1.4Títulos, campos especiales y vista previa antes de imprimir
Lo esencial en 30 segundos
- Identificar: título claro en el Encabezado de informe (+ logo/subtítulo/periodo, propiedades del documento cumplimentadas) — un documento pro está ante todo identificado.
- Fechar y paginar: campos especiales (Special Fields) arrastrados a la sección correcta — « Página N de M » en el Pie de página, fecha de impresión en encabezado o pie — actualización automática.
- Pensar en papel: verificar en Vista previa anchura, desbordamiento, saltos de página y repetición de encabezados; ajustar formato, orientación (horizontal si es ancho) y márgenes — siempre antes de difundir.
Minicaso hilo conductor — Farès entrega un documento autónomo
Farès se dispone a enviar su estado de ventas a la dirección. Añade « Estado de ventas — julio » en el Encabezado de informe con el periodo, arrastra « Página N de M » al Pie de página y la fecha de impresión al encabezado. En Vista previa, descubre que sus seis columnas se desbordan en vertical: cambia a horizontal, ajusta los márgenes, y verifica que los títulos de columnas se repiten bien en lo alto de cada página. El documento sale: identificado, fechado, paginado — cada página se lee sola.
Fin del caso 1.1-1.3 — Farès cierra el nivel: un estado completo, verificado, listo para difundir.
1. Título e información de encabezado: identificar
Un título claro en el Encabezado de informe (lo que representa el estado), eventualmente logo, subtítulo, periodo. También se cumplimentan las propiedades del documento (Título del informe), utilizadas por algunos campos especiales y al exportar.
Un documento profesional está ante todo identificado: Farès escribe « Estado de ventas — julio » en lugar de un vago « Informe1 ». Cada página debe luego seguir leyéndose sola — de ahí los campos especiales.
2. Los campos especiales: fechar y paginar en automático
Los campos especiales (Special Fields), proporcionados por Crystal Reports en el explorador, muestran información automática: número de página, número total de páginas, fecha/hora de impresión, número de registro, nombre del informe. Se actualizan automáticamente.
Se arrastran a la sección de su frecuencia: « Página N de M » (número + total combinados con texto fijo) en el Pie de página; fecha de impresión en el encabezado o el pie; número de registro en Detalles (un valor por línea). Indispensable para un documento paginado y fechado.
3. Pensar « en papel »: vista previa, diseño de página, paginación
Un estado suele imprimirse o exportarse en PDF: el modo Vista previa muestra el informe paginado tal como saldrá. Verificar: ¿cabe en anchura (A4, vertical/horizontal)? ¿las columnas se desbordan? ¿los saltos de página caen bien? ¿el encabezado de página se repite?
Ajustar el diseño de página (Configuración de impresión / Page Setup): formato, orientación (horizontal para un informe ancho), márgenes. Reglas: un informe ancho en vertical se desborda a otras páginas → horizontal; ningún objeto debe superar el borde derecho; « Mantener juntos » evita cortar una línea, « Nueva página antes/después » fuerza un salto deseado. Verificar antes de difundir.
🔎 Ejemplo concreto — 🔎 Ejemplo concreto — Un documento autónomo
Cada página del estado de Farès se lee sola.
Encabezado de informe: « Estado de ventas — julio ».
Pie de página: « Página 1 de 5 » + fecha de impresión.
Encabezado de página: títulos de columnas repetidos. Horizontal: caben seis columnas.Lectura: identificado (título + periodo), fechado, paginado — profesional.
Lección: horizontal si hay muchas columnas; verificar el desbordamiento en Vista previa.
Vocabulario de la sección
- Título y encabezado
- Un título claro en el Encabezado de informe (+ logo/subtítulo/periodo); las propiedades del documento (Título) sirven a los campos especiales y a la exportación.
Ejemplo sencillo: « Estado de ventas — julio » de Farès, periodo incluido.
Lo que no es: el nombre técnico del archivo .rpt.
Reflejo: título = lo que representa el estado + su periodo.
- Campos especiales (Special Fields)
- Campos proporcionados por Crystal Reports que muestran información automática: número/total de páginas, fecha/hora de impresión, número de registro, nombre del informe.
Ejemplo sencillo: La fecha de impresión de Farès, actualizada con cada generación.
Lo que no es: valores introducidos a mano.
Reflejo: todo lo automático = campo especial, nunca escrito.
- Número de página « N de M »
- Combinación de los campos Número de página + Número total de páginas con texto fijo, colocada en el Pie de página.
Ejemplo sencillo: « Página 1 de 5 » al pie de cada página del estado de Farès.
Lo que no es: un número escrito manualmente.
Reflejo: pie de página = paginación en cada página.
- Diseño de página (Page Setup)
- Formato de papel (A4…), ORIENTACIÓN (vertical/horizontal), márgenes — para ajustar según la anchura del informe.
Ejemplo sencillo: El cambio a horizontal de Farès para sus seis columnas.
Lo que no es: el formato de las fuentes (1.3).
Reflejo: informe ancho = horizontal; verificar el borde derecho.
En la práctica — En la práctica — Finalizar un estado base
- Añada un TÍTULO claro en el Encabezado de informe (+ logo/subtítulo/periodo); cumplimente el título del documento.
- Arrastre CAMPOS ESPECIALES útiles: « Página N de M » en el Pie de página, la fecha de impresión en el encabezado o el pie.
- Ajuste el DISEÑO DE PÁGINA: formato A4, orientación (horizontal si hay muchas columnas), márgenes.
- Verifique en VISTA PREVIA la paginación y el desbordamiento en anchura; asegúrese de que el Encabezado de página (títulos de columnas) se repite bien.
Guion listo para decir — terminar antes de enviar (30 s)
« Pongo mi título con el periodo en Encabezado de informe, arrastro Página N de M al Pie de página y la fecha de impresión al encabezado. Ajusto A4, horizontal por mis columnas, y controlo en Vista previa: anchura, saltos de página, encabezados repetidos. Solo después, envío. »
Para decir en Vista previa, pasando las páginas una por una; mostrar el desbordamiento corregido.
Plantilla copiar-pegar — lista de control de finalización
TÍTULO: Encabezado de informe = « [Estado] — [periodo] » + título del documento cumplimentado.
PAGINACIÓN: Pie de página = « Página » + N + « de » + M. FECHA: encabezado o pie.
DISEÑO DE PÁGINA: A4, orientación según anchura (horizontal si es ancho), márgenes, nada más allá del borde derecho.
VERIF VISTA PREVIA: sin desbordamiento, saltos limpios, encabezados repetidos. → DIFUNDIR.Estado mensual de Farès
Como arriba: título + periodo, « Página N de M », fecha de impresión, horizontal para seis columnas — enviado a la dirección tras control en Vista previa.
Lista numerada
Número de registro arrastrado a Detalles: cada línea numerada (1, 2, 3…) para referenciar una línea en reunión.
Informe estrecho
Solo tres columnas: mantenerse en vertical, márgenes normales — lo horizontal no es sistemático, sigue a la anchura.
Solución de desbordamiento
Columnas en páginas separadas: reducir las anchuras, suprimir una columna superflua, verificar el borde derecho, ajustar los márgenes — luego horizontal si hace falta.
✓ Buenas prácticas
- Siempre paginar (« N de M ») y fechar un documento difundido.
- Combine texto fijo y campos (« Página » + N + « de » + M).
- Elija la orientación según la anchura (horizontal = más columnas).
✗ Errores frecuentes
- Un informe ancho en vertical: las columnas se desbordan a otras páginas.
- Títulos de columnas en el Encabezado de informe (aparecen una sola vez).
- Difundir sin verificar la paginación en Vista previa.
Puntos clave
- TÍTULO claro en el Encabezado de informe (+ propiedades del documento): un documento está ante todo identificado.
- CAMPOS ESPECIALES (número/total de páginas, fecha/hora, número de registro…) con actualización automática. P. ej. « Página N de M » en el Pie de página.
- Pensar en PAPEL: verificar en VISTA PREVIA la paginación, el desbordamiento en anchura, los saltos de página, la repetición de los encabezados.
- Ajustar el DISEÑO DE PÁGINA (formato, ORIENTACIÓN, márgenes). Horizontal para muchas columnas. Verificar ANTES de difundir.
Desafío 48h — aplíquelo mañana
Finalice su estado 1.3: título + periodo, « Página N de M », fecha de impresión, diseño de página A4/horizontal si es ancho, y luego control página por página en Vista previa. Imprima o exporte en PDF para juzgar.
- Mi estado está identificado (título + periodo) y sus propiedades cumplimentadas.
- Está fechado y paginado con campos especiales automáticos.
- Lo he verificado en Vista previa (anchura, paginación) antes de difundirlo.
Preguntas frecuentes
¿Qué campos especiales añadir y dónde colocarlos?
Como mínimo: número de página + número total de páginas (« Página N de M ») en el Pie de PÁGINA, y la fecha de impresión en el encabezado o el pie. Según la necesidad: número de registro en DETALLES, nombre del informe en pie de página, número total de registros en Pie de informe. Regla: la sección sigue la frecuencia deseada. Están en el explorador (sección « Campos especiales »), se combinan con texto fijo y se actualizan automáticamente.
¿Mi informe se desborda en anchura o se pagina mal: cómo corregirlo?
Desbordamiento: la anchura de las columnas supera la página. Soluciones: pasar a HORIZONTAL, reducir/suprimir columnas, reducir la fuente, verificar que ningún objeto supere el borde derecho, ajustar los márgenes. Paginación: « Mantener juntos » contra los cortes, « Nueva página antes/después » para un salto deseado, títulos de columnas bien en el Encabezado de PÁGINA para la repetición. Verificar siempre en Vista previa antes de difundir.
¿Dónde colocar « Página N de M » para que aparezca en cada página?