1.3Registrar compras, ventas y facturas
Lo esencial en 30 segundos
- Venta: débito «clientes» (crédito), crédito «ventas» (ingreso) + crédito IVA repercutido (debido al Estado).
- Compra: débito «compras» (gasto) + débito IVA soportado (recuperable), crédito «proveedores» (deuda).
- Neto + IVA = total: ventas y compras solo registran el neto; el IVA, ni gasto ni ingreso, pasa por cuentas dedicadas.
Mini-caso hilado — Rachid vende y se aprovisiona
Rachid factura a un cliente (crédito, ingreso, IVA repercutido) y luego recibe la factura de su propio proveedor (gasto, IVA soportado, deuda). Su contable le muestra ambos asientos espejo por partida doble a tres cuentas — y le advierte: nunca registrar el total en ingresos, y no confundir factura (el derecho) y pago (el cobro, en 1.5). El día a día de la PYME cabe en estos dos asientos.
Continuación del caso 1.1-1.2 — Rachid pasa sus primeros asientos corrientes.
1. La factura de venta, luego la de compra
Una factura de venta constata: un crédito sobre el cliente (débito «clientes»), el ingreso (crédito «ventas») y el IVA repercutido (abonado, por debido al Estado). Tres cuentas, un asiento equilibrado.
Una factura de compra hace lo inverso: el gasto (débito «compras»), el IVA soportado (adeudado, por recuperable) y la deuda con el proveedor (crédito «proveedores»). Cuando Rachid revende sus mercancías y se reabastece, repite ese espejo en bucle.
2. El IVA, un intermediario
El total con IVA se descompone en neto + IVA. Para la empresa, el IVA no es ni gasto ni ingreso: lo recauda para el Estado y deduce el pagado — un «intermediario», de ahí cuentas de IVA distintas.
Estos asientos tipo cubren lo esencial de la contabilidad diaria (partida doble a tres cuentas). Y se registra la factura desde su emisión, con independencia del pago: la factura crea el derecho y la obligación, el pago los saldará más tarde (1.5).
🔎 Ejemplo concreto — Una venta a 120 € con IVA
Descomponer neto + IVA, como el contable de Rachid.
Venta 120 € con IVA (100 neto + 20 IVA):
Débito «clientes» 120 ; Crédito «ventas» 100 ; Crédito «IVA repercutido» 20.
→ crédito sobre el cliente, ingreso real = 100 neto, 20 debidos al Estado.Resultado: los asientos corrientes quedan dominados.
Reflejo: las ventas y compras solo registran el neto — siempre descomponer.
Vocabulario de la sección
- Factura de venta
- Documento que constata una venta; registrado en crédito de cliente, ingreso (venta) e IVA repercutido.
Ejemplo sencillo: Rachid factura a su cliente: crédito en el débito, venta e IVA repercutido en el crédito.
Lo que no es: el pago del cliente — que saldará el crédito más tarde.
Reflejo: factura emitida = crédito constatado, aunque no pagado.
- Factura de compra
- Documento que constata una compra; registrado en gasto (compra), IVA soportado y deuda con proveedor.
Ejemplo sencillo: El proveedor de Rachid factura: gasto e IVA soportado en el débito, deuda en el crédito.
Lo que no es: el pago al proveedor — segundo asiento, al pagar.
Reflejo: factura recibida = deuda constatada, aunque no pagada.
- IVA repercutido
- IVA facturado a los clientes sobre las ventas, debido al Estado (al crédito).
Ejemplo sencillo: En su venta, Rachid repercute un IVA que deberá ingresar.
Lo que no es: un ingreso que enriquece a la empresa.
Reflejo: el repercutido no le pertenece: es debido.
- IVA soportado
- IVA pagado a los proveedores sobre las compras, recuperable ante el Estado (al débito).
Ejemplo sencillo: En su aprovisionamiento, Rachid recupera el IVA pagado.
Lo que no es: un gasto definitivo como los demás.
Reflejo: el soportado se recupera: reduce el IVA a ingresar.
- Neto / Total
- Importe neto + IVA = importe total con IVA.
Ejemplo sencillo: 100 neto + 20 IVA = 120 total en la venta de Rachid.
Lo que no es: el total registrado en ingresos.
Reflejo: siempre descomponer antes de registrar.
En la práctica — Pasar los asientos de compras y ventas
- Para una venta: adeude el cliente (crédito), abone la venta (ingreso) y el IVA repercutido (debido al Estado).
- Para una compra: adeude la compra (gasto) y el IVA soportado (recuperable), abone el proveedor (deuda).
- Descomponga cada factura: importe neto + IVA = total; el IVA pasa por cuentas dedicadas.
- Verifique el equilibrio débito = crédito y repita en varias facturas para fijar los reflejos.
Guion listo para decir — explicar una factura al contable (30 s)
«Aquí está la factura: tanto en neto, tanto en IVA, tanto en total. En venta, ponemos el cliente al débito, la venta y el IVA repercutido al crédito. Verifíqueme el equilibrio y dígame si el neto es bien el ingreso.»
Para decir al transmitir cada factura: neto, IVA, total anunciados + sentido del asiento propuesto.
Modelo copiar-pegar — ficha de desglose de factura
FACTURA (venta / compra) N.º : _______________
IMPORTE NETO : _______________ | IVA : _______________ | TOTAL : _______________
VENTA → Débito clientes _____ / Crédito ventas _____ / Crédito IVA repercutido _____
COMPRA → Débito compras _____ / Débito IVA soportado _____ / Crédito proveedores _____
¿EQUILIBRIO débito = crédito? SÍ / NOTPE / presupuesto ajustado
Pocas facturas: una ficha de desglose por factura, archivada con el justificante, basta antes del registro mensual.
PYME comercio Argel
Grandes volúmenes de compraventa: desglosar por lote y conciliar cada factura de proveedor con el albarán antes de registrar.
Ventas al contado
Cliente que paga al momento: se pasa igualmente la factura (crédito) y luego el pago (1.5) — dos asientos, aunque sea el mismo día.
Con contable externo
Rachid transmite facturas + fichas de desglose neto/IVA/total; el contable controla y registra — exigir respuesta sobre las diferencias.
✓ Buenas prácticas
- Descomponga siempre la factura: neto + IVA = total.
- Pase el IVA por sus cuentas dedicadas (ni gasto ni ingreso).
- Distinga la factura (crédito/deuda) del pago (1.5).
✗ Errores frecuentes
- Registrar el total en ingresos/gastos en lugar del neto.
- Olvidar el IVA (asiento desequilibrado o falso).
- Confundir IVA repercutido (ventas) y soportado (compras).
Puntos clave
- Venta: débito cliente (crédito), crédito venta (ingreso) + crédito IVA repercutido (debido al Estado).
- Compra: débito compra (gasto) + débito IVA soportado (recuperable), crédito proveedor (deuda).
- El IVA no es ni gasto ni ingreso: la empresa lo recauda y lo deduce (intermediaria del Estado).
- Cada factura se descompone en neto + IVA = total; los asientos reposan en la partida doble a tres cuentas.
Reto 48h — aplica mañana
Tome 1 factura real (venta o compra), desglósela en neto + IVA = total con la ficha anterior y pase el asiento a tres cuentas. ¿El ingreso (o el gasto) es bien el neto?
- Puedo pasar un asiento de venta (cliente/venta/IVA repercutido).
- Puedo pasar un asiento de compra (compra/IVA soportado/proveedor).
- Desgloso toda factura en neto + IVA = total sin registrar el total en ingresos.
Preguntas frecuentes
¿Por qué el IVA aparece en una cuenta separada y no en las compras/ventas?
Porque, para la empresa, el IVA no es ni un gasto ni un ingreso: solo es una recaudadora para el Estado. El ingreso real de una venta a 120 € con IVA es de 100 € (el neto); los 20 € de IVA repercutido deberán ingresarse. Por eso se aísla el IVA en cuentas dedicadas, lo que permite calcular lo que hay que ingresar (repercutido − soportado).
¿Se contabiliza la factura o el pago?
Ambos, pero son momentos distintos. Primero se registra la factura, que constata la venta/compra y el crédito o la deuda, con independencia del pago. Luego, al pagar, un segundo asiento salda el crédito/deuda contra el banco (1.5). La factura crea el derecho y la obligación, el pago los salda.
En la venta de Rachid a 120 € con IVA (de ellos 20 de IVA), ¿qué importe pasa a ingresos «ventas»?