اختبار المستوى 2 — Microsoft Teams & Outlook

الاختبار — أسئلة جديدة

14 سؤالًا للتحقق من صحة "المستوى 2 · المتوسط: Outlook المتقدمة": الأساسيات والمقايضات وحالات نسيم.
أجب عن جميع الأسئلة ثم اضغط تصحيح: ستظهر نتيجتك والتوضيحات.
تغطي الأسئلة الأقسام 2.1 إلى 2.5.
الهدف: 80% قبل الانتقال إلى المستوى التالي.

2.1 · استرجاع

1. ما هي قاعدة Outlook؟

لفرز الوارد تلقائيًا (الحالة → الإجراء) لكتابة أسرع لحذف المربع للتشفير

إذا (المرسل/الكائن) ثم (النقل/التصنيف/العلامة): نقوم بأتمتة فرز ما يمكن التنبؤ به والعرضي.

2.1 · تطبيق

2. ما الذي يجب أتمتته بالقواعد.. وما الذي يجب تركه عند الاستلام؟

أتمتة كل شيء قم بأتمتة الملحق (الإشعارات، النشرات الإخبارية)، واترك الأساسيات أمامك ترك كل شيء أتمتة رسائل البريد الإلكتروني لرئيسه

إن القاعدة التي تدفن بريدًا إلكترونيًا مهمًا هي أسوأ من عدم وجود قاعدة: فنحن نفرز الأمور العرضية، وليس الإستراتيجية أبدًا.

2.2 · تطبيق

3. ماذا يفعل مؤشر التتبع (العلامة) الموجود على البريد الإلكتروني؟

يقوم بحذفه هو يترجمها إنه يحولها إلى مهمة قديمة تعود إلى المهام يطبعه

تصبح رسالة البريد الإلكتروني التزامًا قديمًا، مركزيًا في قائمة المهام الخاصة بك - لا مزيد من عبارة "سأعيد قراءتها".

2.4 · تطبيق

4. ما الذي يسمح به تفويض التقويم (مقابل المشاركة البسيطة)؟

انظر التوفر تغيير المنطقة الزمنية لا شيء تكليف بإدارة جدول الأعمال (إنشاء/تعديل/الرد نيابة عنك)

المشاركة تعطي القراءة؛ يعهد الوفد بالإدارة - الوضع "المساعد" للزوج.

2.5 · استرجاع

5. كيف يمكن العثور على فتحة مشتركة لأربعة مشاركين دون الرجوع ذهابًا وإيابًا؟

عن طريق رسائل البريد الإلكتروني المتعاقبة مع مساعد التخطيط (التوافر متراكب) عشوائي من خلال الاتصال بالجميع

يعرض المساعد مدى توفر الجميع ويقدم فتحات مجانية: يتم جدولة الاجتماع مرة واحدة.

2.1 · تطبيق

6. ماذا نتذكر من قسم "القواعد والفرز التلقائي للبريد الإلكتروني"؟

يكشف تراكب التقاويم عن الفتحات الشائعة في لمحة واحدة. ما تكتبه أكثر من مرة يجب أن يصبح نموذجًا: يتم رسملة الوقت. القاعدة = الشرط → الإجراء: أتمتة فرز ما يمكن التنبؤ به. حدد "اجتماع Teams" لجعل أي اجتماع مختلطًا (رابط فيديو تلقائي).

يؤكد القسم 2.1 على هذه النقطة: القاعدة = الشرط → الإجراء: أتمتة فرز ما يمكن التنبؤ به.

2.2 · تطبيق

7. ماذا نتعلم من قسم "الفئات والمؤشرات ورسائل البريد الإلكتروني للمتابعة"؟

قم دائمًا بتخصيص القالب المدرج على الأقل: نص عام بنسبة 100% يبرز. توفر النماذج أيضًا الاتساق: المعلومات الصحيحة، المصاغة بشكل جيد، للجميع. أتمتة الملحقات (الإخطارات والرسائل الإخبارية)؛ اترك الأساسيات أمام عينيك. يقوم مؤشر المتابعة بتحويل البريد الإلكتروني إلى مهمة مؤرخة: فهو يملأ قائمة المهام الخاصة بك.

يؤكد القسم 2.2 على هذه النقطة: يقوم مؤشر التتبع بتحويل البريد الإلكتروني إلى مهمة مؤرخة: فهو يملأ قائمة المهام الخاصة بك.

2.3 · موازنة

8. ماذا نتذكر من قسم "الإجابات السريعة والقوالب والعناصر السريعة"؟

تجمع الإجراءات السريعة بين عدة إجراءات بنقرة واحدة: معالجة جماعية سريعة. 3-4 فئات كحد أقصى، بألوان واضحة: فئات كثيرة جدًا = عدم إمكانية القراءة. الاجتماعات التي تستغرق من 25 إلى 50 دقيقة تترك وقتًا للتنفس وتصل في الوقت المحدد للاجتماع التالي. اختر المستوى الأدنى: التوفر للتنسيق، التفاصيل فقط إذا لزم الأمر.

يؤكد القسم 2.3 على هذه النقطة: تجمع الإجراءات السريعة بين عدة إجراءات بنقرة واحدة: معالجة جماعية سريعة.

2.4 · تطبيق

9. ماذا نتعلم من قسم "مشاركة جدول الأعمال والتفويض"؟

ترتيب القواعد مهم: القاعدة الأولى التي تنطبق قد تكون كافية. القاعدة = الشرط → الإجراء: أتمتة فرز ما يمكن التنبؤ به. يكشف تراكب التقاويم عن الفتحات الشائعة في لمحة واحدة. ما تكتبه أكثر من مرة يجب أن يصبح نموذجًا: يتم رسملة الوقت.

يؤكد القسم 2.4 على هذه النقطة: تكشف التقاويم المتداخلة عن الفواصل المشتركة في لمحة واحدة.

2.5 · موازنة

10. ماذا نتعلم من قسم "جدولة اجتماع ومساعد التخطيط"؟

تحل علامة المتابعة محل عبارة "سأقرأها مرة أخرى": تصبح الرسالة الإلكترونية بمثابة التزام، وليس مصدر قلق. الفئات = تصنيف مستعرض تراكمي (بريد إلكتروني واحد، عدة تسميات) - أكثر مرونة من الملف. إن مشاركة مدى توفرك يجعل التخطيط أكثر سلاسة: حيث يدعوك زملائك في الوقت المناسب. يستبدل مساعد التخطيط ذهابًا وإيابًا: توفر الجميع، على الشبكة.

يؤكد القسم 2.5 على هذه النقطة: يحل مساعد الجدولة محل ذهاب وإياب: توفر الجميع، على الشبكة.

2.1 · استرجاع

11. ما الإجراء الملموس الذي ينبغي اتخاذه بشأن "القواعد والفرز التلقائي للبريد الإلكتروني"؟

القاعدة 1 (الواضحة): انقر بزر الماوس الأيمن على الإشعارات التلقائية المتكررة ← القواعد ← انتقل إلى مجلد "الإشعارات" - يختفي الإشعار الوارد المزعج من العرض. إذا كنتم تعملون في أزواج: قم بإعداد التفويض (أذونات التقويم ← إضافة مفوض مع حقوق التحرير) - ثم تحققوا معًا. قم بمشاركة التقويم الخاص بك مع أحد زملائك المقربين على مستوى الإتاحة فقط (يرون مشغول/متاح، وليس كائنات): التقويم → مشاركة. في رسالة بريد إلكتروني تطلب اتخاذ إجراء من جانبك خلال 3 أيام: ضع مؤشر متابعة بموعد نهائي ← ينضم إلى قائمة المهام الخاصة بك.

تبدأ الممارسة في القسم 2.1 بما يلي: القاعدة 1 (القاعدة الواضحة): انقر بزر الماوس الأيمن على الإشعارات التلقائية المتكررة ← القواعد ← انتقل إلى مجلد "الإشعارات" - يختفي الشخص الوارد المزعج من العرض.

2.2 · موازنة

12. كيف أجيب على سؤال "ضاعت مؤشرات الرصد الخاصة بي: كيف لا أنسى أي شيء؟" » ؟

إما أنهم لم يشاركوا مدى توفرهم (يبدو أنه "غير معروف"/محفور)، أو أنهم خارج المؤسسة (لا يقرأ المساعد التقويم الخاص بهم). بالنسبة للطلاب الخارجيين، فإننا نقدم فتحات ونؤكدها بالعودة. وهي مركزية في شريط مهام Outlook وفي Microsoft To Do (قائمة "المهام المحددة"). اجعل من عادتك التحقق من هذه القائمة كل صباح - فهي، وليس مكتب الاستقبال، هي التي تقود يومك (المستوى 5.1). خطوتين: قاعدة تقوم بتخزينها (اقرأها في مجلد مخصص)، وبالنسبة لأولئك الذين لم يقرؤوا أبدًا، رابط إلغاء الاشتراك (غالبًا ما يقدمه Outlook نفسه في الجزء العلوي من البريد الإلكتروني). ضع جانباً ما تقرأه، وألغ الاشتراك مما لا تقرأه. بالنسبة لأي اجتماع من المحتمل أن يكون فيه مشارك عن بعد: نعم، إنه مجاني ويتجنب اللحظة الأخيرة "ليس لدي الرابط". بالنسبة لعقد اجتماع وجهًا لوجه بين جيران المكتب، فهذا ليس ضروريًا.

الأسئلة الشائعة في القسم 2.2 تجيب: وهي مركزية في شريط مهام Outlook وفي Microsoft To Do (قائمة "المهام المحددة"). اجعل من عادتك التحقق من هذه القائمة كل صباح - فهي، وليس مكتب الاستقبال، هي التي تقود يومك (المستوى 5.1).

2.3 · تطبيق

13. ما الإجراء الملموس الذي ينبغي اتخاذه بشأن "الإجابات السريعة والنماذج والعناصر السريعة"؟

قم بتصنيف 5 رسائل بريد إلكتروني حديثة: لاحظ أن البريد الإلكتروني يمكن أن يحتوي على لونين (العميل + عاجل). ابحث عن مكان يكون فيه الجميع متفرغًا (أو استخدم الخانات المقترحة) وحدده. أضف غرفة (إذا كانت وجهًا لوجه) وتحقق من اجتماع Teams (للحصول على رابط الفيديو) — تصبح الدعوة مختلطة. قم بإنشاء إجراء سريع مفيد: "تمت المعالجة" = وضع علامة للقراءة + الانتقال إلى الأرشيف، بنقرة واحدة.

تبدأ الممارسة الواردة في القسم 2.3 بما يلي: إنشاء إجراء سريع مفيد: "تمت المعالجة" = وضع علامة للقراءة + الانتقال إلى الأرشيف، بنقرة واحدة.

2.4 · موازنة

14. كيفية الإجابة على سؤال "التفويض أو المشاركة مع حقوق التعديل: ما Teams؟" » ؟

حسب الإصدار: "نماذجي" (زر في نافذة الاستجابة، أحيانًا عبر قائمة ... / التطبيقات)، أو الإجراءات السريعة للشريط. يقوم Outlook الجديد والويب بتجميع هذا ضمن "القوالب الخاصة بي" - ابحث عنه في شريط أدوات الإنشاء. يتم تشغيل القواعد "من جانب الخادم" (أبسط القواعد) باستمرار، حتى عندما يكون Outlook مغلقًا؛ يتم تشغيل بعض القواعد "من جانب العميل" فقط مع فتح التطبيق. فضل الشروط/الإجراءات البسيطة للبقاء من جانب الخادم. يمكن للمفوض أيضًا تلقي الدعوات والرد عليها نيابةً عنك (وإدارة رسائل البريد الإلكتروني المتعلقة بالاجتماع وفقًا لإعداداتك)؛ تتيح لك المشاركة مع التعديل تعديل الأحداث ولكن ليس تمثيلك. التفويض هو الوضع "المساعد" الحقيقي. بالنسبة لأي اجتماع من المحتمل أن يكون فيه مشارك عن بعد: نعم، إنه مجاني ويتجنب اللحظة الأخيرة "ليس لدي الرابط". بالنسبة لعقد اجتماع وجهًا لوجه بين جيران المكتب، فهذا ليس ضروريًا.

الأسئلة الشائعة في القسم 2.4 تجيب: يمكن للمندوب أيضًا تلقي الدعوات والرد عليها نيابةً عنك (وإدارة رسائل البريد الإلكتروني المتعلقة بالاجتماع وفقًا لإعداداتك)؛ تتيح لك المشاركة مع التعديل تعديل الأحداث ولكن ليس تمثيلك. التفويض هو الوضع "المساعد" الحقيقي.

وماذا بعد؟

أعد قراءة النقاط الرئيسية من المستوى 2 قبل الانتقال إلى المستوى 3.
أعد تشغيل قضية نسيم برسائلك وأجندتك الخاصة.

العودة إلى الدليلفهرس الدليل