5.2Accesibilidad y documentos conformes
Lo esencial en 30 segundos
- Se requiere texto alternativo para cualquier imagen informativa y debe describir la información, no la imagen en sí.
- El Comprobador de Accesibilidad identifica errores, advertencias y sugerencias de mejora automáticamente.
- Los estilos (Títulos 1, 2, 3) y encabezados de tablas son esenciales para una estructura semántica accesible.
Fil Imane — Accesibilidad y documentos conformes
Imane está preparando un aviso al cliente accesible a todos. Añade textos alternativos, comprueba contrastes, estructura títulos y comprueba el documento con la herramienta de accesibilidad.
Continuación del hilo conductor: una PYME logística de Argel profesionaliza sus documentos.
1. ¿Por qué accesibilidad?
La accesibilidad digital consiste en hacer que los contenidos sean utilizables por todos, incluidas las personas con discapacidad (visual, motora, cognitiva). En Francia, la ley REEN (2025) impone la accesibilidad de los contenidos digitales públicos.
Un documento accesible es más legible para todos: mejor estructura, más claridad, mejor navegación por parte de los lectores de pantalla. Esto es una ventaja para todos los usuarios, no sólo para las personas con discapacidad.
Word integra herramientas nativas de accesibilidad: corrector, textos alternativos, orden de lectura. Dominarlos se ha vuelto esencial para cualquier escritor profesional.
2. Textos alternativos (alt text)
El texto alternativo es una breve descripción de una imagen, leída por lectores de pantalla para usuarios con discapacidad visual. Para agregarlo: haga clic derecho en la imagen → Editar texto alternativo (o Alt+Enter → pestaña Tamaño y propiedades).
Mejores prácticas para un buen texto alternativo:
• Sea conciso: de 1 a 2 frases, 125 caracteres como máximo.
• Describe el contenido, no el medio (no “imagen de” o “foto de”).
• Incluye la información: si el gráfico muestra un aumento del 15%, el texto alternativo debe mencionarlo.
• Imágenes decorativas: deja el campo vacío (el lector de pantalla lo ignora). it).
• Gráficos complejos: describen el mensaje clave y enlazan al texto del documento.
3. Comprobador de accesibilidad
El Comprobador de accesibilidad escanea automáticamente el documento y señala los problemas. Accede a él a través de Revisar → Verificar accesibilidad.
Los resultados se clasifican en tres niveles: Errores (problemas de bloqueo, por ejemplo: imagen sin texto alternativo), Advertencias (posibles problemas, por ejemplo: bajo contraste) e Información (sugerencias de mejora, por ejemplo: texto largo sin subtítulos).
Para cada problema, el verificador ofrece una explicación y una corrección automática o manual. Revisar cada categoría y corregir errores sistemáticamente. Se considera accesible un documento con 0 errores y 0 advertencias.
4. Cumplimiento y estándares de RGAA
La RGAA (Referencia General para la Mejora de la Accesibilidad) es la norma francesa, basada en las WCAG internacionales. Para documentos de Word distribuidos públicamente, se recomienda el cumplimiento del nivel AA.
Puntos clave de la RGAA aplicables a documentos Word:
1. Estructura semántica: utilice estilos (Títulos 1, 2, 3) en lugar de formato manual.
2. Textos alternativos para todas las imágenes informativas.
3. Orden de lectura lógico (comprobable en las propiedades de la imagen).
4. contraste suficiente entre texto y fondo (relación mínima 4,5:1).
5. Tabla con encabezados definidos (propiedades de la tabla → Encabezado).
6. Idioma del documento ingresado (Archivo → Propiedades).
Para documentos destinados a publicación web, conviértalos a PDF accesible (Archivo → Exportar → PDF) marcando las opciones de accesibilidad.
🔎 Ejemplo concreto — Ejemplo del mundo real: arreglar la accesibilidad de un informe ilustrado
// Paso 1: Revision > Verificar accesibilidad
// Resultado: 8 errores, 5 advertencias
// Errores corregidos:
// 1. Imagen 1 -> texto alt: "Grafico de progresion trimestri
// mostrando un aumento del 12% en el T3"
// 2. Imagen 2 (decorativa) -> texto alt vaciado
// 3. Tabla 1 -> propiedades: "Activar encabezado de columna"
// 4. Tabla 2 -> propiedades: "Activar encabezado de columna"
// Advertencias corregidas:
// 1. Contraste bajo -> color de texto cambiado a negro
// 2. Imagen 5 -> texto alt anadido
// 3. Lista sin estilo -> estilo "Lista con vinetas" aplicado
// Resultado final: 0 errores, 0 advertenciasUn informe de 30 páginas con 15 imágenes, 3 tablas y gráficos: control y corrección de la accesibilidad.
El Comprobador de accesibilidad identifica automáticamente problemas comunes
Cada imagen informativa requiere texto alternativo descriptivo y conciso.
Las tablas deben tener encabezados habilitados para que los lectores de pantalla puedan leerlos.
El contraste entre texto y fondo debe respetar la proporción mínima de 4,5:1
Vocabulario de la sección
- Texto alternativo (texto alternativo)
- Breve descripción de una imagen leída por lectores de pantalla para usuarios con discapacidad visual, accesible mediante clic derecho → Editar texto alternativo
Ejemplo sencillo: Imane aplica el “texto alternativo” en sus documentos profesionales.
Lo que no es: Trate el “texto alternativo” como un detalle sin impacto en el documento.
Reflejo: ¿Esta elección hace que el documento sea más claro y fiable?
- Comprobador de accesibilidad
- Herramienta de Word (Revisar → Verificar accesibilidad) que escanea automáticamente el documento y señala problemas de accesibilidad
Ejemplo sencillo: Imane aplica el “Comprobador de Accesibilidad” en sus documentos profesionales.
Lo que no es: Trate el "Verificador de accesibilidad" como un detalle sin impacto en el documento.
Reflejo: ¿Esta elección hace que el documento sea más claro y fiable?
- RGAA
- Marco general de mejora de la accesibilidad, norma francesa basada en las WCAG para evaluar la conformidad de los contenidos digitales
Ejemplo sencillo: Imane aplica “RGAA” en sus documentos profesionales.
Lo que no es: Trate “RGAA” como un detalle sin impacto en el documento.
Reflejo: ¿Esta elección hace que el documento sea más claro y fiable?
- Orden de lectura
- Secuencia en la que un lector de pantalla lee los elementos del documento, que debe seguir el orden lógico del contenido.
Ejemplo sencillo: Imane aplica el “orden de lectura” en sus documentos profesionales.
Lo que no es: Trate el “orden de lectura” como un detalle sin impacto en el documento.
Reflejo: ¿Esta elección hace que el documento sea más claro y fiable?
En la práctica — Hacer accesible un documento existente
- Abra el documento y ejecute Revisar → Verificar accesibilidad
- Corregir todos los errores (imágenes sin texto alternativo, tablas sin encabezados)
- Corregir advertencias (contraste, estructura de lista)
- Verifique el orden en que se reproducen las imágenes (propiedades → Posición de la imagen)
- Habilitar encabezados de tabla (clic derecho → Propiedades de tabla → Encabezado)
- Vuelva a ejecutar el verificador para confirmar 0 errores y 0 advertencias
- Si el documento se publicará como PDF, exporte a través de Archivo → Exportar → PDF con opciones de accesibilidad
Guión listo para decir: Accesibilidad y documentos compatibles (25 s)
"Comprobar y mejorar la accesibilidad de un documento Word: textos alternativos, orden de lectura, contraste, comprobador de accesibilidad y cumplimiento de estándares. En concreto, compruebo este punto antes de distribuir el documento: el texto alternativo es obligatorio para cualquier imagen informativa y debe describir la información, no la imagen en sí. »
Redacción breve, que se adaptará al destinatario y al contexto del documento.
Copiar y pegar plantilla: lista de verificación "Documentos compatibles y de accesibilidad"
LISTA DE VERIFICACIÓN: Accesibilidad y documentos conformes
1. Se requiere texto alternativo para cualquier imagen informativa y debe describir la información, no la imagen en sí.
2. El Verificador de Accesibilidad identifica errores, advertencias y sugerencias de mejora automáticamente.
3. Los estilos (Títulos 1, 2, 3) y encabezados de tablas son esenciales para una estructura semántica accesible.
4. La RGAA es la norma francesa: aspira al cumplimiento del nivel AA para los documentos públicos.
RESULTADO ESPERADO: Un documento de Word que cumpla con los estándares de accesibilidad, listo para ser compartido o convertido a un PDF accesible.versión exprés
Aplique sólo lo esencial y el primer punto clave, luego verifique la representación en un documento breve.
Remoto
Comparta un PDF y verifique las fuentes, los márgenes y la paginación antes de enviarlo.
como equipo
Bloquee las opciones de modelos y documentos comunes para mantener la coherencia entre sus colegas.
Versión impresa
Verifique la paginación, los encabezados y el contraste antes de imprimir.
✓ Buenas prácticas
- Aplicar los estilos (Títulos 1, 2, 3) al escribir: esta es la base de la estructura accesible.
- Agregue textos alternativos a medida que inserta imágenes, no solo al final del proyecto.
- Vuelva a ejecutar el verificador después de cada corrección para validar la mejora progresiva.
- Para documentos publicados en PDF, utilice siempre la opción "Optimizar para accesibilidad" al exportar.
✗ Errores frecuentes
- Utilice formato manual (tamaño, negrita) en lugar de estilos: la estructura es ilegible para los lectores de pantalla.
- Dejar textos alternativos por defecto (“Imagen”): el lector de pantalla lee “Imagen” sin información útil.
- Ignore el verificador de accesibilidad: los errores visibles en la pantalla pueden no ser visibles para un lector de pantalla.
- Olvidar encabezados de tablas: el lector de pantalla no puede asociar celdas con sus encabezados.
Puntos clave
- Se requiere texto alternativo para cualquier imagen informativa y debe describir la información, no la imagen en sí.
- El Comprobador de Accesibilidad identifica errores, advertencias y sugerencias de mejora automáticamente.
- Los estilos (Títulos 1, 2, 3) y encabezados de tablas son esenciales para una estructura semántica accesible.
- La RGAA es la norma francesa: aspira al cumplimiento del nivel AA para los documentos públicos.
Reto de 48 horas: postula mañana
Reanudar la accesibilidad de un documento existente en un documento real de Imane's SME: abra el documento y ejecute Revisar → Verificar accesibilidad. Calcula el tiempo durante 20 minutos y observa lo que ha cambiado.
- Puedo explicar y aplicar: se requiere texto alternativo para cualquier imagen informativa y debe describir la información, no la imagen en sí.
- Puedo explicar y aplicar: El Comprobador de Accesibilidad identifica errores, advertencias y sugerencias de mejora automáticamente.
- Puedo explicar y aplicar: Los estilos (Títulos 1, 2, 3) y encabezados de tablas son esenciales para una estructura semántica accesible.
Preguntas frecuentes
¿Se puede certificar que un documento de Word es accesible?
Word no proporciona certificación, pero el Verificador de accesibilidad proporciona un informe que puede adjuntar al documento para demostrar su enfoque.
¿Las imágenes decorativas requieren texto alternativo?
Sí, pero el campo debe permanecer vacío. Esto le indica al lector de pantalla que lo ignore, que es el comportamiento deseado.
¿Cómo comprobar el orden de lectura?
En las propiedades de cada imagen (Formato → Tamaño y propiedad), verifique la posición de la imagen en el flujo del documento. El orden debe coincidir con la lógica de lectura.
¿Debería hacerse accesible un documento interno?
La ley REEN se refiere al contenido público, pero hacer accesibles los documentos internos es una buena práctica que beneficia a todos los empleados.
¿Qué herramienta de Word comprueba automáticamente la accesibilidad de un documento?