يعتمد الاختيار بين الطريقة اليدوية والمعالج على حجم المخطط الانسيابي ووجود بيانات المصدر - وإليك كيفية اتخاذ القرار بالفعالية. الطريقة اليدوية (إسقاط الأشكال وتوصيلها): (1) مناسبة للمخططات التنظيمية الصغيرة (من بضعة مواضع إلى بضع عشرات) والحالات البسيطة. (2) يجعل Visio الأمر أسهل بكثير باستخدام الأشكال الذكية: عندما تقوم بسحب شكل منشور إلى آخر (الشكل العلوي)، يقوم Visio تلقائيًا بإنشاء العلاقة الهرمية ويضع المربعات في تخطيط الشجرة (يدير التخطيط). لا يتعين عليك تتبع الاتصالات أو محاذاتها يدويًا، حيث يقوم Visio ببناء الشجرة نيابةً عنك. لذا فهو سريع جدًا حتى يدويًا بالنسبة لمخطط انسيابي متواضع. (3) المزايا: التحكم المباشر، البساطة في الحالات الصغيرة، عدم الحاجة إلى إعداد البيانات. (4) المميزات: مخططات انسيابية صغيرة، إنشاء سريع بدون بيانات موجودة، تعديلات لمرة واحدة. معالج المخطط التنظيمي (التوليد التلقائي): (1) مناسب للمخططات التنظيمية الكبيرة (عشرات إلى مئات المواضع) وعندما يكون لديك بيانات المصدر. (2) يقوم بإنشاء مخطط هيكلي كامل تلقائيًا من البيانات: يمكنك توفير مصدر (عادةً ما يكون ملف EXCEL مع أعمدة "الاسم" و"المنصب" و"المسؤول/التقارير إلى" تشير إلى من يقدم التقارير إلى من)، ويقرأ المساعد هذه البيانات ويبني المخطط الهيكلي بالكامل (جميع المربعات موضوعة في التسلسل الهرمي الصحيح، ويتم إنشاء جميع الاتصالات) في عملية واحدة. (3) المزايا: توفير مذهل للوقت (إنشاء 100 مربع هرمي في لحظات قليلة مقابل وضعها/توصيلها واحدًا تلو الآخر)، ولا توجد أخطاء في الإدخال أو الموضع، وخاصة إذا كانت البيانات موجودة بالفعل (دليل الموارد البشرية، ملف المؤسسة)، فإننا نعيد استخدامها بدلاً من إعادة إدخال كل شيء. (4) لـ: المخططات التنظيمية الكبيرة، البيانات الموجودة (Excel، الدليل، نظام الموارد البشرية)، المنظمات المعقدة. كيفية اتخاذ القرار: (1) مخطط هيكلي صغير (مواضع قليلة)، لا توجد بيانات موجودة → يدوي (الأشكال الذكية تجعل الأمر سريعًا؛ إعداد البيانات سيكون بمثابة تحويلة غير ضرورية). (2) مخطط تنظيمي كبير (عشرات/مئات المناصب) → ASSISTANT (يوفر الإنشاء التلقائي وقتًا كبيرًا؛ فوضع كل شيء يدويًا سيكون أمرًا مملاً وعرضة للأخطاء). (3) البيانات متاحة بالفعل (Excel، الدليل) → المعالج، حتى بالنسبة لمخطط هيكلي متوسط ​​— يمكنك أيضًا إعادة استخدام البيانات الموجودة (يقوم المعالج باستيرادها وإنشاء كل شيء) بدلاً من إعادة إدخالها. (4) مخطط هيكلي يتغير كثيرًا/يحدث نفسه ← مرتبط بالبيانات (القسم 2-2): إذا تطورت المؤسسة، يمكن إعادة إنشاء/تحديث مخطط هيكلي مرتبط بملف Excel عندما تتغير البيانات، بدلاً من تحريره يدويًا في كل مرة. الخطوة المنطقية التالية - المخطط الهيكلي المرتبط بالبيانات (القسم 2-2): بعد الإنشاء البسيط، يمكننا ربط المخطط الهيكلي بمصدر بيانات بطريقة مستمرة، بحيث يتم تحديثه عندما تتغير البيانات (ينعكس الموضع المضاف/المعدل في Excel في المخطط الهيكلي). فعال للمؤسسات المتطورة - نحن نحافظ على البيانات (يسهل تحديثها في Excel)، كما يلي الرسم التخطيطي. نصائح: (1) للحصول على مخطط انسيابي دقيق وصغير الحجم، قم بذلك يدويًا (سريعًا باستخدام الأشكال الذكية). (2) بالنسبة إلى مخطط انسيابي كبير أو مع بيانات موجودة، استخدم المعالج (التوليد التلقائي - توفير كبير للوقت). (3) بالنسبة للمخطط الهيكلي الذي يتطور، فكر في ربط البيانات (التحديث التلقائي - القسم 2-2). (4) في جميع الحالات، تكون النتيجة قابلة للتحرير بعد ذلك (التنسيق والموضوع والتعديلات - تتبع الاتصالات). باختصار: قم بإنشاء مخطط انسيابي يدويًا للحالات الصغيرة وبدون بيانات موجودة (الأشكال الذكية في Visio تجعل الأمر سريعًا عن طريق تحديد موضع المربعات تلقائيًا)؛ استخدام المعالج (التوليد التلقائي من بيانات Excel/الدليل) للمخططات التنظيمية الكبيرة أو عندما تكون البيانات موجودة بالفعل (توفير وقت مذهل، عدم وجود أخطاء، إعادة استخدام البيانات)؛ وفكر في ربط البيانات (القسم 2-2) للمخططات الانسيابية التي تتطور (التحديث التلقائي). اختر وفقًا لحجم البيانات ووجودها: صغيرة/لا توجد بيانات → يدوي؛ كبير/مع البيانات → مساعد؛ المتطورة → مرتبطة. يوضح المعالج وارتباط البيانات الميزة الكبيرة لـ Visio (إنشاء الرسوم التخطيطية من البيانات) والتي توفر وقتًا كبيرًا في المخططات التنظيمية للمؤسسات الحقيقية - وهي مهارة مفيدة جدًا لأنه يتم طلب المخططات التنظيمية بشكل متكرر.