6.4صندوق الأدوات
الأساسي في 30 ثانية
- قائمة مرجعية قبل اتخاذ الإجراء: لتجنب الأخطاء المكلفة.
- قائمة مرجعية بعد الإجراء: تتحقق من وجود النتيجة بالفعل.
- ثلاث قوائم كافية: الاجتماع، القناة، صندوق البريد.
مسار نسيم – صندوق أدوات الفريق
يقوم نسيم بإعداد ثلاث قوائم مرجعية لفريقه: الاستعداد لاجتماع، وتنظيم قناة، وتنظيف صندوقه. يقوم الزملاء بطباعتها والاحتفاظ بها في متناول اليد.
قوائم المراجعة هذه حية: أضف خطواتك الخاصة وقواعدك الخاصة.
قائمة المراجعة - التحضير للاجتماع
- النتيجة المتوقعة مكتوبة في جملة واحدة.
- المشاركون ضروريون للغاية ويتم توضيح الأدوار.
- تم إرسال جدول الأعمال مع وثائق مفيدة.
- تم اختبار رابط الاجتماع، والتحقق من معدات الصوت/الفيديو.
- مدير التقارير المعين.
- الإجراءات المقررة مع المدير والتاريخ.
قائمة التحقق - تنظيم القناة
- اسم القناة = موضوع ملموس ودائم.
- الرسالة المثبتة: الهدف، الملفات، القواعد، الاتصال.
- علامة التبويب "الملفات" مع المستندات المرجعية.
- القرارات المهمة مرئية في القناة، وليس فقط في الاجتماعات.
- تم تعديل الأعضاء والإشعارات حسب الحاجة الفعلية.
- القنوات الفارغة أو المكررة المؤرشفة.
قائمة التحقق – تنظيف الصندوق الخاص بك
- أربعة مجلدات كحد أقصى وقاعدة فرز واضحة.
- تم أرشفة الرسائل القديمة، ولم يتم حذفها دون التحقق منها.
- توقيع احترافي حديث.
- تقتصر إشعارات وتنبيهات الهاتف المحمول على الأولويات.
- الرسائل التي تنتظر الإجراء محددة ومؤرخة.
- لا توجد مرفقات هامة دون وصلة إلى المصدر.
نص جاهز للقول - تقديم قائمة المراجعة (20 ثانية)
«قبل أن نبدأ، نتحقق من النتيجة المتوقعة والمستندات. وفي النهاية نحن نتحكم في القرارات والتصرفات. تمنعنا قائمة المراجعة من اكتشاف خطأ أثناء الإرسال.»
قم بتقديم القائمة المرجعية كموفر للوقت.
نسخ ولصق القالب – تقرير قصير
الاجتماع: _______________
التاريخ: _______________
القرارات: 1) ____ 2) ____
الإجراءات: من / ماذا / متى
1) _______________
2) _______________
الخطوة التالية: _______________
رابط المجلد: _______________نسخة قصيرة
استخدم قائمة مراجعة الاجتماع.
بعيد
تثبيت قوائم التحقق في القناة.
تحدي 48 ساعة – قدم طلبك غدًا
اطبع قوائم المراجعة الثلاث واستخدمها في اجتماع وقناة وصندوق حقيقي. اكتب الخطوات التي توفر لك أكبر قدر من الوقت. 30 دقيقة.
- لدي قائمة مرجعية للتحضير.
- أعرف كيفية تنظيم القناة دون التحميل الزائد عليها.
- أتحقق من صندوقي قبل إغلاق اليوم.
أسئلة شائعة
هل هناك حاجة إلى قائمة مرجعية لكل أداة؟
لا، هناك ثلاث قوائم تغطي الأساسيات: الاجتماع، والقناة، وصندوق البريد. أضف واحدًا فقط في حالة تكرار السهو.
من يجب أن يحتفظ بقائمة المراجعة؟
الشخص الذي ينظم العمل. ويمكن مشاركتها في القناة ليتأكد منها الجميع قبل السؤال.
ماذا تفعل إذا أصبحت القائمة المرجعية طويلة جدًا؟
اقطعها. قائمة من ست نقاط قابلة للاستخدام أفضل من قائمة من عشرين نقطة يتم تجاهلها.
ما هو العنصر الذي غالبًا ما يكون مفقودًا من محضر الاجتماع؟
اطبع هذه القوائم أو قم بتثبيتها على قناة "المؤسسة". تعد قائمة المراجعة المستخدمة أفضل من إجراء مكون من عشر صفحات تم تجاهله.