5.1KPI achats & logistique
L'essentiel en 30 secondes
- Peu mais tenus : 5 à 10 indicateurs suivis chaque mois valent mieux que des pages ignorées.
- En paires antagonistes : service avec stock, savings avec OTIF, coût avec délai — sinon effet pervers garanti.
- Défini et possédé : chaque KPI a une définition figée, un propriétaire et déclenche des décisions.
Mini-cas filé — Nadia, acheteuse PME agroalimentaire à Alger
Nadia gère les achats d'une PME agroalimentaire à Alger qui importe emballages et ingrédients. Entre ruptures sur une référence et surstocks sur une autre, elle pilote à l'aveugle. Cette section raconte comment elle choisit cinq indicateurs en paires, fige la définition de l'OTIF avec ses fournisseurs et installe un rituel mensuel d'une page.
Ce même cas revient dans le cours, le schéma, le script et le défi 48h — et continue en 5.2, 5.3, 5.4 et 5.5.
1. Le pack d'indicateurs qui compte
Service/délais : OTD (à l'heure) et surtout OTIF (à l'heure ET complet) — dans les deux sens : OTIF de vos fournisseurs (revues 2.5) et le vôtre envers vos clients ; taux de service (demande servie sans rupture, compagnon de la rotation 3.4).
Stocks : rotation/couverture, IRA (fiabilité 3.5), valeur et part de dormants. Achats : savings (méthodologie prudente), délai de traitement DA→BC, part sous contrat, concentration fournisseurs. Logistique : coût transport/CA ou /unité, coût préparation/commande, taux d'erreur picking, litiges transport.
Règle d'or : 5 à 10 indicateurs regardés chaque mois valent mieux que 40 pages ignorées — chacun avec un propriétaire et des décisions.
2. Paires antagonistes et définitions verrouillées
Les KPI vont par paires antagonistes : service ET stock, coût transport ET délai, savings ET OTIF/qualité (TCO). Isoler un indicateur garantit les effets pervers — le cimetière des optimisations locales.
Chaque indicateur se définit précisément une fois pour toutes : OTIF = à l'heure selon date confirmée ou demandée ? tolérance ? complet à la ligne ou commande ? Sans définition figée, chaque réunion se perd en périmètre et les tendances mentent.
Le tableau de bord tient sur une page : valeur du mois, tendance 3-12 mois, objectif, commentaire d'écart — outil de décision, pas rapport décoratif.
3. Outillage et savings sans se raconter d'histoires
Vos données P2P et stocks (si 1.5 tenu) s'exploitent d'abord dans un tableur ; Excel et Power BI (guides du site) transforment le brut en visuel.
Les savings sont le KPI le plus manipulable : référence honnête (prix réellement payé avant ou moyenne des offres pour nouveau), volumes réels achetés après coup, périmètre TCO (MOQ, délais, qualité déduits), pas de double comptage ni d'économie perpétuelle.
Un rituel de 30 minutes par mois : chaque écart a une explication et une action ; un indicateur qui ne déclenche jamais rien sort du tableau.
🔎 Exemple concret — Le pack de démarrage à 5 indicateurs
Une PME démarre avec : taux de service client, couverture globale en semaines, OTIF des 5 fournisseurs clés, coût transport/CA, IRA. Suivis 12 mois avec objectifs.
Lecture : le duo service/stock évite le progrès factice (améliorer l'un en sacrifiant l'autre).
Leçon : définir OTIF précisément et mesurer l'erreur évite les débats stériles et déclenche les plans de progrès.
Vocabulaire de la section
- OTIF
- On Time In Full : % de livraisons à l'heure ET complètes ; se mesure dans les deux sens (vos fournisseurs envers vous, vous envers vos clients) — définition à figer précisément.
Exemple simple : Nadia mesure l'OTIF de ses deux fournisseurs d'emballages à date confirmée, tolérance convenue, ligne complète.
Ce que ce n'est pas : compter « à peu près à l'heure » sans règle écrite, différemment chaque mois.
Réflexe : ma définition de l'OTIF tient-elle en une phrase, sans débat possible ?
- Taux de service
- Part de la demande servie sans rupture ; se lit TOUJOURS en couple avec la rotation/couverture de stock — l'un sans l'autre ment.
Exemple simple : Nadia lit le taux de service client avec la couverture en semaines : servir bien sans gonfler le stock.
Ce que ce n'est pas : annoncer un bon service obtenu en surstockant tout, sans regarder la couverture.
Réflexe : quel est le second chiffre qui empêche celui-ci de mentir ?
- Savings
- Économies achats réalisées, mesurées selon une méthodologie explicite (référence de comparaison, périmètre, validation) — sinon chiffre de communication, pas de gestion.
Exemple simple : Nadia calcule l'écart sur volumes réellement achetés, référence prix payé avant, validé avec la comptable.
Ce que ce n'est pas : valoriser une remise sur des volumes imaginaires jamais commandés.
Réflexe : ma référence, mon périmètre et mon validateur sont-ils écrits ?
- Coût logistique / CA
- Coûts de transport (et de préparation) rapportés au chiffre d'affaires ou à l'unité : le ratio qui rend les coûts logistiques comparables dans le temps.
Exemple simple : Nadia suit le coût transport rapporté au chiffre d'affaires chaque mois pour voir la dérive.
Ce que ce n'est pas : comparer des factures transport brutes d'un mois sur l'autre sans rapport à l'activité.
Réflexe : mon ratio permet-il de comparer ce mois au même mois dernier ?
- Tableau de bord
- Une page mensuelle : 5-10 indicateurs avec valeur, tendance, objectif, commentaire d'écart — chaque indicateur a un propriétaire et déclenche des décisions.
Exemple simple : Nadia tient une page : valeur, tendance 12 mois, objectif, commentaire — un nom par ligne.
Ce que ce n'est pas : un classeur de 40 pages que personne n'ouvre avant la réunion.
Réflexe : chaque ligne a-t-elle un propriétaire et une décision possible ?
En pratique — Construire votre tableau de bord achats & supply chain
- Choisissez 5 à 8 indicateurs en PAIRES antagonistes : taux de service + couverture ; OTIF fournisseurs + savings ; coût transport/CA + délai ; IRA.
- Définissez chacun par écrit (formule exacte, source, tolérance, périmètre) — la définition ne changera plus.
- Montez la page mensuelle (tableur : valeur, tendance 12 mois, objectif, commentaire) et affectez un propriétaire par indicateur.
- Instituez le rituel : 30 min par mois — chaque écart a une explication et une action ; un KPI inutile sort.
Script prêt à dire — installer le rituel mensuel (1 min)
« Chaque mois, 30 minutes, une page : valeur, tendance, objectif, écart. Chacun présente son indicateur : ce qui a bougé, pourquoi, et l'action décidée. Un chiffre sans action sort le mois suivant. On commence par l'OTIF fournisseurs et la couverture. »
À dire en réunion mensuelle, puis noter propriétaire et action pour chaque écart.
Modèle copier-coller — fiche KPI une page
INDICATEUR : _______________
DEFINITION (formule + source + tolérance) : _______________
PROPRIETAIRE : _______________
OBJECTIF : _______________
VALEUR DU MOIS : _______________ / TENDANCE 12 MOIS : _______________
ECART ET CAUSE : _______________
ACTION DECIDEE (qui + quand) : _______________TPE / petit budget
Tableur simple : 5 lignes, 4 colonnes (valeur, tendance, objectif, commentaire). Nadia le met à jour elle-même en 30 minutes chaque mois.
PME Algérie
OTIF suivi à date confirmée avec tolérance convenue, utile quand délais d'import et transport varient : comparer à règle constante.
Import agroalimentaire
Ajouter couverture en semaines par famille sensible (rupture = arrêt de production) à côté du taux de service.
Fournisseurs clés
OTIF des 5 fournisseurs majeurs affiché et partagé en revue : base factuelle du plan de progrès.
✓ Bonnes pratiques
- Figez la définition de l'OTIF avec un exemple chiffré : évitez les renégociations de périmètre chaque mois.
- Affichez la tendance 12 mois plus que la valeur isolée : la direction compte plus que le point.
- Validez les savings avec la finance : crédibilité gagnée durablement.
✗ Pièges fréquents
- Multiplier les KPI : 40 indicateurs tuent l'attention — 5 tenus battent 30 ignorés.
- Référence de savings fantaisiste (devis gonflé) : récompense l'inflation des offres initiales.
- OTIF mesuré sans tolérance claire : chacun le calcule à sa façon et les comparaisons mentent.
Points clés à retenir
- Peu d'indicateurs mais TENUS : 5-10 mensuels en tendance, propriétaire et décisions.
- KPI en PAIRES antagonistes : isoler garantit les effets pervers.
- OTIF dans les deux sens : fournisseurs envers vous et vous envers vos clients.
- Définir précisément une fois pour toutes ; outiller avec Excel/Power BI.
Défi 48h — appliquez demain
Écrivez la définition de votre OTIF en une phrase (date de référence, tolérance, complet à quel niveau) et choisissez vos 5 indicateurs en paires sur le modèle ci-dessus. Montrez la phrase à un collègue : comprend-il sans poser de question ?
- Je peux citer 3 paires antagonistes sans hésiter.
- Ma définition de l'OTIF tient en une phrase.
- Ma page à 5 indicateurs est prête pour le mois prochain.
Questions fréquentes
Quels cinq KPI si je pars de zéro ?
Taux de service (ou OTIF client), couverture globale (semaines), OTIF fournisseurs clés, coût transport/CA (ou /unité), IRA. Ils couvrent service, argent et fiabilité des données — calculables simplement — puis ajoutez les savings avec méthodologie propre et d'autres selon maturité.
Comment mesurer les savings sans tricher ?
Référence honnête (prix payé avant ou moyenne des offres), volumes réels après coup × (ancien−nouveau), périmètre TCO (MOQ/délais/qualité déduits), pas de double comptage ni d'économie perpétuelle, validation finance. L'économie sur volume imaginaire ne se réalisera jamais.
Pourquoi les KPI doivent-ils aller par paires antagonistes ?