1.1Tipos de datos y formato de celdas
Lo esencial en 30 segundos
- Tres tipos, tres comportamientos: el número se calcula (alineado a la derecha), el texto no se calcula (alineado a la izquierda), la fecha/hora es un número disfrazado (un número de día) — el tipo decide los cálculos, la ordenación y los formatos posibles.
- El formato viste, no cambia nada: 0,25 mostrado « 25 % » sigue valiendo 0,25 en los cálculos; redondear la visualización a 2 decimales no cambia el valor real — de ahí totales que « parecen » incorrectos a la vista.
- Dar formato sin romper: encabezados en negrita + fondo, cero celdas combinadas en los datos (ordenación y fórmulas rotas si no), color reservado a la información útil.
Mini-caso enhebrando — Wassim, contable en Argel
Wassim, contable en Argel, retoma el seguimiento de caja de un cliente: los importes están introducidos con unidades (« 12 500 DA ») y los totales se niegan a calcularse — todo es texto. Limpia la columna (números solos, formato Moneda DA para la visualización), comprueba la alineación a la derecha, y luego aplica el formato Porcentaje a la columna de los márgenes. El mismo archivo, sin reescribir nada: las SUMA empiezan a responder, y el cliente ve por fin Dinares donde hace falta.
Este mismo caso vuelve en el curso, el esquema, el guion y el reto 48h — y continúa en 1.2, 1.3, 1.4 y 1.5.
1. Tres tipos fundamentales
Excel maneja tres grandes tipos: el número (calculable, alineado a la derecha), el texto (alineado a la izquierda, no calculable) y la fecha/hora (un número disfrazado: internamente, una fecha es un número de día). El tipo condiciona los cálculos, la ordenación y el formato posibles.
El primer reflejo de Wassim ante una columna que « no calcula »: mirar la alineación. ¿A la izquierda en todas partes? Es texto — hay que limpiar antes de sumar, no forzar la fórmula.
2. El valor ≠ su visualización
Un formato (Número, Moneda, Porcentaje, Fecha…) cambia la visualización, no el valor real. 0,25 con formato de porcentaje muestra « 25 % » pero sigue valiendo 0,25 en los cálculos. Igualmente, redondear la visualización a 2 decimales no modifica el valor subyacente — de ahí totales que « parecen » incorrectos a simple vista.
La regla cabe en una frase: se formatea para leer, nunca para cambiar el valor. Para cambiar el valor hace falta una función (REDONDEAR, vista más adelante), no un formato.
3. Dar formato sin desnaturalizar
El formato (negrita, bordes, colores, combinar) sirve a la legibilidad. Buena práctica: dar formato a los encabezados, evitar las celdas combinadas en las zonas de datos (estorban la ordenación y las fórmulas) y reservar el color para la información útil, no para la decoración.
Wassim aplica la rejilla a cada archivo cliente: encabezados visibles, datos nunca combinados, moneda legible — el resto nunca sale hacia el cliente.
🔎 Ejemplo concreto — 🔎 Ejemplo concreto — El porcentaje que « miente »
El margen de Wassim muestra « 25 % »; ¿cuánto vale de verdad?
Valor real : 0,25
Formato : Porcentaje → visualización « 25 % »
=A1*200 → 50 (porque 0,25 × 200) ✅ no 25×200Lectura: el formato viste el valor; el cálculo usa el valor real (0,25).
Lección: para entender un resultado, mira el valor real, no solo la visualización.
Vocabulario de la sección
- Tipo de dato
- Número, texto o fecha/hora; determina qué se puede calcular, ordenar y formatear.
Ejemplo sencillo: Wassim detecta texto donde esperaba importes.
Lo que no es: una simple elección de color o de fuente.
Reflejo: alineación a la izquierda = sospechar texto antes de calcular.
- Formato de celda
- Estilo de la visualización (Moneda, %, Fecha…) sin cambiar el valor real.
Ejemplo sencillo: 0,25 mostrado « 25 % » pero calculado como 0,25.
Lo que no es: una conversión del valor (como REDONDEAR).
Reflejo: formatear para leer, nunca para corregir un cálculo.
- Fecha de serie
- Internamente, una fecha es un número de día (1 = 01/01/1900) sobre el que se puede calcular.
Ejemplo sencillo: La factura del 05/01 mostrada « 45678 » en formato Número.
Lo que no es: un texto que se parece a una fecha.
Reflejo: número extraño en lugar de una fecha = aplicar un formato Fecha.
- Celda combinada
- Varias celdas unidas en una sola; bloquea la ordenación y las fórmulas en los datos.
Ejemplo sencillo: La tabla de Wassim ordenada de forma errónea por una zona combinada.
Lo que no es: un simple borde grueso alrededor de un título.
Reflejo: combinar prohibido en los datos, tolerable en un título aislado.
En la práctica — En la práctica — Distinguir valor y formato
- Introduce 0,25 en A1 y aplica el formato Porcentaje.
- En B1, calcula =A1*200 y comprueba el resultado (50, no 5000).
- Introduce una fecha y cambia su formato (corto, largo) sin cambiar el valor.
- Da formato a una fila de encabezados (negrita + fondo) sin combinar celdas de datos.
Guion listo para decir — explicar un total « falso » (30 s)
« Sus importes estaban introducidos con “DA”, así que Excel los veía como texto: nada podía calcularse. He puesto números solos, vestidos en Moneda para la visualización. Y este 25 % vale de verdad 0,25: el formato viste, el cálculo usa el valor real. »
Decirlo mostrando la alineación antes/después y la barra de fórmulas.
Plantilla copiar-pegar — control de tipos de una columna
1. Seleccionar la columna de los importes
2. Mirar la alineación: a la izquierda = TEXTO a limpiar
3. Eliminar las unidades (« DA », « kg ») de las celdas
4. Formato: Número o Moneda (DA) para la visualización
5. Test: =SUMA(B2:B13) debe responder, no 0Caja de Wassim en Argel
Como arriba: « 12 500 DA » limpiado a 12500 + formato Moneda DA — las SUMA responden y el cliente lee Dinares.
Márgenes en porcentaje
0,25 introducido y formato %: la visualización muestra « 25 % », =A1*200 da 50 — la prueba de que el formato no cambia el valor.
Fechas de facturas
Una fecha mostrada « 45678 »: aplicar un formato Fecha corta — el valor de serie no cambia, solo la visualización vuelve a ser legible.
Encabezados legibles
Negrita + fondo en la fila 1, ninguna combinación en los datos: la ordenación del nivel 1.5 pasará sin romper las filas.
✓ Buenas prácticas
- Comprobar el tipo antes de calcular (alineación).
- Formatear para leer, no para cambiar el valor.
- Evitar las celdas combinadas en los datos.
✗ Errores frecuentes
- Creer que redondear la visualización cambia el valor.
- Combinar celdas y luego sorprenderse de que la ordenación se rompe.
- Introducir números con unidades (« 12 500 DA ») → texto no calculable.
Puntos clave
- Tres tipos: número, texto, fecha/hora.
- El formato cambia la visualización, no el valor real.
- Una fecha es internamente un número de día.
- Evitar celdas combinadas en las zonas de datos.
Reto 48h — aplícalo mañana
Abre un archivo real, detecta los números alineados a la izquierda (texto disfrazado), limpia las unidades introducidas, viste en Moneda y comprueba con =SUMA(B2:B13).
- Distingo número, texto y fecha por la alineación.
- Formateo la visualización sin creer que cambio el valor.
- Doy formato sin combinar los datos.
Preguntas frecuentes
¿Por qué mi fecha se muestra como un número (ej. 45678)?
Porque la celda tiene un formato Número mientras el valor es una fecha de serie. Aplica un formato Fecha: el valor no cambia, solo la visualización vuelve a ser legible.
¿Basta con redondear la visualización para redondear un cálculo?
No: el formato solo redondea lo que se ve; el valor real conserva todos sus decimales. Para redondear el valor hace falta la función REDONDEAR().
Una celda muestra « 25 % ». ¿Cuánto vale en los cálculos?