Examen nivel 5 — Microsoft Project

Examen — preguntas inéditas

12 preguntas para validar el nivel 5 con Meriem, jefa de proyecto en una empresa de ingeniería y construcción (BTP) en Argel: proyecto maestro y consolidación, fondo de recursos, Project web/Planner, plantillas y buenas prácticas, automatización VBA.
Responde a todo y pulsa Corregir: aparecerán tu puntuación y las explicaciones.

5.1 · Recuerdo

1. ¿Para qué sirve un proyecto maestro en Microsoft Project?

Para consolidar varios subproyectos en una dirección global, cada uno sigue siendo autónomo Para fusionar definitivamente todos los archivos de proyectos en un solo documento Para sustituir la planificación experta por una simple tabla de seguimiento visual Para prohibir la modificación de los proyectos de origen una vez hecha la inserción

El maestro consolida subproyectos insertados como tareas de resumen: cada archivo sigue siendo autónomo y los vínculos entre proyectos coordinan las dependencias.

5.2 · Recuerdo

2. ¿Qué permite detectar un fondo de recursos compartidos en multiproyecto?

Las tareas sin vínculo que flotan en cada uno de los proyectos distintos Las sobrecargas entre proyectos debidas al cúmulo de las asignaciones de una persona Los costes fijos comprometidos en cada proyecto de la cartera afectada Los hitos que faltan en la planificación de referencia inicial

El fondo acumula las asignaciones: revela que una persona solicitada al 80 % en A y al 60 % en B está sobrecargada al 140 %, lo que permite arbitrar.

5.3 · Recuerdo

3. ¿Cuál es el principal límite de Planner respecto a Project?

No está integrado en Teams ni en el ecosistema Microsoft 365 Impone introducir a mano todas las fechas de la planificación No ofrece la planificación avanzada (ruta crítica, recursos) No permite ningún seguimiento visual del avance de las tareas

Planner es una herramienta ligera de tareas de equipo (Kanban, Teams): sin ruta crítica, duraciones vinculadas, recursos cuantificados ni presupuesto.

5.4 · Recuerdo

4. ¿Qué capitaliza una plantilla de proyecto (.mpt) al arrancar?

La totalidad del historial de un proyecto y de sus modificaciones El presupuesto realmente gastado en los proyectos anteriores Los errores cometidos para reproducirlos mejor de forma idéntica Una estructura tipo (tareas, hitos, calendario, recursos genéricos)

Una plantilla (.mpt) es un proyecto tipo reutilizable: hace arrancar un nuevo proyecto similar más rápido y más certero, sin partir de cero.

5.1 · Aplicación

5. Meriem inserta la planificación de una ampliación en su proyecto maestro de oficina. ¿Qué crea esa inserción?

Una copia fija que nunca más se actualizará con el original Un vínculo al archivo de origen, y ambos siguen sincronizados Una fusión definitiva que elimina el archivo de la ampliación Un simple acceso directo sin ninguna dependencia entre las tareas

Insertar un subproyecto crea un vínculo al archivo de origen, no una copia: cada .mpp sigue siendo abrible por separado y las modificaciones se repercuten.

5.2 · Aplicación

6. Meriem ve que se pide a un jefe de obra el 80 % en A y el 60 % en B la misma semana. ¿Qué le muestra el fondo?

Que está disponible al 100 % en cada uno de los dos frentes Que hay que retirarlo de todos los proyectos sin más análisis Una sobrecarga entre proyectos del 140 % que obliga a arbitrar Que habrá que contratar y esperar al final del próximo mes

80 % + 60 % = 140 %: el fondo revela la sobrecarga debida al cúmulo, lo que obliga a arbitrar las prioridades o a desplazar un frente.

5.3 · Aplicación

7. El seguimiento diario de un pequeño equipo de frente es ligero. ¿Qué herramienta priorizar?

Project de escritorio, para disponer de la ruta crítica y los costes Project para la web, únicamente para el valor ganado Una hoja de cálculo compartida sin seguimiento de responsabilidades Planner (Kanban), integrado en Teams, para el seguimiento ligero de equipo

Para un seguimiento «quién hace qué» a diario, basta Planner (Kanban, Teams); Project se reserva a la planificación experta.

5.5 · Aplicación

8. Meriem quiere aplicar un formato estándar a cada nuevo proyecto. ¿Qué hace primero?

Graba una macro con la grabadora, sin escribir código Se lanza a escribir por completo un programa VBA desde cero Renuncia, porque automatizar exige ser desarrolladora profesional Aplica el formato a mano cada vez para estar segura

La grabadora captura las acciones realizadas una vez y las repite: es el punto de entrada sin código para automatizar un gesto repetitivo.

5.1 · Arbitraje

9. Meriem solo tiene una dependencia entre dos proyectos. ¿Qué elige?

Montar un proyecto maestro completo para esa única dependencia Fusionar los dos archivos en uno solo para simplificar lo demás Crear un simple vínculo entre proyectos, sin montar un maestro Dejar los dos proyectos independientes y renunciar al vínculo

Para una o dos dependencias, basta un simple vínculo entre proyectos; el proyecto maestro se justifica para una visión de conjunto de un conjunto de proyectos.

5.2 · Arbitraje

10. Tres jefes planifican cada uno por su cuenta y prometen a la misma experta. ¿Cuál es el reflejo correcto?

Esperar a la primera sobrecarga constatada antes de actuar Reservar a la experta al 100 % en el proyecto más antiguo Retirar el recurso de todas las planificaciones para evitar el conflicto Centralizar los recursos en un fondo y arbitrar las prioridades

El fondo consolida las asignaciones: se ve la carga real y se arbitra, en lugar de descubrir la sobrecarga demasiado tarde.

5.4 · Arbitraje

11. Antes de difundir una planificación, ¿qué control es el más pertinente?

Comprobar que las tareas están vinculadas, sin restricciones parásitas ni sobrecargas Añadir el máximo de restricciones rígidas para asegurar las fechas Introducir a mano todas las fechas para fijar la planificación recibida Eliminar la planificación de referencia para evitar las desviaciones

El control de salud comprueba que las tareas están vinculadas, poco restringidas, referenciadas y sin tareas que floten ni sobrecargas olvidadas.

5.5 · Arbitraje

12. Un colega quiere automatizar una acción que solo hará una vez. ¿Qué le aconseja Meriem?

Escribir una macro VBA compleja, porque la automatización siempre es rentable Renunciar a ello: una macro solo se rentabiliza si la acción se repite Automatizar de todos modos, para no perder soltura con el lenguaje VBA Delegar la tarea en un desarrollador externo, sea cual sea el coste

Se automatiza lo que es repetitivo: una macro para una acción única no aporta ganancia y es mejor prescindir de ella.

¿Y ahora qué?

Puntuación ≥ 80 %: dominas el multiproyecto, la colaboración y la automatización en Project — pon en práctica estos reflejos en los frentes de Meriem.
Puntuación entre el 50 % y el 80 %: retoma la o las secciones falladas (5.1 proyecto maestro, 5.2 fondo de recursos, 5.3 Project web/Planner, 5.4 plantillas y planificación sana, 5.5 macros VBA), relee el curso y vuelve a hacer el test.
Puntuación < 50 %: relee todo el nivel 5 aplicando cada reto 48 h (consolidar dos proyectos, crear un fondo y arbitrar, elegir la herramienta adecuada, guardar una plantilla y comprobar, automatizar una macro) antes de reintentarlo.
¿Y después? Conserva los reflejos de Meriem: consolidar para ver el conjunto, mancomunar para arbitrar la carga, elegir la herramienta adecuada, capitalizar y automatizar con criterio — eso es lo que hace pasar de un proyecto aislado a la dirección de una cartera.