Examen niveau 2 — Microsoft Teams & Outlook

Examen — questions inédites

14 questions pour valider « Niveau 2 · Intermédiaire : Outlook avancé » : les fondamentaux, les arbitrages et les cas de Nassim.
Répondez à tout, puis cliquez sur Corriger : score et explications s'affichent.
Les questions couvrent les sections 2.1 à 2.5.
Objectif : 80 % avant de passer au niveau suivant.

2.1 · Rappel

1. À quoi sert une règle Outlook ?

À trier automatiquement l'entrant (condition → action) À écrire plus vite À supprimer la boîte À chiffrer

SI (expéditeur/objet) ALORS (déplacer/catégoriser/marquer) : on automatise le tri du prévisible et de l'accessoire.

2.1 · Application

2. Que faut-il automatiser avec les règles… et que faut-il laisser en réception ?

Tout automatiser Automatiser l'accessoire (notifications, newsletters), laisser l'essentiel sous les yeux Tout laisser Automatiser les mails du patron

Une règle qui enterre un mail important est pire que pas de règle : on trie l'accessoire, jamais le stratégique.

2.2 · Application

3. Que fait un indicateur de suivi (drapeau) posé sur un e-mail ?

Il le supprime Il le traduit Il le transforme en tâche datée qui remonte dans To Do Il l'imprime

Le mail devient un engagement daté, centralisé dans votre liste de tâches — plus de « je le relirai ».

2.4 · Application

4. Que permet la délégation d'agenda (vs simple partage) ?

Voir la disponibilité Changer le fuseau horaire Rien Confier la GESTION de l'agenda (créer/modifier/répondre en votre nom)

Le partage donne la lecture ; la délégation confie la gestion — le mode « assistant(e) » du binôme.

2.5 · Rappel

5. Comment trouver un créneau commun à 4 participants sans allers-retours ?

Par e-mails successifs Avec l'assistant de planification (disponibilités superposées) Au hasard En appelant chacun

L'assistant affiche les disponibilités de tous et propose les créneaux libres : réunion calée en une fois.

2.1 · Application

6. Que retient-on de la section « Règles & tri automatique des e-mails » ?

Superposer les calendriers révèle les créneaux communs d'un coup d'œil. Ce que vous écrivez plus d'une fois doit devenir un modèle : le temps se capitalise. Règle = condition → action : automatiser le tri du prévisible. Cochez « Réunion Teams » pour rendre toute réunion hybride (lien visio automatique).

La section 2.1 insiste sur ce point : Règle = condition → action : automatiser le tri du prévisible.

2.2 · Application

7. Que retient-on de la section « Catégories, indicateurs & e-mails de suivi » ?

Personnalisez toujours a minima le modèle inséré : un texte 100 % générique se remarque. Les modèles apportent aussi la COHÉRENCE : la bonne info, bien formulée, à tout le monde. Automatisez l'ACCESSOIRE (notifications, newsletters) ; laissez l'essentiel sous vos yeux. L'indicateur de suivi transforme un mail en tâche datée : il alimente votre liste To Do.

La section 2.2 insiste sur ce point : L'indicateur de suivi transforme un mail en tâche datée : il alimente votre liste To Do.

2.3 · Arbitrage

8. Que retient-on de la section « Réponses rapides, modèles & éléments rapides » ?

Les Actions rapides enchaînent plusieurs gestes en un clic : le traitement de masse accéléré. 3-4 catégories maximum, aux couleurs évidentes : trop de catégories = plus aucune lisibilité. Des réunions de 25/50 min laissent le temps de souffler et d'arriver à l'heure à la suivante. Choisissez le niveau minimal : disponibilité pour coordonner, détails seulement si nécessaire.

La section 2.3 insiste sur ce point : Les Actions rapides enchaînent plusieurs gestes en un clic : le traitement de masse accéléré.

2.4 · Application

9. Que retient-on de la section « Partage & délégation d'agenda » ?

L'ordre des règles compte : la première qui s'applique peut suffire. Règle = condition → action : automatiser le tri du prévisible. Superposer les calendriers révèle les créneaux communs d'un coup d'œil. Ce que vous écrivez plus d'une fois doit devenir un modèle : le temps se capitalise.

La section 2.4 insiste sur ce point : Superposer les calendriers révèle les créneaux communs d'un coup d'œil.

2.5 · Arbitrage

10. Que retient-on de la section « Planifier une réunion & assistant de planification » ?

Marquer pour suivi remplace le « je le relirai » : le mail devient un engagement, pas une inquiétude. Catégories = classement transversal cumulable (un mail, plusieurs étiquettes) — plus souple qu'un dossier. Partager sa disponibilité fluidifie la planification : vos collègues vous invitent au bon moment. L'assistant de planification remplace les allers-retours : les disponibilités de tous, sur une grille.

La section 2.5 insiste sur ce point : L'assistant de planification remplace les allers-retours : les disponibilités de tous, sur une grille.

2.1 · Rappel

11. Quel geste concret appliquer pour « Règles & tri automatique des e-mails » ?

Règle 1 (l'évidente) : clic droit sur une notification automatique récurrente → Règles → Déplacer vers un dossier « Notifications » — l'entrant bruyant disparaît de la vue. Si vous travaillez en binôme : configurez une délégation (Autorisations du calendrier → ajouter le délégué avec droit de modification) — puis vérifiez ensemble. Partagez votre calendrier avec un collègue proche au niveau Disponibilité uniquement (il voit occupé/libre, pas les objets) : Calendrier → Partager. Sur un mail qui demande une action de votre part sous 3 jours : posez un indicateur de suivi avec échéance → il rejoint votre liste de tâches.

La pratique de la section 2.1 commence par : Règle 1 (l'évidente) : clic droit sur une notification automatique récurrente → Règles → Déplacer vers un dossier « Notifications » — l'entrant bruyant disparaît de la vue.

2.2 · Arbitrage

12. Que répondre à la question « Mes indicateurs de suivi se perdent : comment ne rien oublier ? » ?

Soit ils n'ont pas partagé leur disponibilité (elle s'affiche « inconnue » / hachurée), soit ils sont externes à l'organisation (l'assistant ne lit pas leur agenda). Pour les externes, on propose des créneaux et on confirme par retour. Ils sont centralisés dans la barre des tâches d'Outlook et dans Microsoft To Do (liste « Tâches marquées »). Prenez l'habitude de consulter cette liste chaque matin — c'est elle, pas la réception, qui pilote votre journée (niveau 5.1). Deux temps : une règle qui les range (lues, dans un dossier dédié) ET, pour celles jamais lues, le lien de désabonnement (souvent proposé par Outlook lui-même en haut du mail). Ranger ce qu'on lit, désabonner de ce qu'on ne lit pas. Pour toute réunion susceptible d'avoir un participant à distance : oui, c'est sans coût et cela évite le « je n'ai pas le lien » de dernière minute. Pour un point strictement en présentiel entre voisins de bureau, ce n'est pas nécessaire.

La FAQ de la section 2.2 répond : Ils sont centralisés dans la barre des tâches d'Outlook et dans Microsoft To Do (liste « Tâches marquées »). Prenez l'habitude de consulter cette liste chaque matin — c'est elle, pas la réception, qui pilote votre journée (niveau 5.1).

2.3 · Application

13. Quel geste concret appliquer pour « Réponses rapides, modèles & éléments rapides » ?

Catégorisez 5 mails récents : constatez qu'un mail peut porter deux couleurs (Client + Urgent). Repérez un créneau où tout le monde est libre (ou utilisez les créneaux suggérés) et sélectionnez-le. Ajoutez une salle (si présentiel) et cochez Réunion Teams (pour le lien visio) — l'invitation devient hybride. Créez une Action rapide utile : « Traité » = marquer lu + déplacer vers Archive, en un clic.

La pratique de la section 2.3 commence par : Créez une Action rapide utile : « Traité » = marquer lu + déplacer vers Archive, en un clic.

2.4 · Arbitrage

14. Que répondre à la question « Délégué ou partage avec droit de modification : quelle différence ? » ?

Selon la version : « Mes modèles » (bouton dans la fenêtre de réponse, parfois via le menu … / Applications), ou les Actions rapides du ruban. Le nouvel Outlook et le web regroupent cela sous « Mes modèles » — cherchez-le dans la barre d'outils de rédaction. Les règles « côté serveur » (la plupart des règles simples) s'exécutent en permanence, même Outlook fermé ; certaines règles « côté client » ne tournent qu'avec l'application ouverte. Privilégiez des conditions/actions simples pour rester côté serveur. Le délégué peut aussi recevoir et répondre aux invitations EN VOTRE NOM (et gérer selon réglages vos mails liés aux réunions) ; le partage avec modification permet d'éditer les événements mais pas de vous représenter. La délégation est le vrai mode « assistant(e) ». Pour toute réunion susceptible d'avoir un participant à distance : oui, c'est sans coût et cela évite le « je n'ai pas le lien » de dernière minute. Pour un point strictement en présentiel entre voisins de bureau, ce n'est pas nécessaire.

La FAQ de la section 2.4 répond : Le délégué peut aussi recevoir et répondre aux invitations EN VOTRE NOM (et gérer selon réglages vos mails liés aux réunions) ; le partage avec modification permet d'éditer les événements mais pas de vous représenter. La délégation est le vrai mode « assistant(e) ».

Et après ?

Relisez les points clés du niveau 2 avant de passer au niveau 3.
Rejouez un cas de Nassim avec vos propres messages et votre agenda.

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