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Glosario de Microsoft Teams y Outlook de la A a la Z

Glosario de Microsoft Teams y Outlook — 138 definiciones

@mención personal
El único tipo que siempre avisa: alguien te llama por tu nombre. El resto se filtra según la prioridad del canal.
@mencionar
Llame con precisión: @Firstname (una persona), @channelname (todo el canal), @teamname (todo el equipo): notifique a los destinatarios correctos.
Acceso externo (federación)
La capacidad de chatear/llamar a personas de otras organizaciones de Teams, sin invitarlas a un equipo.
acción
Qué hace la regla: mover a una carpeta, categorizar (color), marcar como leído, reenviar, eliminar.
Adjunto vs enlace
El archivo adjunto pesa y congela una copia; El enlace OneDrive/SharePoint sigue siendo ligero, actualizado y coeditable: el reflejo moderno.
Agenda
La lista de puntos a discutir, enviada CON la invitación: sin ella, la reunión deriva. Un punto = un objetivo (informar/decidir/recaudar).
Anunciar (anuncio)
Un formato de mensaje de título grande para comunicaciones destacadas del canal.
aplicación de escritorio
La versión instalada en Windows/Mac: la más completa y fluida: la elección de la estación de trabajo principal.
Aplicación integrada
Una aplicación agregada a Teams (aprobaciones, encuestas, herramientas comerciales, etc.): el flujo de trabajo llega a ti, en el canal.
aplicación móvil
Teams y Outlook en el teléfono inteligente: notificaciones, reuniones y correos electrónicos sobre la marcha: dominio del nomadismo (nivel 5.4).
Aplicaciones móviles
Teams y Outlook en teléfonos inteligentes: reuniones, correos electrónicos, chats y archivos mientras viaja: una estación de trabajo de bolsillo.
Archivo
Lleve un correo electrónico desde la recepción al almacenamiento con capacidad de búsqueda (carpeta de archivo): procesado pero conservado; la búsqueda lo encontrará.
Asíncrono versus síncrono
Asíncrono (correo electrónico, mensaje) = todos responden a su propio ritmo; sincrónico (reunión, llamada) = todos al mismo tiempo — caro, a medir.
Asistente de Planificación
La herramienta que superpone la disponibilidad de los participantes y ofrece espacios comunes gratuitos: no más ida y vuelta por correo electrónico.
Atajos de Outlook
Ctrl+R (responder), Ctrl+Shift+R (responder a todos), Ctrl+F (reenviar), Del (eliminar), Ctrl+1/2 (correo/calendario).
Bandeja de entrada cero
El método: procese cada correo electrónico (responder/delegar/aplazar/archivar) para mantener su recibo vacío, sin correos electrónicos "descansantes".
Barra de tareas / Tareas pendientes
Dónde llegan los correos electrónicos marcados: su lista única de "tareas pendientes", alimentada desde la bandeja de entrada.
Biblioteca de respuestas
Tu colección de textos estándar clasificados por situación: el capital que capitaliza tu tiempo de escritura.
Bloqueo de tiempo
Reserve espacios en el diario para tareas importantes: lo planificado se hace, el resto se consume.
Búsqueda avanzada
Filtros (De, Asunto, A archivos adjuntos, punto) que apuntan al correo electrónico correcto en masa: la alternativa a las carpetas.
Búsqueda universal (Ctrl+E)
El acceso directo que coloca el cursor en la barra de búsqueda (Teams y Outlook): encuentra cualquier cosa sin el mouse.
caja de tiempo
Dedica tiempo a cada punto y apégate a él: respetar el tiempo final es una señal de profesionalidad.
Calendario del equipo/Superposición
Muestra varios calendarios uno al lado del otro o superpuestos: consulta la disponibilidad del grupo de un vistazo.
Cambio de correo/calendario
Los iconos en la parte inferior izquierda (o izquierda) que pasan de un módulo a otro: el gesto más frecuente en Outlook.
canal
Un tema dentro de un equipo: sus conversaciones y sus propios archivos. El canal “General” existe por defecto.
Canal compartido
Un canal abierto a personas de otros equipos/organizaciones SIN agregarlas a todo el equipo: colaboración dirigida.
Canal de Teams
La conversación TEAM, visible para todos sus miembros y persistente: lo que concierne al colectivo y debe seguir siendo consultable.
Canal estándar/privado/compartido
Estándar = todos los miembros del equipo; privado = un subconjunto; compartido = abierto a personas de otros equipos/organizaciones.
Carpeta vs Búsqueda
Pocos archivos grandes + una buena búsqueda superan a una fina estructura de árbol: clasificar cuesta, la búsqueda es instantánea.
Carta del equipo
Las reglas de colaboración acordadas en conjunto (canales, tiempos de respuesta, uso de avisos, cronogramas): netiqueta explícita.
Casilla cero (recordatorio)
Disciplina: cada correo electrónico se responde, se delega, se marca para seguimiento (indicador) o se archiva; nunca se deja sin una decisión.
categoría
Una etiqueta de color con nombre (Cliente, Urgente, Facturación, etc.) aplicable a correos electrónicos, citas, contactos: una clasificación transversal y acumulativa.
Centralizar sin sobrecargar
La regla: algunas pestañas realmente útiles (el documento dinámico, tareas, notas), no una barra de pestañas saturada.
Chat de reunión
El hilo de discusión paralelo: enlaces, preguntas, detalles sin interrumpir al orador, visible después de la reunión.
Chat de Teams (privado)
Intercambio rápido e informal entre personas: preguntas breves, coordinación inmediata, no para que las decisiones se archiven.
cinta
La barra de comandos en la parte superior: Nuevo mensaje, Responder, Eliminar, Archivar, Banderas, organizada en pestañas.
Cita
Un evento solo para USTED (tiempo de trabajo bloqueado, pausa para el almuerzo, espacio de concentración): no se envía ninguna invitación.
Clasificación cruzada
Un mismo correo electrónico puede tener varias categorías: la flexibilidad que no ofrece un solo archivo.
Coedición
Varias personas editando el mismo archivo al mismo tiempo (cursores de colores visibles): el fin de las versiones divergentes.
Compartir calendario
Ofrezca a un colega visibilidad de su agenda, en un nivel ajustable (solo disponibilidad, títulos, detalles completos).
Compartir en Teams
Desde Outlook: envíe un correo electrónico en un chat/canal de Teams para discutirlo; el contexto sigue, no hay que copiar y pegar.
Compartir enlace
El enlace al archivo único (derechos ajustables): ligero, actualizado, coeditable, reemplaza el archivo adjunto que congela una copia.
Compartir pantalla
Muestre el contenido de los participantes: escritorio completo, una ventana específica (recomendado) o una presentación en modo PowerPoint Live.
Compartir una ventana frente a la pantalla
La ventana = sólo es visible el contenido deseado (ni tus notificaciones ni tus otras pestañas): el reflejo antifugas.
Concentración vs información
El equilibrio a encontrar: suficientes notificaciones para no perderse nada importante, pocas para trabajar tranquilo.
Concisión y claridad
Un mensaje breve, un asunto claro, una petición explícita: respeto al tiempo de lectura de cada uno.
Condición
El desencadenante: de dicho remitente, objeto que contiene dicha palabra, enviado a dicha lista, con archivo adjunto…
Consejo profesional
Pequeños gestos de gran apalancamiento: programar un envío aplazado, fijar un chat, guardar una búsqueda frecuente…
consistencia
El otro beneficio de los modelos: la misma información, bien formulada, enviada a todos, no más respuestas aproximadas improvisadas.
Contacto externo
Un archivo que usted crea para un socio/cliente fuera de la organización: nombre, correo electrónico, número de teléfono guardado.
Contexto preservado
El hilo conductor: el correo electrónico, su discusión, la reunión y sus archivos permanecen conectados, en lugar de estar dispersos.
Conversaciones grupales
La opción que agrupa discusiones sobre un mismo tema en un solo hilo: menos desorden, más contexto.
Correo electrónico
El canal formal, asincrónico y rastreable: solicitudes oficiales, comunicación externa, mensajes que deben dejar una huella escuchable duradera.
Cuadro de reuniones de Teams
La opción que añade un enlace de vídeo a cualquier reunión de Outlook: presencial y remota en una misma invitación.
cuenta profesional
El identificador proporcionado por la organización (nombre.apellido@entreprise.fr): el único que se puede utilizar para el trabajo, sin cuenta personal de Gmail.
Delegación
Dale a alguien el derecho de GESTIONAR tu calendario (crear, modificar, aceptar/rechazar en tu nombre), más allá de simplemente leerlo.
Derecho a desconectarse
El derecho a no ser localizable fuera del horario laboral: un principio jurídico en Francia que se traducirá en ajustes concretos.
Disponibilidad (estado)
Ocupado, Temporal, Ausente, Libre: lo que ven tus compañeros en tu calendario cuando buscan un hueco (sección 2.5).
Duración de la feria
Reuniones de 25 o 50 minutos en lugar de 30/60: tiempo para respirar y seguir adelante: una posible configuración predeterminada.
Encuentro desde un chat
Transforme una discusión de Teams en una reunión (botón Reunirse ahora/Programar) cuando el tema vaya más allá de la palabra escrita.
equipo
Un grupo de personas reunidas en torno a un proyecto/servicio, con sus integrantes, sus canales y su espacio de archivos (SharePoint).
Esperando respuesta
Un mensaje no es una llamada: asincrónico implica que respondemos a nuestro propio ritmo, sin necesidad de inmediatez más que las emergencias.
Estado de asistencia
Disponible (verde), Ocupado (rojo), No molestar (rojo -), Ausente (amarillo), Sin conexión: lo que ven tus colegas.
Firma automática
El bloque agregado al final de cada correo electrónico (nuevo y/o respuesta): identidad profesional sin reingreso.
Firma luminosa
Una firma de texto + posiblemente un logotipo pequeño: las imágenes grandes se muestran como un archivo adjunto falso para el destinatario.
Flujo de trabajo
La secuencia consciente de herramientas: capturar (correo electrónico) → discutir (chat) → decidir (reunión) → rastrear (archivos/informe).
Grabación + transcripción
Captura de vídeo + texto de la reunión (almacenado en OneDrive/SharePoint): para los ausentes y el acta – por anunciar.
Hilo
La respuesta ADJUNTA a un mensaje (botón Responder): el contexto permanece agrupado, a diferencia de un nuevo mensaje aislado.
Historial de versiones
Cada archivo conserva sus versiones anteriores (SharePoint/OneDrive): siempre es posible volver atrás después de un error.
horas de silencio
Franjas donde se cortan las notificaciones del móvil (tardes, fines de semana): cumplimiento de horarios, regulables en la app.
Indicador de seguimiento (bandera)
Marcar un correo electrónico “para procesar” con una fecha límite: aparece en la barra de tareas y en Tareas pendientes.
Informe de acción
El resultado final: decisiones tomadas + acciones (quién, qué, cuándo). Sin él, la reunión fue inútil.
Invitado
Una persona externa agregada a un equipo: accede a los canales y archivos de este equipo, con derechos restringidos.
Leer recibo
La opción (úsela con moderación) que notifica cuando se lee el correo electrónico, a menudo percibida como intrusiva.
Libreta de direcciones de la organización
El directorio automático de todos los colegas: escriba un nombre, la dirección se completa, no hay nada que ingresar.
Limpiar la conversación
La herramienta que elimina mensajes redundantes de un hilo largo (ya mencionada en el último): menos desorden.
Lista de atajos (Ctrl+.)
En Teams, Ctrl+. (punto) muestra todos los atajos de teclado: la nota incorporada.
Lista de contactos (grupo)
Un grupo de direcciones denominado (“Equipo de proyecto”, “Clientes de la región sur”): un único destinatario al que escribir para escribir a todos.
Llamada de Teams
Una llamada de audio/vídeo directa a un compañero, sin planificación: el teléfono interno de la organización.
Los participantes adecuados
Sólo aquellos cuya presencia es necesaria: cada participante sobrante es una pérdida de tiempo colectivo (obligatorio vs. opcional).
Lugar de trabajo digital
El conjunto integrado de herramientas de Microsoft 365 (Teams, Outlook, OneDrive, SharePoint, etc.) que comparten la misma cuenta, el mismo directorio y los mismos archivos.
Mano levantada
El botón ✋ que señala la petición de hablar sin interrumpir: el orador cede la palabra en orden.
Mensaje de estado
Una nota visible para quienes te escriben (“En el camino hasta el jueves, respuestas aplazadas”): gestiona las expectativas.
Mensaje importante/urgente
La opción de edición que marca “Importante” (banner) o “Urgente” (notificación repetida): quedará reservada para los verdaderamente críticos.
Mi día (por hacer)
La lista “Mi día”: las tareas elegidas para HOY, el verdadero plan del día, distinto de la masa de tareas.
Micrófono silenciado por defecto
Etiqueta básica de grupo: llegas con el micrófono cerrado, lo abres para hablar: menos ruido de fondo, más comodidad.
microsoft 365
La suscripción que une estas aplicaciones (escritorio, web, móviles) con el almacenamiento en la nube y la identidad única de la organización.
Microsoft para hacer
La aplicación de tareas personales: lista única de "tareas pendientes", que agrega los correos electrónicos de Outlook marcados y las tareas asignadas del Planificador.
Miembro/propietario
El propietario gestiona el equipo (miembros, entornos, canales); el miembro participa. Cada equipo tiene al menos un dueño.
Mínimo privilegio
El principio: el huésped accede a lo ESTRICTO necesario (un canal, no todo el equipo), abrimos el mínimo.
Modelo/respuesta típica
Un texto preescrito reutilizable (Mis plantillas o Acciones rápidas) insertado en una respuesta con un solo clic.
Netiqueta
Las reglas de la etiqueta digital: buen canal, respuesta en el hilo, menciones medidas, respeto a los estados y horarios.
Nicho propuesto
Los espacios donde TODOS los participantes son libres, sugeridos por el asistente: haz clic, está reservado.
Niveles de autorización
Disponibilidad (ocupado/desocupado) < Títulos y ubicaciones < Detalles completos < Editar: compartimos el mínimo necesario.
no molestar
El estado que corta las notificaciones (excepto los contactos prioritarios configurados): la supuesta burbuja de concentración.
Notificación
La alerta (pop-up, insignia, sonido) de un evento: mensaje nuevo, @mención, respuesta, reacción, reunión inminente.
Notificación de canal
Establece qué canales te avisan y para qué: todos/solo menciones/nada, canal por canal.
Notificaciones móviles dirigidas
Solo deja ir por teléfono las cosas realmente importantes (menciones, próximas reuniones): el resto espera a la oficina.
Objeto efectivo
Un objeto que anuncia la acción: "[Acción requerida] Validar cotización antes del viernes" en lugar de "Información".
OneDrive frente a SharePoint
OneDrive = SUS archivos de trabajo personales; SharePoint = archivos TEAM (allí se almacenan los de un canal de Teams).
OneDrive vs SharePoint (recordatorio)
OneDrive = tus archivos personales de trabajo; SharePoint = archivos de equipo (canales de Teams). El mismo motor, dos perímetros.
Orden / (Teams)
Escribe / en la barra superior de Teams: accede a los comandos (/ir a, /llamar, /disponible…) en el teclado.
orden de reglas
Las reglas van de arriba a abajo: el orden cuenta cuando varios podrían aplicar a un mismo correo electrónico.
Organización por tema
La regla de oro de los canales: un canal = un tema claro, no un canal por persona o un comodín.
Outlook
Mensajería Y calendario: correos electrónicos, citas, reuniones, contactos: el centro de la comunicación formal y la organización del tiempo.
Panel de carpetas
La columna de la izquierda: Bandeja de entrada, Elementos enviados, Borradores y sus carpetas personales: la estructura de almacenamiento.
Panel de lectura
La vista previa del mensaje seleccionado (derecha o abajo): leer sin abrir en una ventana separada.
Para / CC / CCO
Para = destinatarios que se espera que actúen; Cc = para información; BCC = copia oculta (envíos masivos externos: protege las direcciones).
Parte rápida
Un bloque de texto grabado y recuperado con unas pocas pulsaciones (como en Word): fórmulas, procedimientos, menciones recurrentes.
Participantes obligatorios/opcionales
Obligatorio = presencia esperada; opcional = bienvenido pero no obligatorio: una distinción que respeta el tiempo de todos.
Pasos rápidos
Una secuencia de gestos en un clic: “Responder + mover + marcar leído” ejecutados a la vez.
Periféricos
Cámara, micrófono, parlantes: se seleccionarán/probarán en la pantalla de preparación: la verificación anti-“no podemos escucharte”.
Pestaña
Un acceso directo fijado en la parte superior de un canal al contenido: archivo, sitio, Planificador, panel, bloc de notas, etc.: acceso directo compartido.
Pestaña Archivos de canal
El espacio de almacenamiento del canal, físicamente en SharePoint: allí se encuentra cualquier archivo publicado o depositado.
Planificador
La herramienta de tareas TEAM (tablero kanban) se puede integrar en una pestaña: quién hace qué, plazos, progreso, visible para todos.
Presencia automática
Actualizaciones de estado por sí solas: en reunión → Ocupado, inactivo → Ausente: coherencia sin esfuerzo.
Principio de mínimo acceso
Otorgamos el nivel más bajo de acceso que sea suficiente: disponibilidad para coordinar, detalles solo si es necesario.
Procesamiento por lotes
Recoge correos electrónicos y mensajes a horas determinadas (2-3 veces al día) en lugar de hacerlo continuamente: se conserva la concentración.
Reacción
Un emoji (pulgar, corazón, ✅) en un mensaje: reconocer/aprobar sin publicar un mensaje que notifique a todos.
Recordatorio
Alerta antes del evento (15 min por defecto, ajustable): para que no te pierdas nada sin mirar el reloj.
regla
Una condición de automatización → acción: SI (remitente/asunto/palabra clave) ENTONCES (mover/categorizar/marcar/eliminar). Creado desde un correo electrónico o Configuración.
Reserva de habitación
Añade una sala (recurso de la organización) a la invitación: se reserva automáticamente si está libre.
Respeto de los estatutos
No fuerces un “no molestar” sin una urgencia real: el estatus de los demás es un límite que debe respetarse.
Responder a todos
Respuestas al remitente Y a todos los destinatarios: Úselo solo si TODOS realmente necesitan leer: la principal fuente de contaminación de las cajas.
reunión
El intercambio sincrónico debe reservarse para la necesidad real de discusión/decisión: ni para informar (un mensaje es suficiente), ni para lo que está escrito.
Reunión con externos
Invitar a una persona externa a una reunión (a través de su correo electrónico): se une a través del enlace, sin acceso al resto del equipo.
reunión de Teams
Una videoconferencia con enlace de conexión: creada en Teams (Calendario → Nueva reunión) o Outlook (cuadro Reunión de Teams).
Reunirse ahora
Inicie una reunión instantánea desde un chat o canal, sin programar, para decidir un problema en vivo.
revisión de la mañana
El ritual de los 5 minutos: consultar la agenda + elegir las tareas del día → saber adónde vas antes de quedar atrapado.
Roles de reunión
Facilitador (sostiene el hilo), tomador de notas (el informe), participantes: distribuir roles hace que todo sea más fluido.
Sala de espera (lobby)
La esclusa donde las llegadas esperan hasta la admisión por parte del organizador: control de acceso, especialmente con externos.
Sincronización
La misma cuenta vincula todos los dispositivos: leer en el móvil = leer en el PC, calendario actualizado en todas partes.
Sobreclasificación (riesgo)
Guarde automáticamente los correos electrónicos importantes = los perderá. Automatizamos lo incidental (notificaciones, newsletters), no lo estratégico.
Teams
El espacio de trabajo del equipo: chat instantáneo, videoconferencias, canales temáticos y archivos compartidos: comunicación en tiempo real.
Una nota
El cuaderno compartido: informes, documentación, ideas de proyectos, fijados en la pestaña del canal.
Unirse
El botón “Unirse” en la invitación o calendario: abre la pantalla de preparación (cámara/micrófono) antes de ingresar.
Uso de solución de problemas
El móvil es esencialmente nómada (contacto, consulta, emergencias), no para manejarlo todo sobre la marcha: el PC sigue siendo el taller.
Versión web
Teams y Outlook en el navegador (office.com): sin instalación, perfecto para solucionar problemas o en un ordenador que no es el tuyo.