6.4Boîte à outils
L'essentiel en 30 secondes
- Commander sans risque : besoin challengé, CDC écrit, TCO comparé, BC complet, confirmation exigible, réception pointée, rapprochement avant paiement.
- Revue mensuelle 30 min : OTIF des deux côtés, rotation et dormants, coût rendu, litiges, risque panel, prévisions, une action d'amélioration.
- Règle : une checklist courte respectée vaut mieux qu'une procédure longue ignorée — cochée à deux si possible.
Fil Nadia — 1 an après : les checklists sous la main
Un an après, les deux checklists ci-dessous sont affichées chez Nadia : celle de la commande sur le second écran, celle de la revue mensuelle dans le dossier partagé. « Ce qui m'a sauvée, dit-elle en substance, ce n'est pas de connaître la procédure, c'est de cocher chaque ligne à chaque fois — surtout les jours de rush. »
Adaptez les seuils à votre contexte, gardez la structure : c'est elle qui évite les litiges et les ruptures.
Des checklists à afficher
Imprimez-les ou gardez-les sur un second écran lors des commandes et de la revue mensuelle. Cochez chaque ligne : une checklist courte respectée vaut mieux qu'une procédure longue ignorée.
Adaptez les seuils à votre contexte, mais gardez la structure : elle évite 90 % des litiges et des ruptures évitables.
Checklist — Commander sans risque (P2P verrouillé)
- Besoin challengé : quoi, combien, quand (échéance réelle), qualité, budget — reformulé en résultat attendu si possible
- CDC et critères d'acceptation écrits (tolérances, contrôles à réception, tests) avant consultation
- 3 à 5 offres à périmètre TCO identique, grille pondérée fixée avant ouverture, choix du mieux-disant tracé
- Bon de commande écrit complet (références/SKU, quantités, prix ferme, délai, INCOTERMS, franco, lieu) envoyé
- Confirmation fournisseur exigée (prix + délai opposables) avant de considérer la commande engagée
- Suivi OTIF : relance préventive à mi-lead time, alerte si glissement, plan B activable sur le critique
- Réception : pointage contre BL, réserves immédiates précises et écrites + photos si écart, signature datée
- Rapprochement à trois voies BC = BL = facture avant paiement ; blocage et avoir si écart, notification jour même
- Paiement à l'échéance convenue (ni avant ni après), archivage DA → BC → BL → facture pour audit
- Anti-fraude : tout changement de RIB vérifié par appel au numéro connu, jamais via le message qui l'annonce
Checklist — Revue mensuelle achats & supply (30 min)
- OTIF fournisseur par fournisseur et par famille (cible ≥ 95 % sur le critique) — tendance 3 mois
- OTIF client / taux de service : à l'heure et complet, causes des 5 plus gros écarts du mois
- Rotation de stock et couverture (jours) par ABC : alerte sur les dormants (>90 j) et surstocks MOQ
- Coût complet rendu au kg/livraison : prix + transport + douane + stockage — dérive vs budget
- Litiges et avoirs du mois : nombre, délai de résolution, fournisseur récurrent → plan d'action
- Risque panel : dépendance mono-source (%) sur les A, seconde source qualifiée oui/non, santé fournisseur
- Prévisions partagées : écarts prévision/réel, effet coup de fouet constaté, ajustement du point de commande
- Actions du mois : 1 renégociation TCO, 1 MOQ challengé, 1 sourcing de veille même sans besoin immédiat
Script prêt à dire — exiger la confirmation (30 s)
« Merci de me confirmer par écrit prix ferme, délai et INCOTERMS avant que je considère la commande engagée. Sans confirmation, je ne lance rien côté production. »
Modèle copier-coller — suivi de commande (1 ligne par commande)
COMMANDE n° ... — Fournisseur : ...
BC envoyé le : ... — Confirmation reçue (prix + délai) : oui / non
Relance préventive prévue le (mi-lead time) : ...
Réception le : ... — Pointage BL : OK / réserves : ...
Rapprochement BC = BL = facture : OK / écart : ...
Paiement le : ... — Dossier archivé (DA → BC → BL → facture) : oui / nonTPE / petit budget
Checklists sur une page affichée au mur : l'essentiel (BC, confirmation, pointage, rapprochement) suffit.
PME Algérie
Prévoir les canaux réels (téléphone, messagerie) dans le suivi : qui relance qui, sur quel canal, à mi-lead time.
Import / distant
Ajouter une ligne transitaire + douane au suivi : avis d'expédition reçu, documents conformes, enlèvement planifié.
Équipe qui grandit
Séparer les rôles (commande vs réception) et cocher à deux : la séparation divise le risque d'erreur.
Défi 48h — appliquez demain
Prenez 1 commande réelle en cours, ouvrez le suivi ci-dessus et cochez où elle en est. Complétez la ligne manquante cette semaine.
- J'ai coché la checklist sur une commande réelle.
- J'ai passé la revue mensuelle (ou daté sa prochaine tenue).
- J'ai fait le défi 48h ou planifié sa date.
Avant de lancer la production sur une commande critique, que doit exiger Nadia ?
Astuce : gardez ces checklists dans votre dossier achats partagé et cochez-les à deux (commande + réception) : la séparation des rôles divise par deux le risque d'erreur et de fraude.