعتبر مكتبة الأشكال/الاستنسل/النماذج الخاصة بالمؤسسة استثمارًا مفيدًا لمؤسسة تنتج الرسوم البيانية بانتظام - فهي تضمن الاتساق والامتثال وتوفير الوقت والجودة. من يقوم بإنشاء هذه القوالب/النماذج؟ من الناحية العملية، غالبًا ما يكون المرجع (شخص أو فريق صغير يتقن Visio) هو الذي يقوم بإنشاء قوالب/نماذج الأعمال لجميع الموظفين. يستخدمونها (دون الحاجة إلى إنشائها). تعتبر هذه المركزية فعالة: يقوم عدد قليل من الخبراء بإنشاء المعايير، ويستفيد الجميع (مثل القوالب/النماذج في الأدوات الأخرى). كيفية تحديد ما يجب عليك فعله: (1) المستخدم العادي: استخدم الأشكال/الاستنسل/القوالب الموجودة (وهي كافية)؛ إنشاء شكل مخصص فقط لحاجة محددة لمرة واحدة. لا حاجة لإنشاء القوالب. (2) مرجع Visio / المسؤول عن معايير المؤسسة: يعد إنشاء قوالب ونماذج الشركة أمرًا مجزيًا للغاية - حيث يمكنك توحيد الرسوم البيانية للمؤسسة (الاتساق والميثاق وتوفير الوقت للجميع). هذا استثمار عالي الرافعة المالية. (3) تحتاج إلى رموز محددة (نطاق خاص): أنشئ الأشكال المخصصة الضرورية. الاعتبارات: (1) يعد إنشاء الأشكال/قوالب الاستنسل أكثر اكتمالاً في سطح المكتب Visio. (2) إنه استخدام متقدم (يتطلب إتقان أدوات الإنشاء) - ومن هنا جاءت المركزية المتكررة (مرجع). (3) يتم استهلاك جهد الإنشاء عن طريق إعادة الاستخدام (يتم استخدام الشكل/القالب الذي تم إنشاؤه مرة واحدة عدة مرات). باختصار: إنشاء الأشكال والقوالب المخصصة الخاصة بك ليس ضروريًا لمعظم المستخدمين (الأشكال/القوالب/القوالب الموجودة تغطي معظم الاحتياجات). يعد إنشاء أشكال مخصصة مفيدًا للاحتياجات المحددة (الرموز الخاصة بمجالك/أعمالك غير موجودة في Visio). الاهتمام الرئيسي والأكثر فائدة هو توحيد الشركات: إنشاء قوالب ونماذج خاصة بالشركة (رموز/أشكال في ألوان العلامة التجارية، والتخطيطات، وكتل العناوين، والموضوعات القياسية) التي يستخدمها الجميع - مما يضمن الاتساق، والامتثال للميثاق، وتوفير الوقت والجودة، والاستفادة من معايير المنظمة (أحد الأصول). غالبًا ما يتم إنشاء هذه القوالب/النماذج عن طريق مرجع للمؤسسة بأكملها (مركزية فعالة). بالنسبة لك: استخدم الموجود إذا كنت مستخدمًا حاليًا؛ إنشاء أشكال مخصصة لاحتياجات محددة؛ وإذا كنت مرجعًا أو مسؤولاً عن معايير المنظمة، فقم بإنشاء قوالب/نماذج أعمال (استخدام الخبراء عالي التأثير). يعد هذا تتويجًا لإتقان Visio: تشكيل بيئة الرسم التخطيطي الخاصة بك وتوحيد الرسوم التخطيطية للمؤسسة - وهو استخدام مفيد لمرجع أو مؤسسة مهتمة بالاتساق والكفاءة المهنية.