Examen nivel 1 — Microsoft Project

Examen — preguntas inéditas

12 preguntas para validar las bases de la planificación con Meriem, jefa de proyecto en una empresa de ingeniería y construcción en Argel: introducir tareas y su duración, estructurar en WBS, marcar hitos, planificar en automático, vincular las tareas, gestionar las fechas impuestas y hacer el Gantt comunicativo.
Responde a todo y pulsa Corregir: aparecerán tu puntuación y las explicaciones.

1.1 · Recuerdo

1. ¿Cuál es la forma correcta de estructurar un proyecto en fases en Project?

Crear tareas de resumen (fases) y aplicar sangría a las subtareas debajo Introducir a mano la fecha de inicio y fin de cada tarea Introducir la duración de la fase y luego la de cada una de sus subtareas Crear un archivo de proyecto separado para cada fase de la obra

Se estructura el proyecto en jerarquía (WBS) con tareas de resumen, y la sangría coloca las subtareas bajo su fase.

1.1 · Aplicación

2. Meriem crea la fase «Obra gruesa» por encima de los cimientos y de la estructura. ¿Qué comprueba?

Hay que introducir a mano la duración y las fechas de la tarea de resumen La duración y las fechas de «Obra gruesa» se calculan solas a partir de las subtareas La tarea de resumen bloquea el recálculo de las tareas que agrupa La fase aparece como un hito (rombo) en el diagrama de Gantt

La tarea de resumen resume sus subtareas: su duración y sus fechas derivan automáticamente de ellas, no se introducen.

1.2 · Recuerdo

3. ¿Qué distingue un hito de una tarea ordinaria?

Un hito siempre tiene una duración muy larga comparada con las tareas Un hito ocupa un recurso específico que hay que asignarle Un hito tiene una duración cero y marca un acontecimiento clave (rombo) Un hito es un coste fijo añadido a una fase de la planificación

Un hito (milestone) es una tarea de duración cero que sirve de punto de control y se muestra como rombo, sin representar trabajo.

1.2 · Aplicación

4. La planificación de Meriem «no se mueve» cuando cambia una duración. ¿Por dónde empieza?

Vuelve a crear por completo la planificación en un nuevo archivo de proyecto Sustituye todos los hitos por tareas de varios días Vuelve a pasar todo el proyecto a modo manual para forzar las fechas Comprueba la columna Modo de tarea y vuelve a pasar las tareas a automático

Una planificación congelada suele indicar tareas que se quedaron en modo manual: se vuelven a pasar a Programación automática para recuperar el recálculo.

1.3 · Recuerdo

5. ¿Cuál es el tipo de vínculo de dependencia más habitual en una planificación?

Fin a comienzo (FC): B empieza cuando A ha terminado Comienzo a fin (CF): la tarea B termina cuando A empieza Fin a fin (FF): las dos tareas terminan juntas Ninguno: siempre se dejan las tareas totalmente independientes

El vínculo Fin a comienzo es el más habitual: la tarea sucesora empieza cuando la predecesora ha terminado. CC, FF y CF responden a otras situaciones.

1.3 · Aplicación

6. Meriem quiere dejar 2 días de secado entre el yeso y la pintura. ¿Cómo lo modela?

Introduciendo «+2 d» como retraso (lag) en el vínculo entre las tareas Aumentando en 2 días la duración de la tarea de pintura Creando un hito de 2 días entre el yeso y la pintura Fijando una restricción «debe comenzar el» en la pintura

Un tiempo de espera se modela con un retraso (lag) en el vínculo —«5FC+2 d»— en lugar de una fecha fija o una duración artificialmente inflada.

1.3 · Arbitraje

7. Meriem duda: ¿vincular sus tareas o darles fechas fijas? ¿Qué elige?

Fechas fijas, para controlar cada tarea de forma independiente Una mezcla al azar, según el humor del día de la planificación Vínculos de dependencia, para que la planificación se recoloca sola Ninguna de las dos: deja que Project adivine las fechas solo

Vincular en lugar de fechar: los vínculos describen la lógica real y dejan que Project recalcule; si una tarea anterior se mueve, la planificación se recoloca.

1.4 · Recuerdo

8. ¿Cuál es el estado predeterminado de una tarea normal en Project?

«Debe terminar el…», una restricción firme impuesta «No comenzar antes del…», una restricción flexible «Debe comenzar el…», una restricción firme impuesta «Lo antes posible», una restricción flexible sin fecha impuesta

Por defecto, una tarea está en «Lo antes posible»: sigue sus vínculos (flexible, sin fecha impuesta). Solo se restringe cuando es realmente necesario.

1.4 · Arbitraje

9. El cliente da a Meriem una fecha objetivo «deseada» (no contractual). ¿Qué herramienta prioriza?

Una fecha límite (deadline), que avisa en caso de superación sin forzar la fecha Una restricción «debe terminar el…», que congela la tarea y rigidiza la planificación Un hito de duración no nula colocado en la tarea para vigilarla Ninguna herramienta: deja la tarea en «Lo antes posible» sin seguimiento

Para una fecha objetivo flexible, la fecha límite es la opción adecuada: muestra una referencia y una alerta de superación sin bloquear el recálculo de la planificación.

1.5 · Aplicación

10. Meriem quiere mostrar al promotor las tareas que determinan el fin del proyecto. ¿Qué hace?

Oculta las tareas retrasadas para mostrar solo las tareas adelantadas Muestra la ruta crítica (Formato > Tareas críticas): las barras pasan a rojo Elimina los hitos para aligerar un diagrama de Gantt demasiado cargado Imprime el Gantt tal cual, sin ajustar la escala temporal

Mostrar la ruta crítica destaca las tareas sin holgura, que condicionan el fin del proyecto: es la información más útil para el promotor.

1.5 · Arbitraje

11. El Gantt detallado de Meriem se imprime mal y parece demasiado denso para la dirección. ¿Qué prioriza?

Imprimir el Gantt tal cual, cada día, sin cambiar ningún ajuste Introducir las fechas a mano para que todo quepa en una sola página Ajustar la escala y la configuración de página, y usar la Cronología para la dirección Volver a pasar todas las tareas a modo manual para congelar la planificación impresa

Se adapta el resultado a la audiencia: escala temporal y configuración de página cuidadas para un PDF limpio, y Cronología (Timeline), más sintética, para la dirección.

1.2 · Arbitraje

12. Meriem esboza una planificación todavía difusa y luego la estabiliza. ¿Cómo gestiona el modo de programación?

Se queda en modo manual: está hecho para pilotar un proyecto estable Reinstala Project para cambiar el modo predeterminado del programa Crea un hito de duración no nula para representar el modo elegido Esboza en manual y luego vuelve a pasar las tareas a automático para pilotar

Manual para esbozar, automático para pilotar: en cuanto la planificación se estabiliza, se vuelven a pasar las tareas a Programación automática.

¿Y ahora qué?

Puntuación ≥ 80 %: dominas las bases de la planificación con Meriem; pasa al Nivel 2 (recursos, asignaciones y costes).
Puntuación entre 50 % y 80 %: repasa las secciones falladas (1.1 tareas y WBS, 1.2 hitos y modo automático, 1.3 vínculos, 1.4 restricciones y fechas límite, 1.5 formato del Gantt), relee el curso y vuelve a hacer el test.
Puntuación < 50 %: relee todo el nivel 1 aplicando cada reto de 48 h (WBS de Meriem, hitos y modos, encadenamiento de tareas, fecha límite vs restricción, Gantt comunicativo) antes de volver a intentarlo.
¿Y después? Conserva la estructura WBS y la lógica de vínculos de Meriem: el nivel 2 conecta ahí los recursos, las asignaciones y los costes.