Examen niveau 4 — Microsoft Project

Examen — questions inédites

12 questions pour valider le niveau 4 avec Meriem, cheffe de projet dans une société d'ingénierie & construction (BTP) à Alger : tables et vues d'analyse, champs personnalisés et indicateurs, valeur acquise (EVM), rapports et tableaux de bord, chronologie et partage.
Répondez à tout, puis cliquez sur Corriger : score et explications s'affichent.

4.1 · Rappel

1. Que font les regroupements dans un planning Project ?

Ils réorganisent les lignes en catégories avec en-têtes et sous-totaux Ils masquent toutes les tâches qui ne répondent pas à un critère Ils suppriment définitivement les tâches non pertinentes Ils raccourcissent les durées des tâches pour équilibrer le planning

Un regroupement ne masque rien : il range les lignes par catégorie avec des sous-totaux, là où le filtre réduit ce qu'on voit.

4.1 · Application

2. Meriem veut « toutes les tâches en retard, par responsable, par ampleur ». Que combine-t-elle ?

Un simple changement de table Coût, sans filtre ni tri Un filtre « en retard », un regroupement par responsable et un tri par retard Une suppression des tâches sans responsable, puis un export PDF Un indicateur graphique rouge, sans toucher aux vues du projet

Filtrer « tâches en retard », regrouper « par responsable » puis trier par ampleur produisent la vue d'analyse ciblée.

4.1 · Arbitrage

3. L'affichage de Meriem semble « cassé » : des tâches ont disparu. Que vérifie-t-elle d'abord ?

Si le fichier projet a été corrompu par un virus Si les ressources ont perdu leurs taux renseignés Si un filtre ou un regroupement est resté actif dans la vue Si le calendrier du projet a été remplacé par un autre

Un affichage incomplet vient très souvent d'un filtre resté actif : on le retire (Aucun filtre) avant de conclure à un bug.

4.2 · Rappel

4. Qu'est-ce qu'un champ personnalisé dans Project ?

Une colonne figée fournie par Microsoft et impossible à renommer Un rapport prêt à l'emploi de l'onglet Rapport du projet Une ressource matérielle ajoutée au Tableau des ressources Un champ libre renommable, alimentable par une formule

Les champs personnalisés (Texte, Nombre, Coût, Drapeau…) se renomment et peuvent être calculés par une formule à partir d'autres champs.

4.2 · Application

5. Meriem veut qu'un œil repère d'un coup les dépassements de coût. Que crée-t-elle ?

Un indicateur graphique (feu tricolore) branché sur l'écart de coût Un lien de dépendance entre la tâche et le jalon de fin Un calendrier de ressource pour l'équipe du chantier Une tâche récapitulative englobant toutes les dépenses du projet

Un indicateur graphique affiche une pastille verte/orange/rouge selon la valeur d'un champ : l'œil va droit aux tâches à risque.

4.3 · Rappel

6. Que représentent PV, EV et AC dans la valeur acquise ?

Trois couleurs de pastilles utilisées par les feux tricolores Le prévu, l'acquis et le réel : budget prévu, travail accompli, coût dépensé Trois types de ressources : travail, matériel et coût Trois niveaux de calendrier : projet, ressource et tâche

PV = valeur planifiée, EV = valeur acquise (travail accompli), AC = coût réel : les trois valeurs à la racine de l'EVM.

4.3 · Application

7. Le CPI de Meriem vaut 0,9 à mi-parcours. Comment l'interprète-t-elle ?

Elle est en avance sur le planning et nettement sous le budget Le SPI est forcément supérieur à 1, donc tout va bien Elle obtient 0,90 € de valeur par euro dépensé : dépassement probable Le montant total du projet a été divisé par deux

CPI = EV/AC inférieur à 1 : on dépense plus que la valeur produite ; un 0,9 à mi-parcours annonce un dépassement final si rien ne change.

4.3 · Arbitrage

8. Les indicateurs EVM de Meriem sont vides. Quel prérequis manque le plus souvent ?

Trop de ressources de coût affectées au projet Un calendrier de ressource trop restrictif Un nombre impair de jalons dans le planning Une planification de référence (baseline) non enregistrée

Sans baseline enregistrée ni suivi d'avancement à jour, il n'y a ni PV ni EV/AC : la référence et le suivi sont les prérequis de l'EVM.

4.4 · Rappel

9. Que trouve-t-on dans l'onglet Rapport de Project ?

Des rapports dynamiques (Tableau de bord, Coûts, Avancement…) Le Tableau des ressources et ses taux horaires Les champs personnalisés et leurs formules Les calendriers de projet et de ressource

L'onglet Rapport offre des pages dynamiques mêlant graphiques, tableaux et indicateurs, mises à jour en temps réel.

4.4 · Arbitrage

10. Meriem hésite entre garder le reporting dans Project ou exporter vers Excel. Que retient-elle ?

Il faut systématiquement tout exporter vers Excel, jamais de rapport Project Rester dans Project pour le reporting courant, exporter pour l'analyse sur mesure Toujours envoyer le fichier .mpp brut aux destinataires sans Project Un Gantt détaillé convient mieux qu'un tableau de bord pour la direction

Les rapports intégrés restent à jour et suffisent au reporting courant ; on exporte vers Excel (tableaux croisés) ou Visio pour le sur-mesure.

4.5 · Rappel

11. Qu'est-ce que la Chronologie (Timeline) dans Project ?

Un rapport exporté uniquement vers Visio pour les diagrammes Une table listant les ressources et leurs taux horaires Une frise épurée présentant phases, jalons et tâches majeures Un filtre listant uniquement les tâches critiques du projet

La Chronologie est la frise de synthèse « une page » (phases, jalons, tâches majeures), idéale pour communiquer à la direction.

4.5 · Application

12. Meriem veut partager le planning avec un partenaire qui n'a pas Project. Que fait-elle ?

Elle lui envoie le fichier .mpp brut tel quel Elle lui imprime le Gantt complet sans régler la mise en page Elle abandonne : le partage est impossible sans Microsoft Project Elle exporte en PDF (ou copie la Chronologie pour une présentation)

L'export PDF est universel ; la Chronologie se copie dans PowerPoint pour une présentation. On évite d'envoyer le .mpp brut sans Project.

Et après ?

Score ≥ 80 % : passez au Niveau 5 — multi-projets, collaboration & automatisation avec Meriem.
Score entre 50 % et 80 % : reprenez la ou les sections ratées (4.1 tables/filtres, 4.2 champs personnalisés, 4.3 valeur acquise, 4.4 rapports, 4.5 chronologie), relisez le cours, puis refaites le test.
Score < 50 % : relisez tout le niveau 4 en appliquant chaque défi 48h (construire une vue d'analyse, allumer des feux tricolores, lire la valeur acquise, produire un reporting, adapter la chronologie) avant de retenter.
Et après ? Gardez vos vues d'analyse, vos indicateurs, votre lecture EVM, vos rapports et votre chronologie : le niveau 5 les met au service du multi-projets, de la collaboration et de l'automatisation.