4.3OneDrive, SharePoint, Teams (admin)
L'essentiel en 30 secondes
- OneDrive = espace personnel ; SharePoint = espace d'équipe ; Teams = collaboration (chat, réunions, canaux).
- Les fichiers partagés dans un canal Teams sont réellement stockés dans SharePoint : gérer les droits d'un canal, c'est gérer un site SharePoint.
- Permissions, sauvegarde et rétention se pilotent côté SharePoint/OneDrive ; le partage externe doit être encadré par une politique.
Mini-cas filé — Sofiane répond à « où sont nos fichiers Teams ? »
Sofiane, administrateur systèmes dans une PME de distribution à Alger, reçoit une question récurrente : « où sont réellement les documents du canal Projet Livraisons ? ». Il explique que Teams est l'interface de collaboration, mais que les fichiers vivent dans la bibliothèque du site SharePoint associé. Quand on lui demande de régler les droits du canal, il agit donc sur le site SharePoint ; quand la direction parle de sauvegarde des données d'équipe, il pense SharePoint et OneDrive. Il note aussi la gouvernance : le partage externe (invités) doit suivre une politique, et le « chacun crée son site dans son coin » rend vite le tenant ingérable.
Cas autonome de cette section : il revient dans le cours, le schéma, le script et le défi 48h de la section 4.3.
1. Trois outils, un socle commun
OneDrive est l'espace de fichiers personnel de chaque utilisateur. SharePoint est l'espace de fichiers d'équipe (sites, bibliothèques partagées). Teams est l'outil de collaboration (discussions, réunions, canaux). Point clé souvent ignoré : quand une équipe partage des fichiers dans Teams, ils sont en réalité stockés dans SharePoint. Le socle est commun.
2. Ce que cela change côté admin
Comprendre ce socle évite des erreurs : gérer les permissions d'un canal Teams, c'est gérer un site SharePoint ; sauvegarder « Teams », c'est surtout sauvegarder SharePoint et OneDrive derrière. On administre donc les accès, le partage externe (autoriser ou non les invités) et la rétention des données au bon endroit.
3. Partage et gouvernance
Le partage facile est une force… et un risque : un lien « toute personne disposant du lien » peut exposer des données sensibles. L'administrateur définit une politique de partage (interne par défaut, externe encadré), organise les espaces d'équipe et évite le « chacun crée son site dans son coin » qui rend vite le tenant ingérable.
🔎 Exemple concret — 🔎 Exemple concret — « Où sont vraiment nos fichiers Teams ? »
Une équipe partage des documents dans un canal Teams ; Sofiane suit le chemin réel :
Canal Teams « Projet Livraisons »
-> onglet Fichiers
-> en realite : bibliotheque SharePoint du site associe
Gerer les droits du canal = gerer le site SharePoint
Lecture : Teams est l'interface ; SharePoint est le stockage.
Lecon : droits, sauvegarde et retention se pilotent cote SharePoint/OneDrive.Lecture : Teams est l'interface ; SharePoint est le stockage réel des fichiers.
Leçon : permissions, sauvegarde et rétention se gèrent côté SharePoint/OneDrive, pas « dans Teams ».
Vocabulaire de la section
- OneDrive
- Espace de fichiers personnel de l'utilisateur dans M365.
Exemple simple : Chaque salarié de la PME y range ses documents personnels.
Ce que ce n'est pas : la bibliothèque d'équipe partagée d'un site SharePoint.
Réflexe : fichiers personnels → OneDrive.
- SharePoint
- Espace de fichiers et sites d'équipe ; stockage derrière Teams.
Exemple simple : Sofiane règle les droits sur le site SharePoint du canal.
Ce que ce n'est pas : l'espace strictement personnel d'un utilisateur.
Réflexe : espace d'équipe / stockage → SharePoint.
- Teams
- Outil de collaboration (chat, réunions, canaux) de M365.
Exemple simple : Les équipes discutent et partagent dans un canal Teams.
Ce que ce n'est pas : un simple dossier de fichiers sans discussion.
Réflexe : collaborer → Teams.
- Partage externe
- Possibilité, encadrée, de partager des fichiers avec des invités hors de l'organisation.
Exemple simple : Sofiane autorise un invité sur un site précis, pas un lien public.
Ce que ce n'est pas : un lien ouvert à toute personne, sans contrôle.
Réflexe : invités hors PME → partage externe encadré.
- Rétention
- Règles déterminant combien de temps les données sont conservées.
Exemple simple : Sofiane définit la durée de conservation des données d'équipe.
Ce que ce n'est pas : une suppression immédiate et définitive des documents.
Réflexe : combien de temps on garde → rétention.
En pratique — En pratique — Cartographier un espace collaboratif
- Pour un projet, décidez ce qui va en OneDrive (personnel) et en SharePoint (équipe), comme Sofiane.
- Reliez un canal Teams au site SharePoint qui stocke ses fichiers.
- Définissez une politique de partage externe (autorisé ? encadré ?).
- Notez comment vous géreriez les permissions et la rétention.
Script pas-à-pas — localiser les données et gouverner comme Sofiane (4 min)
1) Pour un document donné, demandez-vous : personnel (OneDrive) ou d'équipe (SharePoint) ? 2) Si le document est partagé dans un canal Teams, localisez le site SharePoint associé. 3) Réglez les droits et la rétention sur ce site, pas « dans Teams ». 4) Fixez la politique de partage externe : interne par défaut, invités contrôlés. 5) Vérifiez qu'aucun site d'équipe n'est créé sans gouvernance.
Le réflexe à garder : Teams est l'interface, SharePoint est le stockage — on administre toujours le socle.
Modèle copier-coller — ma carte OneDrive / SharePoint / Teams
OneDrive : fichiers PERSONNELS de l'utilisateur
SharePoint : fichiers d'EQUIPE (sites, bibliotheques) — stockage derriere Teams
Teams : INTERFACE de collaboration (chat, reunions, canaux)
Point cle : fichiers d'un canal Teams = stockes dans SharePoint
A piloter : droits + partage externe (politique) + retention, cote socle.Un fichier personnel
Un document de travail en cours reste dans OneDrive, l'espace personnel de l'utilisateur.
Un fichier d'équipe
Le document partagé par le service est publié dans SharePoint, l'espace d'équipe.
Un canal Teams
Sofiane règle les droits du canal en agissant sur le site SharePoint associé.
Un partage à cadrer
Sofiane encadre le partage externe : interne par défaut, invités autorisés au cas par cas.
✓ Bonnes pratiques
- Se rappeler que Teams stocke dans SharePoint.
- Définir une politique de partage externe claire.
- Organiser les espaces d'équipe (éviter le désordre).
✗ Pièges fréquents
- Croire que Teams contient les fichiers.
- Laisser des liens « tout le monde » sur des données sensibles.
- Laisser chacun créer des sites sans gouvernance.
Points clés à retenir
- OneDrive = personnel, SharePoint = équipe, Teams = collaboration.
- Les fichiers de Teams sont stockés dans SharePoint.
- Permissions, sauvegarde et rétention se gèrent côté SharePoint/OneDrive.
- Le partage externe doit être encadré par une politique.
Défi 48h — appliquez demain
Comme Sofiane, cartographiez un espace collaboratif : décidez ce qui va en OneDrive (personnel) et en SharePoint (équipe), reliez un canal Teams à son site SharePoint, et écrivez une phrase de politique de partage externe. Précisez où se pilotent les droits et la rétention.
- Je distingue OneDrive, SharePoint et Teams et leur rôle.
- Je sais que les fichiers de Teams vivent dans SharePoint.
- Je pilote droits, partage externe et rétention au bon niveau.
Questions fréquentes
Faut-il sauvegarder Teams séparément ?
En grande partie, sauvegarder Teams revient à sauvegarder SharePoint et OneDrive, où vivent les fichiers ; les messages ont leurs propres règles de rétention. Comprendre le socle évite de croire qu'on protège des données qu'on ne touche pas réellement.
Le partage externe est-il dangereux ?
Il est utile mais doit être encadré : un lien trop ouvert peut exposer des données sensibles. On définit une politique (interne par défaut, invités contrôlés) plutôt que d'interdire ou de tout autoriser.
Où sont réellement stockés les fichiers partagés dans un canal Teams ?