1.4Titres, champs spéciaux & aperçu avant impression
L'essentiel en 30 secondes
- Identifier : titre clair dans l'En-tête de rapport (+ logo/sous-titre/période, propriétés du document renseignées) — un document pro est d'abord identifié.
- Dater et paginer : champs spéciaux (Special Fields) glissés dans la bonne section — « Page N sur M » dans le Pied de page, date d'impression en en-tête ou pied — mise à jour automatique.
- Penser papier : vérifier en Aperçu largeur, débordement, sauts de page et répétition des en-têtes ; régler format, orientation (paysage si large) et marges — toujours avant de diffuser.
Mini-cas filé — Farès livre un document autonome
Farès s'apprête à envoyer son état des ventes à la direction. Il ajoute « État des ventes — juillet » dans l'En-tête de rapport avec la période, glisse « Page N sur M » dans le Pied de page et la date d'impression dans l'en-tête. En Aperçu, il découvre que ses six colonnes débordent en portrait : il bascule en paysage, ajuste les marges, et vérifie que les titres de colonnes se répètent bien en haut de chaque page. Le document part : identifié, daté, paginé — chaque page se lit seule.
Fin du cas 1.1-1.3 — Farès boucle le niveau : un état complet, vérifié, prêt à diffuser.
1. Titre et informations d'en-tête : identifier
Un titre clair dans l'En-tête de rapport (ce que représente l'état), éventuellement logo, sous-titre, période. On renseigne aussi les propriétés du document (Titre du rapport), utilisées par certains champs spéciaux et à l'export.
Un document professionnel est d'abord identifié : Farès écrit « État des ventes — juillet » plutôt qu'un vague « Rapport1 ». Chaque page doit ensuite rester lisible seule — d'où les champs spéciaux.
2. Les champs spéciaux : dater et paginer en automatique
Les champs spéciaux (Special Fields), fournis par Crystal Reports dans l'explorateur, affichent des infos automatiques : numéro de page, nombre total de pages, date/heure d'impression, numéro d'enregistrement, nom du rapport. Ils se mettent à jour automatiquement.
On les glisse dans la section de leur fréquence : « Page N sur M » (numéro + total combinés avec du texte fixe) dans le Pied de page ; date d'impression dans l'en-tête ou le pied ; numéro d'enregistrement dans Détails (une valeur par ligne). Indispensable pour un document paginé et daté.
3. Penser « papier » : aperçu, mise en page, pagination
Un état est souvent imprimé ou exporté en PDF : le mode Aperçu montre le rapport paginé tel qu'il sortira. Vérifier : tient-il en largeur (A4, portrait/paysage) ? les colonnes débordent-elles ? les sauts de page tombent-ils bien ? l'en-tête de page se répète-t-il ?
Régler la mise en page (Configuration de l'impression / Page Setup) : format, orientation (paysage pour un rapport large), marges. Règles : un rapport large en portrait déborde sur d'autres pages → paysage ; aucun objet ne doit dépasser le bord droit ; « Garder ensemble » évite de couper une ligne, « Nouvelle page avant/après » force un saut voulu. Vérifier avant de diffuser.
🔎 Exemple concret — 🔎 Exemple concret — Un document autonome
Chaque page de l'état de Farès se lit seule.
En-tête de rapport : « État des ventes — juillet ».
Pied de page : « Page 1 sur 5 » + date d'impression.
En-tête de page : titres de colonnes répétés. Paysage : six colonnes tiennent.Lecture : identifié (titre + période), daté, paginé — professionnel.
Leçon : paysage si beaucoup de colonnes ; vérifier le débordement en Aperçu.
Vocabulaire de la section
- Titre & en-tête
- Un titre clair dans l'En-tête de rapport (+ logo/sous-titre/période) ; les propriétés du document (Titre) servent aux champs spéciaux et à l'export.
Exemple simple : « État des ventes — juillet » de Farès, période incluse.
Ce que ce n'est pas : le nom technique du fichier .rpt.
Réflexe : titre = ce que représente l'état + sa période.
- Champs spéciaux (Special Fields)
- Champs fournis par Crystal Reports affichant des infos automatiques : numéro/total de pages, date/heure d'impression, numéro d'enregistrement, nom du rapport.
Exemple simple : La date d'impression de Farès, mise à jour à chaque génération.
Ce que ce n'est pas : des valeurs saisies à la main.
Réflexe : tout ce qui est automatique = champ spécial, jamais tapé.
- Numéro de page « N sur M »
- Combinaison des champs Numéro de page + Nombre total de pages avec du texte fixe, placée dans le Pied de page.
Exemple simple : « Page 1 sur 5 » en bas de chaque page de l'état de Farès.
Ce que ce n'est pas : un numéro tapé manuellement.
Réflexe : pied de page = pagination sur chaque page.
- Mise en page (Page Setup)
- Format de papier (A4…), ORIENTATION (portrait/paysage), marges — à régler selon la largeur du rapport.
Exemple simple : Le basculement en paysage de Farès pour ses six colonnes.
Ce que ce n'est pas : la mise en forme des polices (1.3).
Réflexe : rapport large = paysage ; vérifier le bord droit.
En pratique — En pratique — Finaliser un état de base
- Ajoutez un TITRE clair dans l'En-tête de rapport (+ logo/sous-titre/période) ; renseignez le titre du document.
- Glissez des CHAMPS SPÉCIAUX utiles : « Page N sur M » dans le Pied de page, la date d'impression dans l'en-tête ou le pied.
- Réglez la MISE EN PAGE : format A4, orientation (paysage si beaucoup de colonnes), marges.
- Vérifiez en APERÇU la pagination et le débordement en largeur ; assurez-vous que l'En-tête de page (titres de colonnes) se répète bien.
Script prêt à dire — finir avant d'envoyer (30 s)
« Je mets mon titre avec la période en En-tête de rapport, je glisse Page N sur M dans le Pied de page et la date d'impression en en-tête. Je règle A4, paysage vu mes colonnes, et je contrôle en Aperçu : largeur, sauts de page, en-têtes répétés. Seulement après, j'envoie. »
À dire en Aperçu, pages défilées une par une ; montrer le débordement corrigé.
Modèle copier-coller — check-list de finalisation
TITRE : En-tête de rapport = « [État] — [période] » + titre du document renseigné.
PAGINATION : Pied de page = « Page » + N + « sur » + M. DATE : en-tête ou pied.
MISE EN PAGE : A4, orientation selon largeur (paysage si large), marges, rien au-delà du bord droit.
VÉRIF APERÇU : pas de débordement, sauts propres, en-têtes répétés. → DIFFUSER.État mensuel de Farès
Comme ci-dessus : titre + période, « Page N sur M », date d'impression, paysage pour six colonnes — envoyé à la direction après contrôle en Aperçu.
Liste numérotée
Numéro d'enregistrement glissé dans Détails : chaque ligne numérotée (1, 2, 3…) pour référencer une ligne en réunion.
Rapport étroit
Trois colonnes seulement : rester en portrait, marges normales — le paysage n'est pas systématique, il suit la largeur.
Dépannage débordement
Colonnes sur des pages séparées : réduire les largeurs, supprimer une colonne superflue, vérifier le bord droit, ajuster les marges — puis paysage si besoin.
✓ Bonnes pratiques
- Toujours paginer (« N sur M ») et dater un document diffusé.
- Combinez texte fixe et champs (« Page » + N + « sur » + M).
- Choisissez l'orientation selon la largeur (paysage = plus de colonnes).
✗ Pièges fréquents
- Un rapport large en portrait : les colonnes débordent sur d'autres pages.
- Titres de colonnes dans l'En-tête de rapport (n'apparaissent qu'une fois).
- Diffuser sans vérifier la pagination en Aperçu.
Points clés à retenir
- TITRE clair dans l'En-tête de rapport (+ propriétés du document) : un document est d'abord identifié.
- CHAMPS SPÉCIAUX (numéro/total de pages, date/heure, numéro d'enregistrement…) à mise à jour automatique. Ex. « Page N sur M » dans le Pied de page.
- Penser PAPIER : vérifier en APERÇU la pagination, le débordement en largeur, les sauts de page, la répétition des en-têtes.
- Régler la MISE EN PAGE (format, ORIENTATION, marges). Paysage pour beaucoup de colonnes. Vérifier AVANT de diffuser.
Défi 48h — appliquez demain
Finalisez votre état 1.3 : titre + période, « Page N sur M », date d'impression, mise en page A4/paysage si large, puis contrôle page par page en Aperçu. Imprimez ou exportez en PDF pour juger.
- Mon état est identifié (titre + période) et ses propriétés renseignées.
- Il est daté et paginé avec des champs spéciaux automatiques.
- Je l'ai vérifié en Aperçu (largeur, pagination) avant de le diffuser.
Questions fréquentes
Quels champs spéciaux ajouter et où les placer ?
Au minimum : numéro de page + nombre total de pages (« Page N sur M ») dans le Pied de PAGE, et la date d'impression dans l'en-tête ou le pied. Selon le besoin : numéro d'enregistrement dans DÉTAILS, nom du rapport en pied de page, nombre total d'enregistrements en Pied de rapport. Règle : la section suit la fréquence voulue. Ils sont dans l'explorateur (section « Champs spéciaux »), se combinent avec du texte fixe et se mettent à jour automatiquement.
Mon rapport déborde en largeur ou se pagine mal : comment corriger ?
Débordement : la largeur des colonnes dépasse la page. Solutions : passer en PAYSAGE, réduire/supprimer des colonnes, réduire la police, vérifier qu'aucun objet ne dépasse le bord droit, ajuster les marges. Pagination : « Garder ensemble » contre les coupures, « Nouvelle page avant/après » pour un saut voulu, titres de colonnes bien dans l'En-tête de PAGE pour la répétition. Toujours vérifier en Aperçu avant de diffuser.
Où placer « Page N sur M » pour qu'il apparaisse sur chaque page ?